AI 出現了,簡報技巧還要學嗎?讓 ChatGPT 幫你簡報生成

大家應該還記得:福哥的本職是「專業簡報教練&講師」吧?(還是身份太多已經搞混了XD)。不曉得大家有沒有想過,在 AI (或 ChatGPT)的時代,「”人”還需要學習簡報技巧嗎?」,這是上個禮拜「海課教育- AI 講座」的問答時間,參與聽眾所提出的一個問題。身為專業簡報技巧教練,但這其實是一個很棒的問題,雖然那時沒有時間好好回復,也放在我的腦子裡,仔細想了一下。

剛好,四月份我有一個全新的演講邀約,是由104高年級平台( 104 人力銀行𣄃下)主辦的「104高年級人生下半場突圍」講座,這場講座邀請的來賓,都是各界高手高手高高手,有老查談轉型、鋒哥談科技、李偉文哥談婚姻、Amanda 談人際、還有我們最熟悉的憲哥談使命,很榮幸我也獲邀,談談學習這個主題。以「下半場,做最好的自己:用學習改變人生」,跟大家進行 20 分鐘的簡報演講。

像這樣的新主題的演講,每次都會花我很多很多很多很多時間準備(字沒打錯,就是這麼多),從主題思考、內容發想、簡報流程建構、投影片製作、甚至到最後事前預演,以及現場呈現。每一場重要講座,都會花掉我無數的準備時間 …(所以這也是我為什麼不常接受演講邀約)。

噫?那最近 AI 技術及 ChatGPT 大爆發,怎麼對 ChatGPT 下指令我也還算熟悉(詳見先前提到的 Prompt 的技術上集、下集,以及我跟 AI 在 2022年底的對談),要不要讓 AI 來試試看幫我準備備簡報 … ?看看它能不能幫我節省時間?或是提昇品質?或者說:在 AI 及 ChatGPT 出現後,我們怎麼善用工具,來提昇我們的簡報技巧呢?以下是我的嘗試。

事前準備-先自己想清楚

說實話,在開始嘗試讓 AI 幫我想簡報前,我最擔心的不是他想不出來,而是他的想法「污染」了我。倒不是擔心 AI 思考的品質,而是擔心如果我一開始就要它產出,那麼接下來這場簡報或演講,就「不是我的演講了!」。而且這樣也不曉得有/或是沒有 AI 介入時的比較。所以我採取一個相對比較「笨」的方法,就是我自己先想清楚!用便利貼發想,把整場簡報大概要談的內容先想了一遍,並且把我心裡預設的演講流程安排好。這樣我也能知道,當 ChatGPT介入後,他的點子怎麼樣?安排的內容結構跟我想的有多大差別?

沒想到,這個「笨」方法,卻成為最重要的部份,也影響了後面幾個實作,這個我們後面邊看邊講。

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輔助一:簡報內容生成

一般人在準備簡報時最大的卡關點之一:就是不知道要講什麼。而用過 ChatGPT 的大家都知道,它的內容生成能力超強,什麼都能講,而且還講的非常快。只是要怎麼讓它生成有品質的內容,還是需要一些小技巧。

Step 1:簡單產出

如果你只是跟他講「請幫我產出: “人生下半場,做最好的自己:用學習改變人生” 的演講內容」(參考:Prompt 的技術 Level 1)。他會馬上開始講一些有的沒有的,就一堆大道理 … 看起來都很正確,但卻也很空洞!就像政令宣導一樣 XD,例如:


「人生下半場的到來,應該是一個讓我們重新審視人生目標和價值的機會。這是一個重新評估自己的時刻,看看我們過去做得對和不對的事情,看看我們的夢想是否實現,看看我們是否達到了我們想要的生活。

然而,我們不能停留在過去。相反,我們應該用學習來改變我們的人生。這意味著不斷地學習和發展,提高自己的技能和知識,以實現更高的目標和夢想。這種學習可以是任何形式的。它可以是參加課程、研討會或工作坊,閱讀書籍或學術論文,獲得專業認證或進行自我學習。學習是一個無限的過程,可以幫助我們在職業和個人方面不斷成長和發展。

另外,人生下半場也是一個讓我們思考我們的遺產和影響力的時刻。當我們努力學習和成長時,我們也可以將這些知識和技能傳授給下一代,以使他們受益。」


哈哈哈,看起來很 “正確” 吧!但仔細想一想,這個好像誰都能講,也不需要我來講!(反思:所以,你的簡報或演講,是不是只在這個階段呢?)

