用心:談簡報準備

 

前幾天第一次在果子咖啡開設簡報技巧入門講座,在課後收到許多朋友的鼓勵及好評,像是好朋友 Pchome 入口網站經理 DearJohn,還連寫了二篇 Blog 談他的參加的感覺課後學習心得(謝謝 John 的鼓勵),另外悠識數位顧問有限公司的首席架構師 Richard 在 facebook 上面提到上課的心得及收獲,也引發一些朋友及fans 們對 Jeff 的 “關心”。其它的學員或是Email,或是在 Plurk 上留言,都表達了對這個簡報入門講座的滿意及推薦。在此我也向大家表達我的感謝。

當然,相關簡報技巧的課程,我已上過太多次。只是過去我都在上市櫃公司進行內部教學(時間為7~14小時),像這樣2個小時短時間的講座,對我而言應該算是不困難。甚至其實可以不用準備的,如果以標準課程教學,在什麼時間、該說什麼話、會發生那些事、我早已十分熟悉,只要上場把先前的教學濃縮即可。

但….我認為這樣的表現也許只能叫做專業,但卻稱不上卓越!

因為我希望的不止是一場專業的演講,而是希望能讓學員們能有收獲而精彩的演講。因此我所做的:就是從頭開始分析學員的屬性及需求(人)?為什麼他們會想來參加這場講座(事)?如何在有限的時間內傳達重點(時)?場地有什麼特性或限制嗎(地)?投影機、音響設備有無齊備(物)?

因為時間只有二個小時,我也知道我必需作出一些取捨,因為簡報可以上的東西太多了,從基礎觀念、準備、呈現、投影片、表達技巧、肢體語言、互動技巧、Q&A….等等。但是上的太多,反而會失去重點。在有限的時間內,我只能深入談一、二件事情,因此我採用倒金字塔的方式去思考:從結果來看……在課程結束後,我希望學員心中留下那些東西,是他們未來可以應用的?在正式簡報的前幾天,我有空時都在思考這些事情。

最後我選擇把焦點集中於投影片,帶大家看一下不同的 Slide 風格,以及一些國際級投影片的展現手法。為了怕這樣太簡單,滿足不了專業的學員(例如像 John 與 Richard),我另外再補充我過去進行簡報時實務的案例及規劃方法。而除了講課教學外,我另外準備了許多案例及影片,還新拍了前幾天我用立可貼規劃簡報的照片,以及過去用心智圖規劃簡報的範例。

我希望呈現的東西很豐富又有焦點、很緊湊又容易吸收、很簡單又有深度…..要達成這些目標,就很有挑戰性了。

因此,我重新規劃了新的教學流程(嚴格說,是2個小時的演講流程),大幅度的調整投影片的架構及順序。並重新製作或補充一半以上的投影片。在演講前的幾個小時(中午12:30),我提早到達果子咖啡,整個下午持續調整投影片的內容,並思考流程安排的合理性……一直到演講的前半個小時,還在製作幾張新的投影片。

演講前30分鐘,開始測試投影機及喇叭的連線狀況。發現喇叭聲音太小,因此加上 Mic 補助。前15分鐘,再把整個投影片快速瀏覽一下(以播放模式),看看有沒有什麼問題。並且將要播放的影片及照片資料夾,事先開好。演講前5分鐘,跑到洗間去,瞑想一下待會的開場白及流程。前3分鐘,跟大家預告演講即將開始。然後正式上場,開始…….!!

…………………

我十分感謝在歲末年終,能透過一場簡報技巧的課程,得到許多朋友的祝福及讚美。但是我同時也想跟大家分享,一場精彩簡報的背後,是需要簡報者十分用心的.從人事時地物的分析,到簡報重點的掌握,簡報流程的規劃,以及投影片製作,還有心裡的預演,所有的東西,都不會是自然發生的。用心的練習、練習、再練習,才是根本功啊!

歲末年終,勉勵我自己,更祝福大家!

Happy New Year!

2009.12.31

23:14

福哥 / Jeff 敬上

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