這場由104 人生銀行&104高年級主辦的「人生下半場突圍」講座(2023/4/30),在20分鐘簡報演講結束後,有幾個朋友在中場時間來台前跟我聊天、合照,並回饋演講內容對他的啟發。甚至幾個朋友提到內容重點時,還有還紅了眼框 ….。而從大家在演講後的 FB Po 文跟心得,也可以看到留下的記憶點,大致與我原本設定的差不多。到這時,我總算覺得過去一個月多月,為了一場 20 分鐘簡報演講,花了超過百倍的準備時間 ….是有價值的(100倍 x 20 min = 2000 分鐘,約等於33小時。我概算了一下,一定超過)。
其實好久沒有短講了啊!或者,你也可以稱它為20分鐘簡報!不同的演講或簡報類型,從20分鐘短講/1小時演講/2小時演講/1整天課程,當然各自有不同的挑戰。但如果硬要我挑一個難度最高的 …. 大概就是20分鐘短講/或短簡報了。原因是:呈現時間 ÷ 準備時間的比率,短講一定最高。而且因為時間短,所以容錯率低,如果有哪個段落不小心拖到時間,就會造成超時講不完(或後面太趕);又因為時間短,要怎麼樣內容豐富又精彩 … 會變的很難取捨跟安排。(舊文回顧:2013 年寫的 簡報高峰會-精彩背後的袐密)
趁著演講剛結束,我總結了7個讓演講與簡報更精彩的「想」法,前一陣子也做了直播跟大家分享。希望這樣的整理,可以提供給未來想要做好短演講、或簡報的大家,一些準備短演講或簡報時的發想重點。
不過要提醒大家,以下算是我對「好簡報」的高標出發,也是我對指導學生們的要求。大家應該還記得我本職是「簡報技巧教練」,雖然後來教了許多「教學的技術」及「遊戲化教學的技術」。但我在企業教的最多的課,其實還是「專業簡報力」,最早寫的一本商業書,也是「上台的技術」,這算是我的專業啦。所以,如果要求有點多 …. 您就逐漸吸收,慢慢試囉!(你可以看這篇文章,了解 簡報/教學/演講有什麼不同)
先分享這7個「想」法:
1.「想」分享什麼
2.「想」留下什麼
3.「想」怎麼安排
4.「想」怎麼呈現
5.「想」笑點爆點記憶點
6.「想」像每一個畫面
7.「想」像成真、事前演練
以下為全文,約3500字(文長慎入)
在這一場演講前,3月底我已經就開始思考這個問題。那時,我寫了一篇文章《AI出現了,簡報技巧還要學嗎?》,希望能從中找到一些靈感。也因為 AI 及 ChatGPT 的浪潮,我想到了可以向GPT請教 ….。但我很快意識到,如果我只是講GPT告訴我的內容,那我的價值在哪裡呢?於是我開始反思:在演講中,我能提供什麼獨特的價值?這才是我們應該去思考的問題。
為了挖掘我這個「人」的獨特價值,過程中我想了很多 …. 應該這麼說,如果只是講道理、原則、知識、方法,我覺得 GPT 也能講的很好!(如果你知道怎麼用,這裡有福哥寫的 Prompt 的技術:ChatGPT 提問的四大層次 L3 ~ L4 (下集))。但是它雖然「對任何知識無所不知,卻對生命經驗一無所知」。我知道也許更有價值的,不止是知識,而是我一路走過的生命經驗。白話的說,就是許多的案例、成功或失敗的嘗試。
因此我還是用了老工具:「便利貼法」!深入的挖掘我過去的三段工作經歷:從五專生到工地主任、保險業務人員、講師,再到作家&Ph.D …. 把我心裡想的,與學習及改變有關的東西一張一張貼出來,深入的挖掘我自己獨特的價值(也就是 GPT 沒有的)。大約經過一週的准備,我貼了六七十張便利貼。但是在演講後我再次比對,其實最後真正用得上的只有十幾張。也很多都是邊貼邊想邊作邊改….。才又有一些新的想。
因此,要找到有價值的演講內容,真的需要先發散再聚焦,由廣而深,然後逐步深入收斂,最後找到真正能打動人心的獨特價值。也要想一下,有什麼是你自己獨特的,而且對觀眾有價值的。也許ChatGPT能給你一些靈感,但我們還需要更深入地思考,找到那些只有你能講出的獨特價值。
除了自己想講什麼,也要想一下 … 我們講的這些,能讓觀眾留下什麼?換個角度,我們必需要換位思考,站在觀眾的角度,要知道自己的觀眾是誰。觀眾的年齡、職業、特性 … 。然後去想像他們的需求和期望。然後再想像:當觀眾聽完我們分享的內容,最終會記住哪些重點?等於說,我們是以終為始,從成果開始回頭思考。
以福哥這一場演講為例,我分享了生命三個階段的故事,並提前想好了三個要讓觀眾記住的重點:
1.學習要加上勇氣和嘗試才能改變人生
