「上台的技術－草稿」投影片篇－章節開

身為簡報教練及內部講師顧問，我經常有機會坐在台下，看著各種專業主題的投影片。範圍從半導體產業（良率改善／產量提昇）、到產業的上下游（機台設備／軟體工具／IC 設計／專利智財），或者是再跳一個領域，例如金融相關行業（投資工具／金融產品／營運檢討）或是傳統產業（作業安全／效率提昇／產品研發／作業標準）。在過去幾年裡，我真的看過不少專業投影片。

不幸的是：大部份的專業投影片 … 常常都有些問題。而更大的問題，是來自於製作投影片的心態！我想舉一個實例來說明，也許大家會更清楚。

有一次我受邀指導一間知名跨國企業，該公司富比士雜誌全球排名前 500 大，參與的學員只有 4 個人！任務很簡單：這 4 位學員即將在 3 週後上台，跟總公司高級長官作年度績效報告！這是一年一度的績效簡報，很大程度的影響總公司對台灣分公司表現的看法。我的任務就是讓台下的學員們，在未來上台簡報時，能順利完成使命！至少在簡報這件事情上 … 讓長官滿意！

但是我遇到了二個很大的問題，問題一出在投影片：眼前看到的簡報，充滿了密密麻麻的文字，有大量的專業術語，有根本看不到重點的流桯圖，有純文字敍述、字體又很小的工作說明。針對去年的所有績效表現，只有大篇幅的條列式文字，沒有任何照片或實際証據。有幾份投影片為求精簡，把張數控制在 10 張，但卻因此而讓每張投影片都擠入更多資訊，反而變的更不易抓到重點。

從聽眾的角度來看：如果您是總公司高級主管，從美國坐飛機來台灣 … 這些密密麻麻的資料，真的會是您想要看的內容？？這樣的投影片，真的有效嗎？

雖然投影片的問題不小，但更大的問題來自於學員的心態！我發現大家會找出種種的理由，來告訴我這些投影片是「對的」，並且拒絕改變！學員告訴我：「這是我們公司的文化，簡報都是這樣作的！」 「以前我們都是這樣作，也沒什麼問題」「這是我們公司的範本」「我們主管都是這麼要求的！」。最後再補上一句：「老師您不懂啦 …！」

這樣的場景您熟悉嗎？當您看到一些作好投影片的原則時，您是不是一面覺得有道理，一面覺得這些道理不適用於您？

在發現這些問題後，我請學員暫時放下即有的成見，抛開 「對」「錯」的看法，只專注在如何傳達更有效，如何讓投影片發揮輔助的效用，而不是干擾台下理解。我知道不同的公司有不同的文化，不同的老板也有不同的要求，這無所謂對錯。但是一定有一些共通性的作法，可以讓投影片變的更精彩，讓傳達更有效，讓觀眾更能抓到重點，也讓我們上台能更成功。這才是我們最想要的，不是嗎？
我們教了一些共通性的原則，讓這些跨國企業主管們修正他們的投影片，雖然一開始修改時大家有點半信半疑，面對舊有習慣，有些衝突及掙扎，整個過程也花了不少時間調整。但是專注思考於：怎麼樣投影片才有效的？怎麼作才能獲得支持？如何才能達成目標？拋開對錯後，很多答案會變的更清楚。

在課程結束後不久，客戶主管親自致電給我。電話裡他帶著興奮說：整場簡報非常成功！總公司主管非常滿意，也對台灣分公司的表現非常肯定。對於整個簡報的過程，他用了「進步驚人」「印象深刻」「脫胎換骨」的幾個形容。我聽到除了高興之外，心裡卻在想 ：脫胎換骨 … 這句話英文怎麼講啊？（笑！）

如果您也想知道這些跨國企業的主管們，到底應用那些共通性的投影片原則，來達成這些有效的成果。有那些常見的投影片問題？以及如何改進這些問題？有那些不複雜卻有效的投影片作法？我們將在這一個章節，為大家簡單的作個說明！