工作與生活的技術:多一顆螢幕,多一倍效率

習慣多螢幕工作後,現在只有單螢幕都不知道怎麼作業了!在家裡是3螢幕工作(外接2顆,連 macbook pro 螢幕合計3顆),連在高鐵或是外面工作時,有時也用 iPad 當延伸螢幕。這麼說好了,當你習慣了至少雙螢幕以上的工作便利性,你就「回不去了!」。可以這麼說:多螢幕工作,絕對是幫助我在電腦工作上最有幫助的利器之一!

「真的有這麼神?」「不就是多一顆螢幕,有比較厲害?」「多一顆螢幕,是要開著隨時查看 FB 或 E-mail 嗎?(大誤!XD)」。這些問題我經常被問到,就用這篇文章詳細解釋一下好了!

先來回到傳統單螢幕的工作場景,就以「回覆會議的Email」來說好了,正常我們會先打開 Gmail,把信的主文寫好,當我們要確認會議時間時,我們會「轉換」到行事曆的畫面,看一下接下來方便的時間 … 然後把時間「記在腦子裡」,再「切換」回去 Gmail 回信畫面,把日期打上去,完成這封信。這個是細部拆解的過程,可以看到我們從 Gmail 「切換」到行事曆,再從行事曆「切換」回Gmail。

同樣的場景,如果是雙螢幕,這些所有的切換 … 都不需要了!

在雙螢幕的狀態下,我的主螢幕是 Gmail, 第2顆螢幕會開行事曆,我一面寫信,一面會看著行事曆,不管是約人,或是回覆會議邀請。我都可以一邊看著行事曆,一邊回覆 Email ,過程中不需要再使用腦子記,直接看著有空的日期回覆就好!超方便的!

「可是,我也可以同時安排 Gmail 跟行事曆,擠在同一個畫面,也可以達到同樣的功能啊?」

朋友經常問我這樣的問題。我的答覆是:要把兩個功能擠在同一個畫面,調整適當大小會花掉更多時間!(如果您用過就知道!),而某些系統有自動排列螢幕的功能,但也會因為一個螢幕上擠了太多資訊,而什麼都看不清楚!(像 iPad Pro 也可以同時排2個 app 在一個螢幕上,但是都會變的好小」。進一步的說:我們追求的是更好的工作效率,花時間在排列螢幕 … 效率不僅沒提昇,反而降低很多!這樣就捨本逐末了!

進一步的說:像我在看學生的簡報或教學投影片,同時寫回饋時。經常是主螢幕開文字處理軟體(我現在用 Pages),第2顆螢幕開投影片,第三顆螢幕開檔案夾。我可以邊看著投影片,邊打字寫下我的回饋,看完一份後,直接點開下一份投影片,再看再給回饋。中間不需要切換任何的不同畫面。

同樣的場景變成單螢幕就慘了!我要先打開學生的投影片,看完後用腦子記下來重點(這時用到大腦的工作記憶 XD),然後切換到文字處理軟體,憑印象打出回饋 … 。但是因為會忘的很快 XD,所以又要切回去投影片再看一下,再切回來打一些回饋。等到這樣切來切去打完回饋後,還要再切到檔案管理員畫面,打開下一份投影片 …..。每個切換,都是注意力的中斷跟損耗,過程中還要耗用寶貴的大腦工作記憶 … 絕對低效率啊!

所以我總是大力推薦身邊的朋友,至少要擴展一顆螢幕,現在的筆電要擴展螢幕真的很方便,一般的 Notebook 只要接上 VGA 頭,就可以延伸一顆出來了。而像我手邊的 macbook pro(2014年),1個 HDMI 加上兩個 thunderbolt 頭,連原本的螢幕,合計可以接4顆啊!

不過在擴展螢幕前,照例我有3個小建議:

一、1顆變2顆效益最大,但不是越多越好

從原本的1顆變成2顆,工作效率及效益的提昇最明顯!我個人覺得至少有 50 % ~ 100% 的效率提昇!但是如果再從2顆變3顆,效果就有限了!因為在不習慣的狀況,可能會有點手忙腳亂!我覺得從2顆變成3顆,大概又多了 20% 的效率提昇吧,再多 … 我就不建議了!

二、工作螢幕 Full HD 就好,不用追求高解析度

因為擴充螢幕不是用來打 Game 或看電影,因此螢幕不用買到太高解析度,只要 Full HD 就夠了。考慮的不僅是價錢,而是當解析度越高時,螢幕的字體也會變的越小!這樣雖然螢幕能容納更多的資訊,但是我們在使用時卻會看不清!特別是像我們這種有近視+老花的人(無奈攤手!)!這不是推論假設,而是我做過實測的結果!我曾同時擺了兩顆 Dell 螢幕:27吋高解析(2560 x 1440)vs. 24吋 Full HD(1920 x 1200),結果是高解析字太小,而調整解析度後字反而糊掉,反而是 Full HD 那顆表現最好!然後價錢也便宜!所以如果是工作使用,推薦 Full HD 解析度就好!(單顆大約都在4000~8000)

但是好一點的品牌,跟原本筆電的螢幕會有比較小的色差!至於買什麼 … 大家就自己選囉!

 

三、重點是效率提昇,而不是追求多工

有了多螢幕後,很多人反而錯誤使用!最常見的錯誤使用就是:追求多工!譬如因為多了一顆螢幕,就把 Email 開著,然後信一進來 … 就中斷工作回覆!更慘的是開著 FB ,看著訊息牆一直流動,反而一直分心去看動態 … 這都是錯誤使用!

多螢幕只是讓我們工作起來更方便,換個角度是有更大、更方便管理的桌面,可不要反而被多螢幕的不同軟體所誘惑,這反而得不償失啊!

小結

談了多螢幕工作的好處,最後想跟您分享一件事:不曉得你有沒有在高鐵或飛機上,用那塊小小的桌子工作或吃東西的經驗。當然小小桌子,還是可以用來吃東西,或擺放工作電腦,只是擠了一點、小了一點 …. 。但是我相信你也同意,如果桌子大一點,你在吃東西或工作時的便利性也會多一點!

單螢幕的工作環境,就如同飛機或高鐵上那塊小小的桌子,當然要工作也可以,可是如果加上多螢幕,你就有更大的工作空間,工作起來的效率也會有更好的提昇。至少東西不用再挪來挪去,而是可以一次攤開!但是也不是空間越大越好,還是會有邊際效應遞減的問題。因此實務上,我覺得擴展一顆,會多 50~100% 的工作效率,再多一顆 … 還會再有 20% 的效率。但再多就不見得有用了!

記得目的是工作使用,不需要追求解釋度高規格!而且要善用多螢幕來提昇效率,而不是讓自己分心!

如果你現在或是未來,透過多螢幕擁有更好的工作效率,也歡迎您跟我分享哦!

註:mac 可用 iPad 來做螢幕延伸(舊 iPad 新利用,我用過 iPad 2),使用 duet 軟體最佳,改天再來專門寫一篇不同 iPad 的延伸軟體

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