2.在學習任何外在知識前,要先學習怎麼使用自己,也就是發掘自己的天賦。
如果沒有一開始就想清楚結果,很有可能就會變成自說自話,也許自己覺得很棒,但觀眾卻不一定有「共感」。因此一開始一定要花一些時間,仔細的將「想講什麼」與「想留下什麼」,也就是將內容與目標互相交互思考。因為時間有限,所以一定要取捨,選擇能讓觀眾留下深刻印象的內容,這樣才能讓分享更具價值。
(照片 by 謝雅玉)
當演講內容差不多有個樣子的時候,就要開始考慮如何安排整個內容的呈現結構。其實內容有很多不同的呈現方式,但我們可以先從一個簡單的方式開始,例如將演講切成三段、或四段結構。我覺得如果時間有限時,三段式結構還不錯,因為這樣會讓觀眾更容易記住,這也是很多高手喜歡用的方法。
至於怎麼切割或連結三段式結構,就有很多彈性了。可以是連在一起的:例如「動機、過程、結果」。或者是分開的,例如「學習點A、B、C」。又或者是像我後來所安排的:分享三個人生經歷的故事,最後再連結起來。這些都是可以選擇的方法。
在安排這個20分鐘演講結構時,我有一個主軸,就是打破大家習以為常的傳統想法,例如「學習可以改變人生,真的嗎?」(這是問號!),「要學習哪些外在知識呢?或是,先學好自己?」(什麼是叫學好自己?),最後,「會不會太晚?」 ….像這些觀眾可能會有的想法及問題,我用了三個故事來反轉一些大家以為的觀念。
在這個過程,其實有一點像「編劇」的角色,內容也許都一樣,但是透過編排的方法,可以讓故事線或流程線變的更不一樣!譬如說:我選擇將它們分成故事一、故事二和故事三,而不是直接給每個故事一個具體的標題,因為我覺得這樣會顯得陳腔濫調。也為了確保我的安排是對的,我提早透過直播的方式跟大家分享我的想法。這樣一來,我就必須提早把結構排好,並逼迫自己把想法濃縮成一個更短的演講。所以,在前面這3個階段,其實會花很多的時間思考如何安排內容,因為這是最關鍵的部分。
等到內容大概確定了,接下來就是要如何在演講中運用投影片,來呈現我們想要的內容。投影片可以讓觀眾更清楚地理解我們的想法,更投入演講。有一個簡單的標準是:「讓觀眾看得到我講的畫面」。(而不是看到我講的 “文字”!)
因為這次我談的是過去生命歷練的故事,所以就用了許多過去的照片、自己的照片,甚至是動畫轉換來呈現這些故事。這樣一來,觀眾邊聽我說話,邊看到這些圖像化照片,就能更容易地將我的話轉化成他們腦海中的畫面。
其次,我也會控制投影片的出現節奏,讓它們隨著我的演講進行。這樣一來,觀眾不僅能夠更清楚地理解我的內容,而且還能更容易地跟上我的演講進度。
最後,我會運用三大投影片技巧:圖像化、半圖半文、大字流等,來組合我的投影片。這樣一來,我就能夠在演講中更有效地傳達我的想法,讓觀眾更容易地理解我的內容。
總之,想怎麼呈現的過程,就是要如何運用投影片來提升演講的價值。在這個過程中,也許會花很多時間去調整細節,以確保觀眾透過投影片,更進一步的理解我想傳達的內容,並在演講中感受這些不是只是想像,而是真實發生的。這樣不僅能夠讓我的演講更精彩、更可信,也能透過投影片畫面有更好的傳達效果。
在安排好簡報結構之後,為了讓演講更具吸引力並幫助觀眾記住內容,可以進一步思考:簡報中的笑點、爆點和記憶點。方法是,先分析整個簡報結構,想一想怎麼樣可以考慮加入有趣元素、或一點點幽默,確保內容不無聊、不過於平淡,並讓觀眾保持興趣。
接著,預測觀眾的反應,找出可能引起大家驚訝的地方,或是設計記憶點以增強觀眾對內容的記憶。像我在這場演講的作法就是:展示給大家如果只有學習而沒有改變,我的照片會變成怎麼樣子?我知道大家看到照片時一定會笑(哈!),這就是笑點的安排。我也知道一開始如果我用 ChatGPT 去查其它講者(如憲哥)的內容,大家也會驚訝&笑 ….這些都是笑點跟爆點的安排。
而記憶點常常是一段話,一個金句。一個可以用大字流展示,然後觀眾就會比較容易記住。當然也不是為了記憶而記憶,而是要把自己的內容濃縮成一句話,用一句話又可以還原整個的演講內容。像這些都是事前必需思考&設計的地方。(相關文章:強化觀眾記憶點的3個方法)
(這是好笑的哽 … 在演講前一天練習時測試,大家都有笑 XDD)
在這裡,畫面指的是在演講、簡報或上台之前,你要能夠在腦海中清楚地想像出:每一個投影片的畫面。這樣做可以幫助你在演講時更自然、流暢,而不需要背稿或記住每一句話。在準備的時候閉上眼睛,試著記住每一張投影片畫面,例如像現在,我還是能記住開頭第一張封面、第二張是內政部平均年齡資料、第三張之後有幾張是 ChatGPT 查詢、接下來是我40歲後 vs. 40 歲前的畫面 …..。