 

Step 2:參考資料後產出

進一步可以給它一些資料做為參考,並且請他依照資料發想,整個指令如下:


Prompt:

“請幫我分析以下的演講邀約,包含參考資料中的[演講名稱], [講者介紹], [活動說明],並協助我進行演講內容發想,時間為20分鐘,以下為參考資料:

[演講名稱]:「人生下半場,做最好的自己:用學習改變人生」,主要談怎麼用學習來改變人生,人生下半場指的是 40 歲之後

[講者介紹]:王永福,人稱「福哥」,他的人生故事是一個克服困難、努力不懈的成功範本。即使在學業上吊車尾,他仍然透過自己的決心和毅力,成為了職業講師的佼佼者。他已經幫助超過兩百家企業客戶,其中七成以上是上市公司,且著有《上台的技術》、《教學的技術》、《遊戲化教學的技術》等9本暢銷書。福哥認為學習是人生中最重要的部分,並且以自身為例證明了學習可以突破瓶頸、改變人生。你準備好跟隨福哥,開始一段屬於自己的學習突圍之旅了嗎?

[活動說明]:百歲人生時代中「人生下半場」的突圍思維!

過去兩百年間,人類的平均壽命持續穩定成長。也就是說,現在4、50歲的我們,未來將會有相當高的機率活到95歲以上。逐步朝「百歲人生」邁進,過去「求學、工作、退休養老」三段式人生不再符合人們生活的期待。 ….. ,近年來AI浪潮的襲來、就業市場的傾斜、後疫情的產業變動 ….在整個世代集體的巨大焦慮之下,《104高年級人生下半場-突圍》講座應時而生。邀請在不同人生課題上有所領略的六位先行者們,一起就「轉型」、「學習」、「科技」、「人際」、「婚姻」、「使命」六個命題與大家分享自身經驗。希望帶領聽眾探索個人轉型契機,發現自己的使命和意義,一起突破僵局,開啟更精彩的人生下半場!”


這些資料,都是我透過活動網頁複製貼上,應用了 Prompt 的技術 Level 4 的方法,讓 ChatGPT 讀完資料(有注意到我怎麼區隔資料嗎?)。在讀完參考資料後,它果然可以產出更針對性的內容,包含:重新定義人生下半場/學習的重要性/持續自我提升/面對挑戰 … 等。另我驚訝的是:它不只提供了建議的內容,甚至分析了我的個人資料,給我建議說「福哥的人生故事就是一個成功的範本,他透過自己的決心和毅力,克服了困難,最終成為了職業講師的佼佼者」… 哈!現在是怎麼樣,變成勵志演講嗎?

最讓我嚇到的是:它甚至分析了六大演講主題,並且針對「轉型」、「學習」、「科技」、「人際」、「婚姻」、「使命」,給出了不同建議,像是「科技」這個命題,它就說「我們可以探討科技對於人生下半場的影響和應用。例如如何運用科技來提高工作效率和生活品質,如何運用人工智慧和大數據來發現新的商機,以及如何運用科技來幫助自己實現更健康、更有意義的生活」(呼叫李柏鋒哥 XD)。然後又列出了演講大綱 …..。

問題是:演講大綱有七點 …. 這個不可能在20分鐘講完吧!哈!

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Step 3:聚焦濃縮

我們當然也可以請他針對內容來聚焦濃縮一下,以一場 20 分鐘的演講或簡報,如果切成3大部份~4大部份,應該是很不錯的架構。所以我就下了一個指令:

「因為演講的時間只有20分鐘,如果我想分成3個大段落,你會建議我分成哪3大段落?每個段落,應該要談到哪些重點?」

這邊應用了 Prompt 的技術 - Level 2 的方法,在指令中加上格式的要求。它在不到 30 秒就生出以下的內容:

段落1:人生下半場的挑戰和學習的重要性

分析人生下半場的挑戰,如職涯轉型、家庭關係、健康狀況等等,並提出觀眾可能會面對到的問題。介紹學習的重要性和價值,以統計數據和自身經驗為例,解釋學習如何可以幫助觀眾解決人生下半場的挑戰和發現人生意義。

段落2:學習方法和技巧

提供學習的方法和技巧,例如閱讀、觀察、交流等等,並進一步深入探討如何有效學習和避免學習障礙。提供實例和案例研究,例如舉出自己和客戶的成功故事,以及如何將這些方法應用到觀眾的生活中。

段落3:未來的趨勢和應對策略

分析AI、數據、科技等技術發展趨勢,並介紹這些趨勢對於人生下半場的影響和挑戰。提出應對策略和方法,例如建立個人品牌、掌握數據技能、保持身體健康等等,幫助觀眾更好地應對未來的挑戰和機遇。

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說真的,這樣的水準 …. 真的已經不錯了吔!我打 80 分!架構還蠻清楚的,從問題點切入引發動機,接下來再分享實務可行的方法技巧,最後拉高視野看到未來。真是太厲害了!而且從最前面討論到現在,整個只花不到 5 分鐘的時間 … 花費最多的,應該是我在輸入 Prompt 命令的時間!(人的輸入速度變成瓶頸點!)

