簡報的技術:縮小簡報 GAP,讓你的簡報技巧更成功!

許多人在準備簡報時,一開始常常遇到巨大的 GAP,也就是不知道從何開始,或是內容與觀眾的期待有落差。而縮小落差的方法,用的也是 G.A.P. 方法!也就是先問自己:簡報的目的是什麼(Goal)?目標觀眾是誰(Audience)?我希望達成什麼樣的目標(Purpose)?透過這三個問題,你就可以找到一個明確的方向,開始準備你的簡報。並且在過程中持續聚焦,讓簡報有更好的成效。接下來讓我們依序來看看這三個問題的重要性。(也可以看看福哥的線上課:簡報的技術,有更多的畫面與實例哦)

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G:找出簡報的目的(Goal)

在正式開始製作簡報之前,我們要先問自己:「這場簡報的目的是什麼?」以我先前受邀在104人力銀行的活動演講為例,主題是「人生下半場,用學習改變人生」。雖然我馬上就答應了這個邀約(畢竟主辦人Will是我的好朋友),但一開始我也不確定該講些什麼內容。 這時候,我仔細看了整場活動的規劃和其他講者的主題,發現我的任務是跟大家分享:如何透過學習來突破瓶頸。所以,簡報的目的應該是透過我的故事和經驗,說服台下的觀眾學習的重要性,並且鼓勵他們在邁入人生下半場時付諸行動。

每一場簡報都有它特定的目的,可能是為了說服觀眾、促成銷售、爭取主管支持提案,或是傳遞某個重要訊息。找出簡報的目的,就像是為整場簡報定調,讓後續的準備工作都圍繞著這個目標來進行。

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A:了解目標觀眾(Audience)

接下來要思考的是:「這場簡報的目標觀眾是誰?」同樣104「人生下半場」演講為例,參加者主要是45到55歲的中年族群。他們願意在週日放下工作,前來學習,可見是非常勤奮上進,渴望尋找不同學習方法的人。 不同的觀眾有不同的特質和需求。像是對學生演講,他們可能不想聽大道理,而是更關心講者分享內容與他們有何相關?譬如升學?未來就業?或解決課壓力;對醫師和護理師分享,他們可能更好奇你的方法能否運用到他們的工作中。所以,我們要試著站在觀眾的角度,去想像他們心中可能會有哪些疑問。

如果你一時想不出觀眾可能的問題,別擔心!「遇事不決,AI 解決!」,現在我們可以利用AI工具來幫助預測觀眾的想法。舉例來說,我把「40到55歲的中年觀眾,對人生下半場的學習可能有什麼問題」輸入到ChatGPT,它很快就列出了諸如學習策略、案例分析、可能遇到的挫折等10個問題。透過AI的協助,我們可以更全面地掌握觀眾的需求。

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P:設定簡報的目標(Purpose)

最後,我們要為這場簡報設定具體的目標。以104活動的學習主題為例,我設定了三個目標:

1.分享個人學習經驗

2.找出人生下半場學習方向

3.鼓勵大家克服挫折堅持學習

有了這三個明確的目標,我就能更清楚地規劃簡報的內容和流程,確保每一部分的簡報內容都能夠與這些目標緊密結合。最後在演講安排時,我就每個目標安排一個段落,用一個親身的故事來呼應我想傳達的簡報目標。同時,我們要給觀眾更有價值的內容,而不只是口號的呼籲(例如:學習很重要 … 這個 AI 就做的到!)。

身為一個講者,我們應該給觀眾一些AI給不了的東西,那就是我們的親身經驗和成長歷程。這些獨特的故事和感悟,才是一場簡報最有價值的部分。

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小結

各位朋友,精彩的簡報從縮小GAP開始。在準備簡報之前,請按照GAP的順序,先問問自己:這場簡報的目的是什麼(Goal)?目標觀眾是誰(Audience)?我希望達成什麼樣的目標(Purpose)?透過縮小你與簡報之間的GAP,你就能更接近觀眾,也更有機會達成簡報的目的。下一次,當你在準備簡報時,我建議大家可以先思考一下,列出你的簡報G.A.P. 。記住,找出簡報的目的、了解觀眾的需求、設定具體的目標。只要做好簡報 G.A.P.,那你的簡報就不會有 GAP,也會更成功、更有效。讓我們一起努力,成為更好的簡報者吧!

 

註1:許多的事情,看起來簡單而明白,但卻是要經過時間與經驗的累積,才能萃取出來。像簡報 G.A.P. 這三個字,就讓我在專業簡報領域想了 15年之後,最終才得到這三個字的精華啊!

 

註2:案例說明與實境照片,詳見 F學院「簡報的技術 60 分鐘快速上手」線上課程

註3:完整版簡報技巧教學,可看:「簡報的技術-改變人生的經典必修課」,但是要小心看了會有後遺症哦,例如簡報的技術有哪些缺點

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