跟高階主管簡報的五個重點:方法與實例

(跟何飛鵬社長見面簡報及 Meeting,讓我又有很多學習)

經常有學員問我:「如果簡報的對象是高階主管,簡報時有什麼要注意的重點呢呢?」剛好最近我有二場簡報,對象都是非常高階的企業主管(均為台灣該產業排名No.1,其中一位是董事長,一位是副總)。對於這二場簡報,我都在最短時間內(少於 5 分鐘)完成簡報目標:讓主管 Say Yes ! 並且認同我們接下來的計劃。

當然,這只是概略的說法,二場簡報對象及目標各自不同,但面對的都是高階主管,事前也難得讓我感受到一些壓力(希望自己表現好的壓力),很高興最後都完成了預期的目標。我分析了一下:雖雖這二場簡報談都內容不同,甚至呈現手法不同(一場用 PC,一場用 iPad)…但其中有幾件重要的事,是完全相同的,也整理一下跟大家分享:

一.換位思考,想想主管要聽什麼:在簡報前,試著站在對方的角度思考:這一次的簡報,他們最想要聽的是什麼?想要獲得什麼資訊?最關心什麼?心裡面想問題是什麼?試著思考他們最想知道的三個問題或三件事 …. 然後,開始為這三個問題,事前作足準備。

實例:A 主管為資深訓練主管,平常接觸過很多課程及講師。這次見面是為了評估集團整年度的課程規劃,我猜他最想知道的應該是:

1.老師授課品質如何?教過那些公司?有reference 可查證嗎?

2.課程規劃內容為何?適合我們公司嗎?

3.預期課後效果?可信度?

有了這幾個思考方向後,我才進一步準備簡報的內容。

二.開始就切入重點:越是高階主管,越希望一開始就看到重點。他們平常時間忙碌,事情繁雜。一般不會有太多的耐心,在簡報時看許多表面包裝資料(如公司簡介,或是一些前言說明)。所以在簡報的一開始,就應該立刻切入重點,一開始就要吸引主管的注意力 …. 什麼?您不曉得重點在那裡?那請回到步驟一:換位思考!

實例:既然A 主管對課程品質非常注重,因此一開始我們就 Show 課後品質調查表 & 學員回饋。這個資料不只用來佐證,也是訓練主管最熟悉的報表內容,一開始就能馬上吸引他的目光。

三.建立可信度:您所呈現的資料,不僅要精彩、正確,更重要的是:這些資料可信嗎?如何證明?你說的話是真的嗎?如何證明?對高階主管簡報時,這點非常重要。整個說明過程,必需要讓主管相信您所說的都是可信的,都是有憑據的,最好是配合實例照片/影片(但要小心報表的呈現,不要只是出現一大堆資料)。否則簡報再怎麼精彩,也僅止於故事或表演,無法讓人信服的。

實例:在簡報中我大量的使用照片/影片,甚至報章雜誌的報導,以及第三者的話,來輔助我的說明。投影片在這時是證據呈現的工具,主管不僅聽到我的口語表達,還可以看到我說明所描述的場景及影像,而適時的媒體報導及第三者推薦,更加深了可信度。

四.簡報時間要短,把時間留給討論:雖然簡報預訂時間至少都有半小時(對高階主管而言很久了),但是我規劃花在簡報的時間…..都少於 5min(另一場更短:只有 3min!)是的,請把想要表達的東西,濃縮成 3~5min 的內容。如果在這段時間內可以說明清楚,那麼接下來的時間都不是問題,細節若主管有興趣,自然會在後面進一步的澄清及發問。簡報只是「簡單扼要的報告」,算是作一個重點說明,不要真的把時間用光了,節奏也不容易維持。(當您聽到主管說:請講重點 … 那表示您搞砸了)

實例:在 3min 簡報後,我跟長官又聊了一個多小時,而 5min簡報那一場,還是我提醒主管趕緊離開,去赴他的下一個約。所以重點不是簡報時間有多久,而是您在多短的時間,可以引起主管們繼續暸解細節的興趣!

五.事前準備&練習:不論是簡報內容,或是硬體設備,事先一定要先準備好,並作過多次練習。熟記內容只是基本要求(熟記,但不是背稿!!)。所有的硬體設備一定要先設置好,並在見面前多次預演,決不容許,正式簡報時出現任何可能的問題(這個時候才花時間排除問題…就來不及了!)。要讓整個簡報的演出,雖然是用心準備 .. 卻極為自然。

實例:在簡報前我不僅提早了40分鐘到達現場附近,還躲在 7-11 裡一次一次的測試從開機到簡報播放的順序。我事先把投影片已經開好,只要翻開 Screen就可以開始簡報。另一場我利用 iPad + iPhone 進行簡報,效果也非常的棒(這個未來有空再談)

結語:

雖然跟高階主管作簡報,比一般簡報的挑戰更大。但是如果您成功的展現,您所得到的收獲也會更大。這些機會 …. 並不是平常隨便就遇的到。所以 … 真的值得您花時間,作足準備!也希望透過這些磨練的過程,讓您成為更好的自己!

註1:其實有很多重要的簡報,談的不是公事或工作上的事。卻對我的人生發展有重要的影響,譬如當初博士班的口試,以及幾場重要的簡報 meeting。我真的覺得,在重要的時候,能夠做出關鍵性的表現 … 真是非常重要的能力。當然,這其中除了機遇外,更重要的是掌握機運的能力。好好的磨練您的簡報技巧,在派上用場時 … 真的會很有幫助的!

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