懶人檔案整理法 3:單一檔案文字寫作堆

先前我們在談檔案整理時,有提出來三大挑戰

1.在10秒之內,找出 3 年前對某一家企業的提案資料?

2.在 30 秒內找出,跟某一位朋友過去5年的合照?

3.在30秒內找出來,10 年前在某一門課後的心得?或是2年前你寫過的所有文章?

其中第一個跟第二個挑戰,我們先前已經寫過文章說明。今天來談第三個挑戰,「在30秒內找出來,10年前在某一門課後的心得」

如果您看過我先前寫的文章,當然知道可以用搜尋的方式,只要當初命名檔案時,檔名有下「課後心得」這樣的關鍵字,就能達成。但有時比較難是,連哪時候、在哪間公司上課 … 可能都忘記了!只隱約記得模模糊糊的印象,譬如我想要知道,我是在哪一次上課時,開始第一次使用便利貼教學技巧。像這樣的東西,一般的搜尋技巧並不容易達成,即便有些軟體提供全文搜尋工具,但真的要在 30 秒內完成這樣的任務,也不簡單啊!

那,我是怎麼做的呢?

很簡單,把所有的心得/打字資料,集中在一個檔 … 就好了!

 

文字堆堆堆

以剛才的例子來說:我會有一個檔案,叫「課後心得大集合堆堆堆」,就單一個檔案,裡面匯集了我從 2010 到現在,超過 10 年的課後檢討及心得(AAR),我只要打開那個檔案,就可以叫出我過去所有過的心得。因為是在同一個檔案,所以我可以用文字處理軟體的全文搜尋,但打上「便利貼」,找到的第一筆資料,是 2010 年在 Nokia 上課時使用。可是我印象中還更早啊??所以我直接把檔案手動捲到第一行,開始一個一個看下來。果然在第一筆課程心得記錄:2010/07/15,在台中榮總上課時,我第一次用了便利貼教學技巧。而剛才下 keyword 之所以找不到的原因是:我當初用的名詞是「立可貼」!

像這樣把一些重要的成果累積,集中在同一個檔案裡,之後要整理或要搜尋,都極為容易。像我每一年寫的文字,都會有一個檔案叫「XXXX 年 blog 文章 草稿 堆堆堆」。其中 XXXX 為西元年,「blog 文章 章稿」為檔名 keyword,而「堆堆堆」表示這是我自己累計用的文字堆。因此,我只要在搜尋檔名時下「blog 堆堆堆」這2個 keyword,就能找出我這幾年寫的blog文章堆。並且一目了然當年度寫的文章內容,甚至是字數。像 2016 年我寫了103,298個字,17年 39,148(怪怪的,怎麼寫這麼少)、 18年 138,226,19年 149,017,今年到現在寫了快 9 萬字(含工作與生活的技術文章)。

然後像寫書,我也會單獨開一個檔案,就像我現在寫工作與生活的技術,我就會開一個「工作與生活的技術 blog 寫作堆堆堆」,把想寫的文字內容全部都先累積在這裡,累積足夠的字數後再交給編輯。編輯大人會再把它切開重編,最後變成書的樣子。

 

三大好處

你也許會問:「啊?為什麼不一個一個分開成不同的檔案?」。當然,除了因為「懶」之外,我發現把相似主題的文字,集中在一個檔案存放,至少還有3大好處:

1. 簡化作業、節省時間:像我現在想寫課後心得、就打開「課後心得堆」這個檔,想寫書,就打開「工作與生活的技術寫作堆」這這個檔。一打開就能接著寫,不用再命名存檔、不用想什麼格式調整,這樣又快又節省時間又有效率。

2.全文搜尋或逐行閱讀,找資料很方便:因為全部存放在同一檔案中,不管是用全文搜尋的功能,找到指定的關鍵字。或是用逐行閱讀的方法,自己慢慢看之前寫過什麼。在找資料時,真的很方便

3.留下文字記錄、累積成果:當你打開一個文字堆文件,你看到的不是空白的檔案,而是先前累積的一大堆文字。說真的,有時也會很有成就感。除了給自己信心跟鼓勵,讓自己持續寫下去。這些已有的文字,有時也會刺激靈感,激發新文章寫作的想法。

小結

跟大家分享了單一檔案寫作與記錄的方法,不曉得你會不會覺得「這也太簡單、太沒技術性了!」,哈!有時就是因為簡單的方法,才會用的好、用的久。如果不這麼做,每次都開一個新檔案寫作,那我跟你保証 … 一陣子之後,你就不知道什麼內容是放在什麼地方了。然後要找資料 … 絕對很難找!要找出一篇 10 年前的課後檢討,一定會讓你找到汗流夾背!這時,這個簡單的方法,就可以大大的幫助你了!

其實不管是我先前分享的:「檔名關鍵字搜尋法」「Google 相簿找相片法」以及這次的「單一檔案記錄法」,雖然看起來都是「懶人資料整理技術」,但是在「懶」的背後,更大的核心是:我們把時間,花在更有效果的地方。用更簡單的方法、加上科技手段,可以幫助我們不需要整理,卻能更快速的找到我們要的資料。如同你現在在網路找資料,你也不需要知道資料是在哪裡?是怎麼整理?只要找的到,用的上,就好了啊!是吧!

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