在家工作-更有生產力的5個秘訣(下)

上一篇我整理了過去的經驗,把它濃縮成「在家工作-更有生產力的5個秘訣-上」,希望可以幫助你在家工作更有生產力。這5個秘訣分別是:

1. 固定工作時間

2. 寫下重要工作

3. 排除工作干擾

4.掌握工作節奏

5.學習效率工作

我們在上一篇只看了前三個,接下來還有二個秘訣,也是我認為在家工作提昇生產力更重要的2事情,是很重要的關鍵哦!

4、找出工作節奏

這陣子「番茄鐘工作法」又因為天才 IT 政務委員唐鳳的關係,而開始廣為人討論,番茄鐘工作法就是每工作 25 分鐘,休息5分鐘。這是唐委員習慣的工作節奏。有些人試過覺得很棒,有些人試了覺得不習慣或時間太短。

我更好奇的是:你計時過您的工作嗎?你知道您回一封 Email ?打一份計劃書?或是寫一篇文章?各自要花幾分鐘嗎?

回到我的經驗,我經常在工作時計時,如果要寫一篇1000字的文章,我大約要花 1 個小時(有靈感時),回 2 封Email ,大約要 15min,處理一份課程計劃書,大約是20min ~ 30min。寫一小段學術論文 … 2 個小時就過去了(還不包含找文獻)。

會這麼清楚的知道時間,是因為我目前都採用 15min 計時工作法,開始工作時,會在書桌前擺一個 15min 倒數計時的鬧鈴。15 min 一到,我不會停止 … 而是開始下一段 15min 的計時。而這樣大約4段(60min)或 6段(90 min),我會休息一下,起來走一走,再泡一杯 espresso,或是去陽台看看風景,或是打電話給朋友聊聊天。總之要離開電腦,才算真正的休息!之後再開始下一段的 15min 計時工作法。

當你設一個 15 min 計時器,你就會感受到時間的流動,有時你會發現,什麼都沒做 … 15 min 就快過去了!然後再下一個 15min ,你才開始進入到工作的狀態。而一旦進入工作模式,15min 真的會過的很快!而每 15min 計還有一個好處,就是因為我們在工作時間截止前,經常會衝刺一下,所以這樣每 15min 衝刺一下,也會逼著自己更有效率。

不管是用蕃茄鐘工作法、或是 15min計時工作法,最重要的是:試著找出你習慣的工作節奏,並且去 Follow 那個節奏,讓節奏來引領你的工作。有些人可以很快速的進入工作、切換注意力(例如 IQ 180 的天才 XD),那麼也許蕃茄鐘是很棒的工作法;而像我動作慢一點,要花一點時間才能進入工作狀態,而進入了之後就希望至少能維持 1 ~ 1.5 小時,不要太快被打斷 …所以我採用 15min 計時工作法。不管那一種方法,都比「沒方法」或「沒節奏」來的好!

 

5.持續學習改善效率

不要只是埋頭苦幹,而是偶要抬起頭,學習一些不同的工作術,讓自己在工作效率、時間分配、以及注意力管理上,能夠更有效率!跟這些主題有關的書不少,我推薦以下幾本:

1. 杜拉克談高效能的5個習慣(The Effective Executive 暢銷新裝版)

如果一輩子只能看3本書,這本書是我最推薦的書之一。好書歷久彌新,50年前杜拉克大師是最早提出知識工作者的人,書裡談到五個高效能的習慣(留給您自己看),對我印象最深刻的是其中一項是:了解你的時間,定期記錄自己如何運用時間,然後分析哪些是有產出的?哪些是可以請人代勞?哪些又是不必要的。

其中還有一個重要要的念是:整合零碎時間,為重要任務留下1個半小時不受干擾完整時間的觀念,至今還影響我!甚至像早起工作、少就是多、聚焦長處 … 現在許多流行的觀念,都出現在 1967 年初版的這本書中!真是經典好書!!(10幾年前我最早看的是簡體版、後來買繁體版,最近又出了再刷版,雖然出版社沒有找我寫推薦 XD,但好書值得一直推薦!)

2.搞定(GTD-Getting Things Done)

時間管理經典好書,發行也快 20年了(初版 2001),很榮幸能為中文再刷版(2016)撰寫推薦序。影響我最大的核心觀念是:大腦是用來處理事情,不是用來記事情的!把事情從心裡面倒出來寫在紙上,會大幅度減低心理壓力,接下來再依重要順序去處理它。包含我前面談到的:寫下重要事項,也是受這個觀念的影響。

3.一流的人如何保持顛峰(PEAK)

核心公式:成長=壓力+休息,用科學的研究告訴您,怎麼樣面對壓力?怎麼樣有效休息?包含刻意練習、一心一用(有注意到杜拉克也提到了嗎?)、移除干擾(前面我們原則3有提到)、甚至午睡的最佳時間(25分鐘)、以及固定工作時間(我們前面談到的原則1)及有效工作節奏(我們提到的原則4),在這本書中我真的學到了很多東西。

4.生時間(Make Time)

這本書算是近期我看到時間管理跟個人績效管理最好的書之一,裡面談了4大重點:精華(知道你的重要目標及產出)、電射(專注投入&排除干擾)、提振精神(運動、休息、飲食)、反省(記錄追蹤調整)。嚴格說起來,算是把前面3本書的精華做一個濃縮,也完全符合我們前面談的4大重點。

 

小結

辦公室工作有辦公室工作的優勢,在家工作有在家工作的好處。唯一一個可以用來評估的共同指標就是:最終你產出了什麼成果?如果最近因為疫情或其它不同的原因,讓你從辦公室工作,轉換成必需在家工作,也許上述「在家工作-更有生產力的5個秘訣」:固定工作時間、寫下重要工作、排除工作干擾、掌握工作節奏、學習效率工作,讓這5個秘訣,幫助你擁有在家工作的舒適(跟安全),也能更有產出的完成您想要的工作。
如果您有任何應用的想法或心得,也歡迎您跟我分享哦!

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