管理的不是時間,而是你的生產力

前幾天跟修修 Shosho 在墾丁聊天,我們談到時間管理與工作效率議題。我跟修修分享,其實該管理的不是時間,而是你的生產力。

 

先舉個實例:3天前我南下墾丁,開車去高鐵時我就想好,一路上要做三件事:

1.修完博士論文計劃書的修訂稿 2.寫完一篇《教學的技術》 3.上架一篇心得文

然後,一上高鐵,我就開始動手第一件事:修論文!很快的,高雄就到了!我蓋上 Macbook Pro (這是 apple 我最喜歡的地方,可以工作到最後一秒,直接蓋上就好!),然後花 5min 買便當、坐上墾丁快線,打開電腦繼續工作。等到論文修好後,車子已經到了林邊!

然後蓋上電腦,休息 5min ,看一下窗外的景色,再把電腦打開,開始進行任務2:寫《上台的技術》文章,改完燒腦的論文,寫文章對我其實是一種放鬆,文章打完時,恆春也快到了!然後我打開便當,開始吃午餐(這時候快1點了)。接下來下車,等著琦恩來載我。

在等待的時間,坐在超商我繼續打開電腦,連上網路,準備今天任務3:上架文章。結果琦恩來的太快 XD,我還沒開始上傳,他就來了。沒關係,我坐上車子,跟他說讓我工作一下,然後繼續處理任務3,在快到達台灣潛水新基地時,我完成了任務3。

然後接下來我一個下午都很放鬆,開心的慶祝跟體驗台灣潛水的新基地,還跟 Willy 去潛了2支氣瓶。超開心、超放鬆的!

從這個例子,我想分享3件我個人在生產力管理的一些心得。

 

1.找出你的黃金時間

從早上起床到吃午餐之前,是我最黃金的工作時間。一旦吃完午餐,我就沒有生產力了!所以,我總是很刻意的保護我的黃金時間,只做重要的事!不教課的日子,排在黃金時間的工作像是寫作、寫博士論文、做簡報、改投影片、或給作業回饋。這些需要消耗腦力資源的工作,只有在黃金時間我才能處理。

而像是回 Email 、上 FB、做雜事 … 這些都不會出現在黃金時間裡。(所以有時我 Email 都沒有即時回覆,然後桌子都沒整理 XD)。反正我只在黃金時間,做重要的事。

但是你可能會想:從起床到吃午餐,時間應該很短吧?!而且中間還要叫小孩起床、送小孩去上學,這樣不就只有 9點~12 點可以工作?

這個猜測沒錯!所以為了拉長黃金工作時間,我會試著早起!只要我 5 點起床,那麼就可以多一段1個半小時 ~ 2 個小時的黃金時間!然後,既然我知道吃完飯後會沒效率。那我也會試著延後吃飯時間,一般會拉到 13:30 才吃飯,那就又多了 1個半小時的黃金時間了!

所以這樣前拉後拉,有生產力的時間就又增加了一倍!還不錯!

2. 持續學習提昇生產力的方法

管理大師彼得.杜拉克的《杜拉克談高效能的5個習慣》是我推薦必讀的經典,特別是裡面談到「分析你的行事曆」「給重要任務充足的時間」「設定 9 個月的任務目標,再回饋檢討」都是我很喜歡的。我從《搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》,也學到了「GTD」「第二大腦」「把事情記錄下來」的方法、然後在《最有生產力的一年》,我學到了很多不同的生產力管理實驗,驗証了我原本對生產力管理的一些想法。

最近我又從《最強腦科學時間術》這本書中,看到了作者跟我一樣把早上當成黃金時間,還學到了晨起沖澡 & 15/45/90 的時間運用,作者對午睡及注意轉換看法我也很認同。再加上之前從「少,但是更好」的學習,以及我寫過2本電腦書&2本商業書的經驗。慢慢的建構出我自己的生產力管理原則!

不斷的學習,實驗、嘗試、練習,也許您慢慢的就能摸索出一些您習慣的生產力方式。

3.聚焦在成果,而不是忙碌

不管您忙、或是不忙,這其實都不是評估生產力的方法!結果的產出,才是最後的目標!所以一陣子之後,檢查一下:到底最近這段期間的付出,有產生什麼成果?或累積出什麼表現嗎?應用好兄弟 MJ 老師談 OKR 工作術時談到的4個目標檢查項目:也就是 R.U.C.A. ( Revenue、Users、 Content、Advantage ),你的所有的努力,有提昇獲利嗎?或是有帶來更多客戶嗎?或是有產出內容?或是有提升個人競爭力嗎?這些才是有效的成果,而不止是「很忙」,或是「時間很滿」!一陣子檢查一下,你會更確認目標及方向,看看是不是有讓自己忙對了地方!

當然,每個人都有不同的生產力管理方式,如果您像我的神人朋友或好兄弟一樣,可以同時多工作業,這真的是很棒的能力!也有可能像我一樣,單 CPU 生物,只能夠專注在幾個小小的領域。這個都很好!重點是:你要知道您自己的樣子,知道您自己的優勢,並且把它發揮到最強大!像是憲哥喜歡假日寫文章!看到別人FB 都在玩,越能激發他寫作的動力 XD。我則是喜歡在通勤時寫作,看著旁邊景物的飛逝,再加上終點快要到的壓力,能夠逼出我寫作的靈感!這一切都沒有好壞,只有合適或不會適!重點是:你有試過了嗎?

小結

每一天一些微不足道的生產力,長期累積起來,會讓你自己都嚇一跳。我自己可以自豪的說:因為專注於自己有生產力的時間,集中做出一些自己想要的成果。我能夠留下更多的時間,給我的家人及小孩、給自己的興趣、還有留下時間鍛練身體。我只需要在有生產力的黃金時間,自律的不要鬼混(或上 FB … FB 及社群網路,真是生產力的大敵!),一陣子之後,自然會看到自己累積的表現。那時候真的會超有成就感的!

忙的時候很忙,閒的時候很閒 … 真的超開心的啦!

註1:本文從桃園>台中,於 Taxi 上完成。合計 1805 個字,打完這裡剛好到家門口!

註2:眼睛看起來好了,超開心的啦!

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