「上台的技術-草稿」投影片篇-章節開

身為簡報教練及內部講師顧問,我經常有機會坐在台下,看著各種專業主題的投影片。範圍從半導體產業(良率改善/產量提昇)、到產業的上下游(機台設備/軟體工具/IC 設計/專利智財),或者是再跳一個領域,例如金融相關行業(投資工具/金融產品/營運檢討)或是傳統產業(作業安全/效率提昇/產品研發/作業標準)。在過去幾年裡,我真的看過不少專業投影片。

不幸的是:大部份的專業投影片 … 常常都有些問題。而更大的問題,是來自於製作投影片的心態!我想舉一個實例來說明,也許大家會更清楚。

 

有一次我受邀指導一間知名跨國企業,該公司富比士雜誌全球排名前 500 大,參與的學員只有 4 個人!任務很簡單:這 4 位學員即將在 3 週後上台,跟總公司高級長官作年度績效報告!這是一年一度的績效簡報,很大程度的影響總公司對台灣分公司表現的看法。我的任務就是讓台下的學員們,在未來上台簡報時,能順利完成使命!至少在簡報這件事情上 … 讓長官滿意!

但是我遇到了二個很大的問題,問題一出在投影片:眼前看到的簡報,充滿了密密麻麻的文字,有大量的專業術語,有根本看不到重點的流桯圖,有純文字敍述、字體又很小的工作說明。針對去年的所有績效表現,只有大篇幅的條列式文字,沒有任何照片或實際証據。有幾份投影片為求精簡,把張數控制在 10 張,但卻因此而讓每張投影片都擠入更多資訊,反而變的更不易抓到重點。

 

從聽眾的角度來看:如果您是總公司高級主管,從美國坐飛機來台灣 … 這些密密麻麻的資料,真的會是您想要看的內容??這樣的投影片,真的有效嗎?

雖然投影片的問題不小,但更大的問題來自於學員的心態!我發現大家會找出種種的理由,來告訴我這些投影片是「對的」,並且拒絕改變!學員告訴我:「這是我們公司的文化,簡報都是這樣作的!」 「以前我們都是這樣作,也沒什麼問題」「這是我們公司的範本」「我們主管都是這麼要求的!」。最後再補上一句:「老師您不懂啦 …!」

這樣的場景您熟悉嗎?當您看到一些作好投影片的原則時,您是不是一面覺得有道理,一面覺得這些道理不適用於您?

 

在發現這些問題後,我請學員暫時放下即有的成見,抛開 「對」「錯」的看法,只專注在如何傳達更有效,如何讓投影片發揮輔助的效用,而不是干擾台下理解。我知道不同的公司有不同的文化,不同的老板也有不同的要求,這無所謂對錯。但是一定有一些共通性的作法,可以讓投影片變的更精彩,讓傳達更有效,讓觀眾更能抓到重點,也讓我們上台能更成功。這才是我們最想要的,不是嗎?
我們教了一些共通性的原則,讓這些跨國企業主管們修正他們的投影片,雖然一開始修改時大家有點半信半疑,面對舊有習慣,有些衝突及掙扎,整個過程也花了不少時間調整。但是專注思考於:怎麼樣投影片才有效的?怎麼作才能獲得支持?如何才能達成目標?拋開對錯後,很多答案會變的更清楚。

 

在課程結束後不久,客戶主管親自致電給我。電話裡他帶著興奮說:整場簡報非常成功!總公司主管非常滿意,也對台灣分公司的表現非常肯定。對於整個簡報的過程,他用了「進步驚人」「印象深刻」「脫胎換骨」的幾個形容。我聽到除了高興之外,心裡卻在想 :脫胎換骨 … 這句話英文怎麼講啊?(笑!)

 

如果您也想知道這些跨國企業的主管們,到底應用那些共通性的投影片原則,來達成這些有效的成果。有那些常見的投影片問題?以及如何改進這些問題?有那些不複雜卻有效的投影片作法?我們將在這一個章節,為大家簡單的作個說明!

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