這樣做可以幫助你在演講時更自然地將關鍵字和畫面串聯起來,形成一個精彩的演講。不要試圖背下每一句話。相反,將注意力集中在每個關鍵畫面上,這些畫面代表了你要講述的一組關鍵字或一段話。這樣,當你站在台上時,只要記住這些畫面,就可以自然地講出每個部分的內容。
當然,有人會在上台寫逐字稿,但是為了把逐字稿「背起來」,其實會是很大的認知負擔,這也會讓上台時變的更緊張。因此我的建議總是,「要記得每一個畫面,而不要去記得每一個字」,在演講前,可以再確認一下腦海中的按鍵和投影片切換是否一致。這樣做可以幫助你在演講過程中更自信,因為你知道接下來應該講什麼。而且,由於你沒有記住每一段話或每個字,所以你的自然度會提高。
所以,想像每一個畫面是一個有效的練習方式,可以幫助你在演講時更自然、流暢,同時降低心理壓力。將關鍵畫面和關鍵字串聯起來,你將能夠呈現出一個精彩的演講。
(在演講前一天,利用簽書會分享與練習)
最後要分享的重要秘密是:想像成真。這裡所說的想像成真並不是指單純地想一想就能成功,而是要將想像付諸實踐。尤其是在重要的演講和簡報時,不能只憑想像來完成。你需要提前安排好演練,提前上台練習。
在重要的演講或簡報之前,你曾安排過幾次彩排嗎?這對一般的表演者似乎是司空見慣的習慣,畢竟一定要透過彩排,才能夠確定流程是不是順暢,時間對不對 ….。但是,換到簡報或演講的現場,就變成是很特別的事!(想一想,這也太奇怪了!)。大家都期待在沒有事前演練的狀況,第一次正式登台就能有好的表現 ….這樣的要求也太高了吧,哈!所以, 一定要想辦法安排事前練習,透過一次次的修正和意見回饋,才能確定正式上台時的表現。
以這次104的演講為例,在演講前的1個月,我就透過直播跟大家分享了關於學習與改變的觀念,這是我第一次強迫自己把想法「說出口」,雖然內容還不夠精簡(那次講了 50min),但有一半的概念大約成型。之後在演講前2週,我又透過跟「教學的技術-線上課程」粉絲見面會的場合,上台跟大家分享這份簡報的草稿,主要是抓一下時間的感覺,知道20分鐘的流動跟每一段重點的分配;而在演講的前一天,透過台南場「遊戲化教學的技術」的示範講座,我又把接近完成版的投影片,結合教學技巧再跟大家講了一遍。所以最終大家看到 104 突圍講座,已經是我第4次公開分享 ….只是在不同的現場。
當然,如果你沒有機會像福哥那樣在眾人面前練習演講,也可以尋找朋友作為觀眾,讓他們提供意見。因為我覺得:與鏡頭或錄音機練習相比,面對真實的觀眾更能帶來接近正式演講的感受。因此,在重要演講前,一定要事先排練,特別是短演講或簡報,只要做到這件事,次數也不用太多(2次以上我覺得),這絕對可以幫助你上台更有自信,並展現最佳狀態。(參考:簡報修練三階段之一:見山是山-基本功)
最後複習一下
1.「想」分享什麼:有什麼特別值得分享的?有什麼是 AI 或 ChatGPT 查不到的?有什麼是你值得深入挖掘的?有什麼是你用生命經驗寫下的?記得便利貼&心智圖發想很好用
2.「想」留下什麼:要留下什麼影響?想像在20min結束後,聽眾會記得什麼?聽眾記得的這些,對他又會有哪些影響?對他會帶來什麼價值?
3.「想」如何安排:要用什麼樣的流程安排?要切割成幾個段落?每個段落的記憶點是什麼?開場怎麼進入?結尾怎麼強化?整個流程是否順暢?
4.「想」怎麼呈現:怎麼樣的投影片才會加分?怎麼樣讓觀眾「看到」你說的?有講到才出現嗎?有用好投影片3大技巧嗎?有用適當的動畫強調效果嗎?照片是否恰當?每一張投影片都必要且需要嗎?
5.「想」笑點爆點記憶點:有沒有笑點?有沒有驚訝的爆點?有沒有哪些強化的記憶點?怎麼安排這些呈現的時間
6.「想」像每一個畫面:想像每一個按鍵會出現的投影片?腦子的流程跟投影片有搭配嗎?想上台時要站在哪裡?要走動或不走動?想像觀眾的表情?以及你跟觀眾的互動?讓每個畫面在腦中慢慢浮現。
7.「想」像成真、事前演練:不要只是想,要讓想像成真,找機會安排事前練習。在實際上台前多演練幾遍,透過真的說出口,去修正自己心裡的想像。如果重要或大型的現場,甚至可以事先安排幾次小型呈現。也透過提早的預演,讓自己早一點完成大部份的內容,並透過演練驗證。