「上台的技術-草稿」什麼是正確的事前準備

不曉得您有沒有類似的經驗:花了很多時間構思內容,準備投影片。真的上台之後,表現卻完全不如您預期?不是結結巴巴?就是準備的內容講不完?

 

站在我前面的 Jack 就是一個真實的案例,為了公司半年一度的集團 RD (技術研發)簡報比賽,他花了許多時間整理新產品研發的資料,想要比賽中呈現出他們部門研發的成果,讓長官及同仁們印象深刻,並且肯定他們部門同仁的努力。他熬夜好幾個晚上,才把投影片資料整理好,心想這樣一定沒問題了。

沒想到上台後一緊張,只覺得腦子一片空白,不止眼神不敢看著觀眾,連說起話來也卡卡的,最後只能一張一張看著投影片,按著上面的文字照念。時間結束時,還有快 1/3 的投影片沒有念完。「我真有很努力準備,但是一上台就全部亂掉了」,他語帶不甘,看著我說:「我真的花了很多時間,我不知道為什麼都沒效果?」

這是在國內某頂尖企業內訓時,學員於現場問我的問題。為了讓各部門的成果相互交流,公司每年會在4月及10月份舉辦簡報大賽。大家除了想拿到好成績外,更重要的是讓自己部門的成果得到肯定。因此大家總是卯足全力準備,為自己的部門爭光。可是 Jack 覺得花了這麼多時間,效果卻完全不如預期。於是利用課後留下來討論,想知道問題何在?

「您事前演練了幾次?」,我問了學員第一個問題。他摸摸頭,有點不好意思的說:因為事前花太多時間在整理資料 & 製作投影片,所以只是把資料熟記了一下,但是沒有真的花時間演練 … 。

「可是我真的很認真準備」,Jack 再一次的跟我強調!其實不用他說我也知道,看著他展示的投影片,要花很多時間才能整理出來的。也就是因為這樣,事前演練才更加重要!因為如果沒有事前練習,很多狀況是無法預估的。像是流程的順暢度、投影片張數與時間的預估、口語的流暢性 ,甚至像設備使用及操作,這些都需要透過事前真實的演練,來讓整個上台過程變的更流暢自然,也更有說服力。

 

遇到重要的上台機會,相信大部份人都會預先準備!(那種不用準備,就能表現的很好的天才 … 暫時不在本書的討論範圍。笑!),問題是您準備的方向對不對?方法正不正確?除了投影片之外,您還需要做那些準備?怎麼樣的準備,才能幫助您克服緊張,讓您心態更正確?在接下來的章節,我們將教您正確的事前準備,只要您肯花時間,這些方法一定會有效。

差點忘了 Jack 的例子,半年後我又看到 Jack 出現課堂上,下課時跟我打招呼:「這次我又報名了技術簡報大賽,我還是很努力」,他緊接著說:「不過不是努力作投影片,而是找了一個同事,狠狠的練習了10幾次」。我好奇的追問:「所以呢?」。他只是看著我,帶著技術人員的靦腆笑容 … 緩緩的拿出來一張獎狀,以及跟集團總裁的合影。

想知道這些方法嗎?我們接著看下去!

 

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後註:今天有點 “江郎才盡”的感覺,轉了好幾個方向都寫不出來 …

但是就是不甘心!!(握拳)

在下午一邊愛睏,一邊完成了這一篇快1000字 … 也許還不夠好(再修),但是至少有寫了一些自己要的方向。

也順便分享一些 NG ( No Good ) 的文字 ….

 

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NG 1 : 想繼續寫投影片的主題,卻覺得寫不太下去 … 主要還是圖文搭配的問題
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上台的技術 - 流程投影片

有幾個小技巧,能讓您的投影片更專業,更有質感,也真的能讓您的簡報更有效,流程投影片就有這樣的功能。

他像是一個指引一般,讓觀眾清楚您簡報的進度

我們可以來看以下 TED 的例子,這是一個談到植物的

當然,像 JOBS 一樣,用數字來區分,並套用高橋流也可以

或者是像這樣,用堆疊,或圓型圖
也用人用 Agenda 的方式

 

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NG 2 : 轉一個方向,跳到事前準備這個部份,但是覺得自己太說教了 … 文字生硬無趣

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做好相關的準備

也許您在上台前花了不少時間做準備,但是到了台上卻還是發現效果沒到位。

在上台前,從暸解聽眾需求開始,到內容的構思跟發想,然後是投影片製作。很多人到了這邊就停下來了,以為這樣就完成準備了

有一間新創的公司,設計了一個財務試算 Apps,可以幫助一般人更管理資產跟稅賦間的關係。

 

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NG 3 : 想用故事來敍述,但是覺得情境描寫的很爛 …. XDD

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剛結束一整天的課程,學員跑來問我:「老師,您是怎麼準備的?怎麼讓課程變的精彩啊?」

經常在一場精彩的演講/簡報/或是課程之後,學員會跑過來問我:「老師您是怎麼準備的啊?怎麼讓上台跟您一樣精彩啊?」

我經常笑笑的看著學員,不人十口大月開始像倒帶一樣,對著空氣虛擬的切換著投影片,雖然眼前什麼都沒有,但是就好像我

把今天上台時說的第一句話重述出來,然後依著今天上台說話的次序,然後說著一開始

 

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NG 4 — 砍掉不用的文字

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我拿到了冠軍!」。我拍拍他的肩,哈哈

我們先暫時不

如果您上台不準備,只是把它當成臨機應變的自然表現,那麼您表現的不好 …應該

更貼近各部門需求,該公司每年會舉辦二次簡報比賽,各部門的同仁齊聚一堂,看著研發同仁

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