簡報的技術：縮小簡報 GAP，讓你的簡報技巧更成功！

許多人在準備簡報時，一開始常常遇到巨大的 GAP，也就是不知道從何開始，或是內容與觀眾的期待有落差。而縮小落差的方法，用的也是 G.A.P. 方法！也就是先問自己：簡報的目的是什麼（Goal）？目標觀眾是誰（Audience）？我希望達成什麼樣的目標（Purpose）？透過這三個問題，你就可以找到一個明確的方向，開始準備你的簡報。並且在過程中持續聚焦，讓簡報有更好的成效。接下來讓我們依序來看看這三個問題的重要性。

G：找出簡報的目的(Goal)

在正式開始製作簡報之前，我們要先問自己：「這場簡報的目的是什麼？」以我先前受邀在104人力銀行的活動演講為例，主題是「人生下半場，用學習改變人生」。雖然我馬上就答應了這個邀約（畢竟主辦人Will是我的好朋友），但一開始我也不確定該講些什麼內容。 這時候，我仔細看了整場活動的規劃和其他講者的主題，發現我的任務是跟大家分享：如何透過學習來突破瓶頸。所以，簡報的目的應該是透過我的故事和經驗，說服台下的觀眾學習的重要性，並且鼓勵他們在邁入人生下半場時付諸行動。

每一場簡報都有它特定的目的，可能是為了說服觀眾、促成銷售、爭取主管支持提案，或是傳遞某個重要訊息。找出簡報的目的，就像是為整場簡報定調，讓後續的準備工作都圍繞著這個目標來進行。

A：了解目標觀眾(Audience)

接下來要思考的是：「這場簡報的目標觀眾是誰？」同樣104「人生下半場」演講為例，參加者主要是45到55歲的中年族群。他們願意在週日放下工作，前來學習，可見是非常勤奮上進，渴望尋找不同學習方法的人。 不同的觀眾有不同的特質和需求。像是對學生演講，他們可能不想聽大道理，而是更關心講者分享內容與他們有何相關？譬如升學？未來就業？或解決課壓力；對醫師和護理師分享，他們可能更好奇你的方法能否運用到他們的工作中。所以，我們要試著站在觀眾的角度，去想像他們心中可能會有哪些疑問。

如果你一時想不出觀眾可能的問題，別擔心！「遇事不決，AI 解決！」，現在我們可以利用AI工具來幫助預測觀眾的想法。舉例來說，我把「40到55歲的中年觀眾，對人生下半場的學習可能有什麼問題」輸入到ChatGPT，它很快就列出了諸如學習策略、案例分析、可能遇到的挫折等10個問題。透過AI的協助，我們可以更全面地掌握觀眾的需求。

P：設定簡報的目標(Purpose)

最後，我們要為這場簡報設定具體的目標。以104活動的學習主題為例，我設定了三個目標：

1.分享個人學習經驗

2.找出人生下半場學習方向

3.鼓勵大家克服挫折堅持學習

有了這三個明確的目標，我就能更清楚地規劃簡報的內容和流程，確保每一部分的簡報內容都能夠與這些目標緊密結合。最後在演講安排時，我就每個目標安排一個段落，用一個親身的故事來呼應我想傳達的簡報目標。同時，我們要給觀眾更有價值的內容，而不只是口號的呼籲（例如：學習很重要 … 這個 AI 就做的到！）。

身為一個講者，我們應該給觀眾一些AI給不了的東西，那就是我們的親身經驗和成長歷程。這些獨特的故事和感悟，才是一場簡報最有價值的部分。

小結

各位朋友，精彩的簡報從縮小GAP開始。在準備簡報之前，請按照GAP的順序，先問問自己：這場簡報的目的是什麼(Goal)？目標觀眾是誰(Audience)？我希望達成什麼樣的目標(Purpose)？透過縮小你與簡報之間的GAP，你就能更接近觀眾，也更有機會達成簡報的目的。下一次，當你在準備簡報時，我建議大家可以先思考一下，列出你的簡報G.A.P. 。記住，找出簡報的目的、了解觀眾的需求、設定具體的目標。只要做好簡報 G.A.P.，那你的簡報就不會有 GAP，也會更成功、更有效。讓我們一起努力，成為更好的簡報者吧！

註1：許多的事情，看起來簡單而明白，但卻是要經過時間與經驗的累積，才能萃取出來。像簡報 G.A.P. 這三個字，就讓我在專業簡報領域想了 15年之後，最終才得到這三個字的精華啊！

註2：案例說明與實境照片，詳見 F學院「簡報的技術 60 分鐘快速上手」線上課程