懶人檔案整理法 3：單一檔案文字寫作堆

先前我們在談檔案整理時，有提出來三大挑戰

1.在10秒之內，找出 3 年前對某一家企業的提案資料？

2.在 30 秒內找出，跟某一位朋友過去5年的合照？

3.在30秒內找出來，10 年前在某一門課後的心得？或是2年前你寫過的所有文章？

其中第一個跟第二個挑戰，我們先前已經寫過文章說明。今天來談第三個挑戰，「在30秒內找出來，10年前在某一門課後的心得」

如果您看過我先前寫的文章，當然知道可以用搜尋的方式，只要當初命名檔案時，檔名有下「課後心得」這樣的關鍵字，就能達成。但有時比較難是，連哪時候、在哪間公司上課 … 可能都忘記了！只隱約記得模模糊糊的印象，譬如我想要知道，我是在哪一次上課時，開始第一次使用便利貼教學技巧。像這樣的東西，一般的搜尋技巧並不容易達成，即便有些軟體提供全文搜尋工具，但真的要在 30 秒內完成這樣的任務，也不簡單啊！

那，我是怎麼做的呢？

很簡單，把所有的心得／打字資料，集中在一個檔 … 就好了！

文字堆堆堆

以剛才的例子來說：我會有一個檔案，叫「課後心得大集合堆堆堆」，就單一個檔案，裡面匯集了我從 2010 到現在，超過 10 年的課後檢討及心得（AAR），我只要打開那個檔案，就可以叫出我過去所有過的心得。因為是在同一個檔案，所以我可以用文字處理軟體的全文搜尋，但打上「便利貼」，找到的第一筆資料，是 2010 年在 Nokia 上課時使用。可是我印象中還更早啊？？所以我直接把檔案手動捲到第一行，開始一個一個看下來。果然在第一筆課程心得記錄：2010/07/15，在台中榮總上課時，我第一次用了便利貼教學技巧。而剛才下 keyword 之所以找不到的原因是：我當初用的名詞是「立可貼」！

像這樣把一些重要的成果累積，集中在同一個檔案裡，之後要整理或要搜尋，都極為容易。像我每一年寫的文字，都會有一個檔案叫「XXXX 年 blog 文章 草稿 堆堆堆」。其中 XXXX 為西元年，「blog 文章 章稿」為檔名 keyword，而「堆堆堆」表示這是我自己累計用的文字堆。因此，我只要在搜尋檔名時下「blog 堆堆堆」這2個 keyword，就能找出我這幾年寫的blog文章堆。並且一目了然當年度寫的文章內容，甚至是字數。像 2016 年我寫了103,298個字，17年 39,148（怪怪的，怎麼寫這麼少）、 18年 138,226，19年 149,017，今年到現在寫了快 9 萬字（含工作與生活的技術文章）。

然後像寫書，我也會單獨開一個檔案，就像我現在寫工作與生活的技術，我就會開一個「工作與生活的技術 blog 寫作堆堆堆」，把想寫的文字內容全部都先累積在這裡，累積足夠的字數後再交給編輯。編輯大人會再把它切開重編，最後變成書的樣子。

三大好處

你也許會問：「啊？為什麼不一個一個分開成不同的檔案？」。當然，除了因為「懶」之外，我發現把相似主題的文字，集中在一個檔案存放，至少還有3大好處：

1. 簡化作業、節省時間：像我現在想寫課後心得、就打開「課後心得堆」這個檔，想寫書，就打開「工作與生活的技術寫作堆」這這個檔。一打開就能接著寫，不用再命名存檔、不用想什麼格式調整，這樣又快又節省時間又有效率。

2.全文搜尋或逐行閱讀，找資料很方便：因為全部存放在同一檔案中，不管是用全文搜尋的功能，找到指定的關鍵字。或是用逐行閱讀的方法，自己慢慢看之前寫過什麼。在找資料時，真的很方便

3.留下文字記錄、累積成果：當你打開一個文字堆文件，你看到的不是空白的檔案，而是先前累積的一大堆文字。說真的，有時也會很有成就感。除了給自己信心跟鼓勵，讓自己持續寫下去。這些已有的文字，有時也會刺激靈感，激發新文章寫作的想法。

小結

跟大家分享了單一檔案寫作與記錄的方法，不曉得你會不會覺得「這也太簡單、太沒技術性了！」，哈！有時就是因為簡單的方法，才會用的好、用的久。如果不這麼做，每次都開一個新檔案寫作，那我跟你保証 … 一陣子之後，你就不知道什麼內容是放在什麼地方了。然後要找資料 … 絕對很難找！要找出一篇 10 年前的課後檢討，一定會讓你找到汗流夾背！這時，這個簡單的方法，就可以大大的幫助你了！

其實不管是我先前分享的：「檔名關鍵字搜尋法」「Google 相簿找相片法」以及這次的「單一檔案記錄法」，雖然看起來都是「懶人資料整理技術」，但是在「懶」的背後，更大的核心是：我們把時間，花在更有效果的地方。用更簡單的方法、加上科技手段，可以幫助我們不需要整理，卻能更快速的找到我們要的資料。如同你現在在網路找資料，你也不需要知道資料是在哪裡？是怎麼整理？只要找的到，用的上，就好了啊！是吧！

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