「上台的技術-草稿」最後的案例-精彩背後的袐密

看到這邊,相信您已經掌握了不少「上台的技術」!

從正確的心態開始,到設定目標、發想內容、事前演練、還有製作易理解的投影片。然後正式上台,作一個精彩的開場,呈現出豐富有效的內容,還有現場及道具的準備,到最後劃下一個完美的結尾。當然一些讓台上效果變的更棒的小袐訣,還有您必需知道的一些事情,我們都已經一一的為大家做了說明。

 

您心中可能會浮現出一個問題:「接下來呢?」

在我回答您最後的這個問題前,我想要跟大家分享一個:我過去真實上台的案例,您將真實的看到,我是如何準備一場簡報型的演講,也許從這個過程中,您會有更深刻的體會。

 

上台前 5 個月:確認目標

我平時很少接受公開演講的邀約,大約 1~2 年才會安排有一次公開上台的機會。因為對我而言,這就像一場演唱會一樣,是對過去個人技巧及教學成果的驗收,所以會耗掉我大量的準備時間,所以大部份的邀約我都會婉拒,但只要接受了,就會全力以赴!

這一次答應的邀約,雖然只是一場 30分鐘的短講簡報,主題也是我最熟悉的專業簡報技巧,但由於對象是不同領域的專業人士,而且除了我之外,前後場都還有其它的講者,可說是高手齊聚,因此我還是得好好準備。因此雖然離演講時間還有五個月,但我仍然非常慎重。請主辦單位安排一個見面討論的會議,確認一下活動的目的及需求。我也建議主辦單位在報名時,可以請觀眾填一下需求調查表,藉此更深入的了解觀眾們的需求。

 

上台前4個月:構思內容

我開始構思簡報結構的內容,到底有什麼東西,是我想傳達的核心?到底有什麼東西,是可以讓聽眾帶回去的?我找弓弓一面白牆,把心中浮現的想法寫在便利貼上。就這樣開始張貼 idea,想到時就再補上一點,陸陸續續貼了好幾天。而這個 idea 牆,一直到上台結束後,我才把它撕掉。

有時最難不是構思內容,而是如何在有限時間內,安排最精彩的呈現?如何安排呈現的流程?是否要操作現場互動?要安排小組討論嗎?還是單純用講述的方式操作?像這些問題,都不停的在腦子裡翻轉。但我只是先把它記錄下來,用便利貼貼在牆上,我相信看久了,答案就會越來越清楚的。

 

上台前 3 個月:重啟學習

其實這次談的主題:專業簡報技巧。過去已經講過無數次了。如果只是把先前的內容拿出來講,可能應該也很精彩。可是我心裡總是有一個聲音:「除了這些東西之外,還可以再更好嗎?」因此我開始重啟學習的過程,透過大量的閱讀及觀摩影片,再一次刺激我的想法及思考。我還特別去國外訂了好幾本書,只是為了讓自己有更多不同的思考觀點。

有時候想太久了,腦子也會有點僵化。所以也會找機會跟好友 Jack 聊一聊,不止意見交流,也把一些混亂的想法再整理一下。就這樣讓心中的 idea,再度發酵沈澱,提取出更好的精華。而有什麼新的想法,我也會再把它貼在投影片上。

 

上台前 2 個月:安排試講

我知道過去我有個習慣,越到正式上台前,我的頭腦就會越清楚。但是如果真的拖到最後面,又怕時間來不及。所以特別在正式上台前二個月,安排了一場比較小型的演講,主題與正式上台時要談的題目一樣,透過這樣提前準備的過程,果然會強迫自己提早先動手整理投影片,並在壓力之下又多擠出了一些東西出來。在登台試講的過程中,也稍微抓一下每個段落的時間,當作進一步調整的參考。在過去我不常作這樣子試講的嘗試,但這麼作效果真的不錯。

除了正式登台試講,我也約了好友憲哥,在他面前進行一對一的試講演練,並請他給我一些專業的回饋。憲哥只是笑笑的說:只要保持一開始的想法,一定沒問題的啦!我們都是專業講師,彼此之間知道對方的心情,我相信今天如果是憲哥上場,他也一定會跟我作一樣的準備。聽到他說沒問題,我的心情才又更確定。

離演講還有二個月,演講架構大致底定!(但後來又改來改去, 真是昏倒 … )

 

上台前一個月:流程再進化

雖然流程大致底定,但是我總是在想:怎麼樣可以更順?怎麼樣可以更精彩?怎麼樣可以跟觀眾有更多的互動?怎麼樣可以讓大家有更多收獲?常常在開車時、在洗澡時、在書桌前,心裡總是一直在想著。但卻一直想不到更好的主意。

在某一個晚上,全家都睡了。我買一瓶飲料坐在客廳,忽然靈機一動,有個絕妙的想法出現在我腦子裡:我可以把原來的流程再調整一下,依照大家學習的階段,分成見山是山/見山不是山/見山又是山啊,然後每個階段再給大家不同的建議。這樣不就完整了嗎?

