懶人檔案整理法 1-搜尋

在看文章之前,先問幾個問題:

1.你能不能在10秒之內,找出 3 年前對某一家企業的提案資料?

2.你能不能在 30 秒內找出,跟某一位朋友過去5年的合照?

3.你能不能在30秒內找出來,10 年前在某一門課後的心得?或是2年前你寫過的所有文章?

這三件事,我都可以在時間內完成,而且還達到更高的標準。最重要的是:我完全不會檔案管理的技巧,也無法把檔案照片文件分門別類排好(好,我承認我完全沒有行政作業&檔案管理的天份 ~ 攤手!)

上述這三件事,找3年前提案資料不算太難,只要檔案管理&資料夾分類好就行(問題我做不到 XD)。但是任務二就有點難度,因為要在30秒內找出過去5年的合照,即時檔案有整理好,一張一張看也做不到。 任務三涉及到全文搜尋,而且時間一久也有些難度。所以,上述這三件事,即使對檔案整理高手也會有些難度,就更不要說像我這樣的檔案整理「苦手」了。

那我是怎麼做到的呢?答案就是:搜尋!!

只要知道怎麼善用搜尋及相關工具,你也可以做到上述三個任務要求。依照上面三個任務,我們來分享三個最重要的關鍵作法,並介紹相關工具。分別是:電腦內搜尋(HoudahSpot for mac or Everything fo windows)、相片搜尋(Google Photo)、以及單一檔案的堆疊寫作法

 

一、電腦內搜尋

身為檔案整理苦手的我,早就知道我是不可能整理好檔案的(要比一下電腦桌面有多亂嗎 XD),但沒關係,我也發展了一套屬於自己適用的技巧,那就是「搜尋」!想找幾年前對鴻海的簡報提案,我只要在電腦裡打「鴻海 簡報」,10秒內資料就全出來了!

等一下,你可不要儍儍的只是用預設的搜尋功能,這樣是做不到的!很早我就放棄 windows 作業系統預設的搜尋功能,又慢又沒用 XD,雖然 mac 的 Spotlight 雖然還行,但是資料找的不精準,什麼都亂搜一通也不行。身為資訊阿宅的我,總是得找一些好用的工具來處理一下。在幾年的使用後,我最推薦的二個工具,分別是windows 平台上的 Everything,以及 mac 平台上的 HoudahSpot。

最早我用的是 Everything,免費又小又快速,一用真的驚為天人!只要把檔名打進去,電腦內相關的檔案不到一秒內就出現,超強的!幾年前換到 mac 後,一直對 Everything 的功能及快速搜尋念念不忘,而預設的 Spotlight 是做不到的(還常找錯),過程中我也用過一陣子 EasyFind,但是在 macOS 更新到 mojave 後,速度就大幅下降。過程中也試過 Find Any File 及不同搜尋軟體,最後找來找去,才找到 HoudahSpot !雖然是付費軟體,但是搜尋速度、及多樣化搜尋功能(檔名、類型、甚至簡單的全文搜尋),都很符合我需求。但因為功能有點強大,要花點時間摸一下。

好了,今天早上沒有時間了 … 那第二個 & 第三個技巧,我下次再補。哈

#高鐵一半加計程車完成910字

#準備上Wally老師的講師進階研習第二天了開心

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