在家工作-更有生產力的5個秘訣(上)

最近因為武漢肺炎疫情的關係,越來越多人可能開始會有機會在家工作。不用進辦公室,雖然看起來很不錯,不會塞車、也不用趕著打上班卡,想什麼時間做事就什麼時間做事,沒有人管的日子看起來好像更自由了 … 。但一陣子之後,做事效率以及生產力,似乎也會降低了。

過去的10幾年,我大部份時間都在家工作。身為職業講師&簡報教練,上課時在客戶的訓練教室,平常沒課就在家工作。透過這樣的工作模式,我完成了 5 本書(教學的技術、上台的技術、千萬講師的50堂說話課-跟憲哥合寫、2本 Joomla 架站書),還修了半個博士(還沒讀完,論文計劃書通過了,應該可以稱為博士候選人 XD)、目前在籌劃一個線上課程、平常還有空練鐵人,去年也剛拿到合氣道黑帶。雖然都是在家工作,但生產力也維持一定的水準。

也許有些人剛開始接觸在家工作,或是有些夥伴在家工作很久了,卻希望能進一步提昇工作效率及生產力。我整理過去的經驗,把它濃縮成「在家工作-更有生產力的5個秘訣」,希望可以幫助你在家工作更有生產力。這5個秘訣分別是:

1. 固定工作時間

2. 寫下重要工作

3. 排除工作干擾

4.掌握工作節奏

5.學習效率工作

接下來我們一個一個來看,怎麼樣執行及落實這些秘訣。

 

1. 固定工作時間

在家工作的第一個問題:就是不用上班、不用打卡、也沒有人管了 … 。這樣子是不是什麼時間想工作就工作?想休息就休息?當然不是這樣!在家工作有效率的第1個關鍵,就是要固定你的工作時間!

以我為例:很多人都知道,我平常都一早起床,像今天早上是4:00起床,然後我會用一個固定的儀式喚醒自己(沖個澡+泡杯 espresso),這樣大概半個小時的時間,然後就開始工作。5:10~5:15 開始工作,然後工作到7點,這樣大概有100分鐘,是我的第一段的工作時間。

7點之後我會轉換成好爸爸模式,喚醒&送小孩上學。9點回來,簡單的早餐後,9:30的時候又開始工作,然後至少工作到12:30,有時會到 13:30 ~ 14:00 ,這邊大概又有4~5個小時的工作時間。禮拜一到禮拜五 … 都是如此。

別誤會了!並不是說一定要清早起床,而是要自己設定好工作時間,不管是8點開始、或9點開始,反正到了那個時間,就要坐在你的工作位置,開啟一天的工作,找出你最有效的黃金工作時間,把它固定下來!就是因為在家工作自由,才更需要自律!而自律的工作,才會讓你更有生產力。

 

2. 寫下重要工作

在家工作有生產力的秘訣2,就是在開始工作之前,先把每天最重要的三件事情(或是5件事情),寫在紙上。寫下這3件事情不會花你很多時間,差不多就2~3分鐘吧,但是卻可以讓您接下來一整天的工作,更有目標。如果可以,可以在精神最好的時候,從最重要的事情開始去處理,然後一件一件著手。

您可能會想說:「才3件事 …也太少了吧?」,請注意:如果您每一天都可以完成最重要的三件事情,那一段時間下來,一定也會累積很好的生產力。如果您的工作速度很棒,也許可以強化成5件事。如果手邊事情真的很多,也許可以花一些時間全部記下來 … 。但是不管你寫20項、30項,或是50項 … ,你一次就只能做一件事!記得,還是先挑出最重要的3件事情,開始處理!這樣可以確保你做的事情不是瞎忙,不是窮忙,而是非常有目標,有方向性的前進。

每個禮拜,我還會把這個禮拜最想完成的3個目標寫下來,貼在書桌前明顯的地方。然後每一天在開始工作時,想想今天的待辦事項,對完成每週的工作有沒有幫助。記得一定要寫下來,不然一開始工作,常常會有很多新的任務出現,然後就會打亂了你原來的工作節奏。把重要任務寫下來之後,你才可以專注,才可以focus,然後在每天累積一點點期望的成果,最終有更好的生產力。

 

3. 排除工作干擾

在辦公室工作時,週邊會有不少干擾。工作到一半時會有同事來找你討論、長官找你開會、臨時插進來的任務、還有找你的電話。那在家工作,干擾總是比較少了吧?其實並沒有,如果您沒有適當的管控,在家工作的干擾也不會比較少。

第一個干擾是來自於手機或電腦 ,例如不斷傳來叮叮叮的 Line 或 FB message、跳出畫面的 Email 來信提醒、或是有人乾脆一面開著 FB 畫面工作 … 這些其實都是干擾,會誘惑你分心,或是需要你用意志力去抵抗它。

最簡單的建議是:把這些干擾移開或是直接排除。在你工作的時間,先把手機拿到別的房間、Email 關掉、不開 FB … 就專心的處理你手邊的工作,不要讓這些東西在你看的到的地方,消耗你的專注及意志力。排除專門回覆訊息或 Email 的時間,可以在休息時回,或像我一樣會集中在中午時間(準備休息)前回覆。你該聚焦的是你的工作產出,而不是一直回一大堆訊息或 Email。

第二個干擾是來自於家人,在進入工作階段,我會跟家人說一下,然後把書房的門半關起來,表示目前是工作狀態,然後在休息時間,我會把門打開走出來。用這樣來讓家人區隔我目前的狀態,這個方式,適合用在大人與大人之間!
但如果是還沒上學的小孩 … 那就真的沒辦法了 XD。前一陣子疫情剛開始時,有2週孩子們都待在家裡,那時在家工作的效率真的太幅降低,只能透過早上早起(4:40 起床),趁孩子們還沒起床時,趕快執行手邊的工作!等到孩子一起床,我們只能約定好「你們先玩一下,給爸爸 30~50 分鐘,然後爸爸就陪你們玩」這樣的方式,跟孩子約定好時間(我的兩個女兒也知道爸爸會說到做到,設定計時器 XD)。用這樣的方式來排除干擾,聚焦工作。

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