這個想法一出現後,我馬上開始再整理牆上的便利貼,果然流程順暢了許多,整個架構也非常清晰。到這個階段,整個上台分享的架構才大致底定!

 

上台前 10 天:投影片製作

雖然之前在試講時,已經作好了部份投影片。但是後來流程又進行了一些調整,也加上了一些新的元素。所以還是有一半以上的投影片,必需要重新製作。所以請注意,投影片是在流程確認後,才開始動手製作的,並不是一開始坐在電腦前,開始製作投影片。

也因為我心裡面已經有了清楚的上台流程,所以在製作投影片時,唯一的挑戰是:要怎麼找出適當的圖片或文字,來搭配我上台想說的內容。我並不想放上一大堆的文字,當然也不是只有找一些漂亮的圖。思考的重點一直放在:什麼樣的投影片,才能搭配我內容的說明,讓觀眾不止聽到,還能看到我所說的。離上台還有 10 天,邊想邊作邊改投影片。

 

上台前2天:最終演練

雖然準備了這麼久,早就記住每一張投影片的次序,而自己的心裡也把流程演練了許多回,但是在上台前還是需要正式演練,把流程完整跑過一次,藉此看看還有那些問題,也抓一下時間。因此在上台前二天,我又請好友 Jack 到我家,看看我演練的狀況,並且幫我記錄及給我一些回饋。

演練才剛開始,我就一直吃螺絲,一直很不順暢,連 opening 都講不好。卡了幾次後,Jack 終於忍不住說:「這大概是我看過您演練最爛的樣子了」。其實不用他說,我自己也是這麼覺得。接近半年的準備,還能練的這麼爛 … 也算是不簡單了。所以,在腦子裡想是一回事,真實的演練又是另一回事。還是要事前找朋友練一下,才能有最好的練習效果啊!

我靜下來思考,猜想可能是一開場節奏太快,用了太多的 PPT,又怕講不完….才會造成不順暢。因此一面練習,一面砍 Slide,就這樣好幾張投影片,才逐漸找到流暢的感覺。節奏也不會那麼趕。二個小時的演練時間一下子就過去了,雖然還是有點卡卡的,但總算有修正一些問題。

 

上台前1天:只記流程

在最後演練後,我一直提醒自己只要記流程,也就是記住每一張投影片的順序,但不要背稿,這樣才能流暢自然,而不是刻意安排念稿。所以一次一次,我腦子裡切換著每一張投影片,但卻不是記每一句話是什麼!這是非常重要的技巧!

另外一個技巧是:先記大結構,再記大結構中的投影片。例如我的大結構是開場2個故事>準備>投影片>呈現>結尾。把結構抓住後,就能掌握細部講什麼,這也是重要的預習技巧。

明天就要上台了,晚上就不練習了,好好休息一下,迎接明天的挑戰!

 

上台當天中午:測試器材及設備

我的演講時間安排在當天下午,在早上我已經再把整個流程及順序在腦子裡跑過一次。中午時間,我提早到了現場,先測試好器材設備,特別是影片播放及聲音的部份,我再次確認了一下。現場燈光的掌控,我也交待好工作人員如何配合。為了慎重,我還把備份用的檔案及電腦準備好,讓發生問題的機率降到最小。

 

上台前 20 分鐘:安靜祈禱

歷經這麼久的準備時間,終於要上台了。我知道我已經作足準備,但也許還是有我無法控制的部份。所以我一個人走去會場外面,安靜的站著,並且向上天禱告,祈求待會一切順利。希望我待會的表現,能幫助場內的許多專業人士,讓大家未來上台時能作的更好,並希望待會我能以身作則,展現出最佳的上台表現,讓大家不只能學到,並且能現場看到。這也是我對所有參與者的敬意!

 

然後時間一到,我就上台了!

當然,最終有了一場 … 接近完美的上台表現!

 

後記

以上,是我真實準備一場重要演講的過程。花了快 5 個月時間,只為了準備一場 30 分鐘的演講。當然,並不是每一次上台都這麼慎重,有的輕鬆一點的,只要幾週或幾天就可以準備好!

所以,回答您的問題:「學了這麼多技術,接下來呢?」

我想接下來,就是花時間準備、花時間練習、花時間上台,花時間磨練自己!請回想我剛才描述的實例,我跟大家一樣,雖然己經學會了這些技術,但為了一次精彩的上台表現,仍然需要花很多的時間,注意每一個細節的表現,才有機會作出完美的呈現。

所以請大家記得,重點不在於您學會多少的技術,而是您願不願花時間「練習、練習,再練習」。不斷的應用這些技術,磨練自己的上台表現。將這些技術變成您上台靈魂的一部份。當您一直持續這麼做,有一天,您就能將這些技術,轉化成「上台的藝術」。這才是我希望最後您能帶走的!

我真的希望 … 看到您在台上最好的表現!一起努力,為您加油!!

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