從5月開始,台灣應該進入武漢肺炎 COVID-19 的後防疫時代了。在保持適當距離及正確防護狀況下,我們慢慢恢復到後防疫時代的「正常生活」。
先前「看疫情學簡報」系列,我們帶大家看了紐約州長-古莫的簡報技巧、鐵人部長-陳時中的簡報技巧,週邊的朋友反應他們從中得到不少收獲。其實最早我注意到「疫情簡報」,並不是從古莫 or 陳部長身上,而是看到中央流行疫情指揮中心-專家諮詢小組召集人:張上淳副院長的簡報!那是第一次針對台灣 COVID-19 確定病例的初步分析。雖然整份簡報大多由圖表及表格組成,都是統計資料及專業資訊,但是卻異常的清楚,可以說到達「秒懂」的狀況。如果這麼專業的圖表資訊,都能夠讓大家秒懂,也許我們可以從中學習到幾招,應用到我們未來的圖表簡報中。
怎麼樣可以讓觀眾秒懂?最簡單的方式,就是分割資訊,一張圖表只傳達一個訊息。不要多、不要貪心,謹慎的選擇這一張圖表的焦點目標,然後就好好的用視覺效果,傳達出這個目標就好。例如:
談確定病例發病年齡層分布,一眼就可以看的出來最多是 20-29 歲(133人)、次多為 30~39 歲(90人)
這是發病日分布圖,可以看到集中於 3月初到4月初之間,多數為境外移入。
談無症狀感染者年齡分佈,以 20-29 為最多(8位),大於 60 歲以上次之(7位)
病例嚴重程度與預後分析:嚴重程度大多為輕症 70.4%,肺炎則佔 22 %,嚴重肺炎 7.6%。死亡率 1.5 %。資訊簡單&清楚。
解隔離及住院天數,看一眼就知道大概會住院 20 天,還做了2個時間段的比較,一樣簡單清楚。
這份疫情簡報的配色及版型,非常的簡潔大方,很清楚的突顯重點。
單一資訊圖表:使用橘紅色+白底配色,然後全部字體都用黑體,又乾淨又清楚。
2種資訊對比(本土 vs 境外移入):用淺藍 vs. 橘紅色,還是一樣非常清楚。
3個資訊比較:用藍、橘黃、綠,我覺得也很有質感。
大家有注意到,在整份簡報裡,除了乾淨漂亮的白底外,並沒有任何的 LOGO 或是指揮中心的標誌嗎?相對於我在很多地方看到的花花綠綠的投影片佈景,然後上面再貼上圖表資料 ….。這份簡報用乾乾淨淨的白底,反而更能突顯出表格資訊的重要性!
而是不是在每張投影片要放上企業或組織的 LOGO, 或是一定要有花花綠綠的投影片佈景,也許大家未來可以仔細想一想。
有時候在看一件事情時,除了從正面的角度來看,也可以換個角度:如果同樣的一份簡報、一樣是這些專業的防疫資訊,是不是也可以做出一份讓大家「看不懂」或是「很難懂」的簡報?相信我,只要把資訊塞在一起,字調小一點,同一張投影片上放2~3個圖表 … 我保証一定可以達成「看不懂」的目標!
如果您都知道怎麼樣是不好的簡報,那避開這些方法,也許轉個方向,至少簡報就能變的更清楚了。
一系列寫了三篇「看疫情學簡報」,也看著疫情從嚴重擴散,到慢慢得到控制。台灣的防疫當然是優等生(再次感謝陳時中部長以及所有防疫團隊),連重災區紐約都已經慢慢解封了,這是一件好消息。當然,短時間之內,看起來我們還得跟疫情相處一段時間,而該過的日子還是得過,該有的學習還是得做。
最後濃縮成三個重點:
簡報不僅是用來傳達資料,每一場簡報背後都有它的關鍵目的,也就是「說服」!不論是古莫州長談 NY Pause 那一場(說服大家要繼續保持隔離),或是陳時中部長談普篩那一場(說服大家保持社交距離才是對的,不應該靠普篩),甚至是張上淳召集人這一場(說服大家我們已對所有感染者深入研究及分析,進一步讓大家安心)。簡報不是只把資料講一講念一念,而是透過簡報安定民心,透過簡報達成目標,這才是這三場疫情簡報的背後目標。在簡報之前,清楚您的簡報目標,知道要說服的人是誰,又要說服他(們)接受什麼呢?也許先想清楚你的簡報目標,你才知道接下來應該說些什麼?做些什麼?
越好的投影片越快理解!為了要達成這個目標,不管是濃縮關鍵字、分割投影片、講到才出現、用顏色突顯、大字加色強調,甚至直接用真實照片 …. 不管是什麼方法,反正就只有一個目標:讓觀眾「秒懂!」。當觀眾一眼就懂時,才會把視線從投影片移開,專心聽簡報者說明!永遠記得,投影片只是搭配,簡報者才是關鍵!
要保持好奇、保持學習!多看看一些不同的主題,不同的簡報方法,開拓您的簡報視界。您也許會發現,原來在不同的主題上,有許多不同的簡報方法或技巧,而這些方法更好、更有效 … 只是你還不知道!
然後,如果您是需要上場簡報的長官,您能夠接受這些新的簡報觀念嗎?(還是您想放上更多的文字資料,方便照著念?);而如果您是製作簡報的幕僚,除了知道這些新觀念外,您有勇氣拿著這份簡報,去跟長官溝通這才是有效傳達的風格嗎?我想這些問題,也許是在精彩簡報的表現之外,更值得我們去思考跟學習的。
最後,再次感謝帶領台灣抗疫的英雄及團隊們,還有我們全民的配合及努力!我愛台灣,台灣 No.1 啦!
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王永福(福哥)
「上台的技術」&「教學的技術」作者
上市公司簡報教練&講師教練