之後我甚至再把便利貼構思的想法輸入給他,他接收資料後又做出了更貼近我需求的想法 …。整個過程來來回回,就像是有一個教練或討論者在身邊一起參與 …. 。

 

人的價值:什麼是只有人能做的!

看到這裡,你會不會認為:「那以後就全部交給 AI 來就好了,人也不用想了 …. !」,是嗎?

這時我們來想一想:什麼是只有人能做到的,無法被取代的?

也許,我過去在學習的經歷、案例、過程中的掙扎、真實的感受,這個可能 AI 不知道,知道了也感受不到。

也許,我在面對面演講時,所散發的熱情、投入、感染力,這個可能 AI 還做不到,也感受不到。

也許,我對簡報及演講的創造力,對內容結構特別的安排,讓人出乎意料之外的想法,這個可能 AI 還做不到,也感受不到。

這時我們就可以回到一開始時我提到的:最重要的部份,是我先想好了內容,才請 AI 介入輔助!我知道什麼是我原創的、什麼是我自己的想法?而在這樣的想法之下,有哪些部份是可以參考 ChatGPT 的意見,並且做的更好的!

在內容貶值的 AI 時代,維持個人的特色及獨特性,也許會變成更重要的價值!

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專業簡報教練的建議

1.如果你講的東西,AI 也能講,而且在 1 分鐘之內就能產出,那你的價值在哪裡?或者,你應該想一想,什麼是你自己獨特的價值,獨特的觀點?

2.AI & ChatGPT 時代,重要的不只是內容,而是表達內容的方式及影響力,這一點 AI 暫時做不到!

3.了解工具、善用工具、而不要依賴工具,這也許是我可以給你最好的建議。你應該知道它、使用它,但卻不應該害怕它、逃避它,也不要依賴它!保持跟 AI 工具之間良好的關係,是接下來一個重要功課。工具是用來幫助生產力,永遠記得成果導向!

4.有 AI & ChatGPT要不要學簡報?我想說的是:知道與做到,是很遙遠的2件事!ChatGPT 可以告訴你-就如同許多書上告訴你的事一樣,但是簡報/演講的現場,還是要靠你自己!

當然除了內容產出,ChatGPT 還可以幫助簡報的流程規劃,例如怎麼設計開場、過程怎麼安排、結尾怎麼收。還有利用像 Office 360 CoPilot 或 Canva 來生出簡報檔,甚至把 ChatGPT 當成顧問,來思考聽眾觀點與可能問題 …. 。這些我也都在嘗試使用中,之後的文章,再跟大家分享我的心得(迷之音:如果我打字也能像 ChatGPT 一樣快就好了 …)。

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小結一下:

在新的 AI 時代,利用 ChatGPT 來協助工作,增加生產力,當然是每個工作者需要知道的趨勢。特別是 AI 時代的簡報技巧,更是我們下一個應該關注的重點。

然後,在大家知道怎麼下命令的基礎下(請參考:Prompt 的技術-上集下集),如果可以餵給 ChatGPT 好的參考資料,以及懂的給它正確的要求,它很快就能產出大約 80 分的簡報內容品質!但如果每個人都可以自己透過 AI 得到,那講者的價值何在?

還有,怎麼維持個人的獨特性及主體性,怎麼善用 AI ?而不是為 AI 所用!(你不會想變成 AI 的讀稿機吧?那這樣我們自己問 ChatGPT 就好,不是嗎?)。怎麼樣能掌握跟它的距離,讓他為你加值,而不是讓你的內容貶值。這些都是我們可以想一想的。

所以,你覺得在 AI 及 ChatGPT 的時代下,應該/或是不應該再學簡報呢?如果以後起跳的標準就是80分,那你覺得競爭是更小?還是更大?這個大家可以想一想啊!

最後,也歡迎大家報名《104高年級人生下半場-突圍》講座,保證是我自己想的 … 不是 ChatGPT 查的到的,哈!(想不到這樣會成為特點 XDD)

 

 

《上台的技術》《教學的技術》《遊戲化教學的技術》等書作者
簡報技巧教練、專業簡報力創辦人
資訊管理博士 MIS Ph.D

王永福(福哥)

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