跟 TED 學簡報 – 職場簡報的3個學習

前幾天接到商業周刊的採訪電話,問我對 TED 簡報的一些看法。TED 的簡報一向以精彩及高要求聞名,主題遍及科技、創新、教育、設計、醫療、人文…等不同領域。網路上也有許多關於TED簡報的文章。身為職場人士,大家最關心的應該是….我們可以從TED 簡報學習到什麼?並且應用到職場簡報裡?以下是我覺得可以從 TED 簡報中,最重要的3個學習

1.精簡又精彩

TED 的簡報最多就只有18分鐘,不管您是柯林頓、比爾.蓋茲,還是任何一個大卡…最長就是 18分鐘!但很多人不曉得的是:TED還有3分鐘、5分鐘型式的演講。由於時間被嚴格的要求,因此您會看到 TED 簡報都非常精簡而有重點,不會有結構鬆散的感覺。

向 TED 學簡報1:您能不能也把您的工作簡報,在5分鐘/10分鐘講完?將您原有的簡報時間濃縮為一半,您會如何呈現您的簡報?您會發現,當您自己要求時間濃縮,您會更抓到簡報的重點!(然後其它的時間,可以拿來作更充份的討論!)

上面這段4分鐘的簡報,從問題描述/現有解決方案的不足/新技術描述/特點介紹/市場大小/專利申請/以及最後的 Ending Recap。您可以看到4分鐘也可以簡報一份完整的內容。投影片視覺化也搭配的很棒 …. 只是簡報者還會有一點看稿 … 這個應該利用下一個原則來改進!

2.充足準備

大部份的 TED 簡報者,都可以一面看著台下的觀眾,一面侃侃而談,幾乎沒有人回頭去看稿。這樣的簡報方法 … 當然不是自然發生的!這需要事先把所有的流程及投影片記起來,並且多次的演練,一直到心裡能記得每張投影片的次序為止,才能有如此流暢的表現!

向 TED 學簡報2:即使是職場簡報,如果您可以事先將每一張投影片的次序記場來,並且事先演練一下…您就可以簡報的呈現更自然而流暢,並且事先預估時間,不會有投影片切換太快或太慢的情形(譬如:常常有投影片講不完)。好消息是:大概只要經過3~5 次的事前練習,大部份人都可以記得投影片的次序,整個時間花不到1個小時的時間。如果是重要的職場簡報,您會發現這1個小時的時間投資將很有價值!

Dr. Li 深入淺出的談這個癌症治療的新發現,透過全圖像投影片,完美的輔助了他所提到的簡報內容。雖然是醫學專業主題,但還是讓大家都覺得淺顯易懂(聽的懂的專業!),重點是:他幾乎都沒有回頭看 Slide ,大部分的時間都能看著台下的觀眾講話!(偶爾瞄一下台下的提辭 screen )。這個是需要事前大量練習才能作到的!但是他的努力,讓整場簡報不僅專業,也很精彩!

3.視覺化輔助

好的 TED 演講都搭配了接近完美的視覺化輔助!台上簡報者說到什麼,台下觀眾就能在投影片上看到什麼!無需猜測,也無需想像!即使像強子對撞機這麼專業的主題,也能透過一張張照片的說明,讓聽眾身歷其境,理解簡報者的說明。有時簡報者採用現場示範的手法,例如像用 Wii 搖桿控制螢幕,或是示範聲音對人的影片 … 這一切背後都是:讓觀眾現場感受,現場體會 … 而無需想像!

向 TED 學簡報3:您有發現…很少人用條列式文字的投影片嗎?但這樣的視覺化手法,也不會減少簡報者的專業!下一次您在簡報時,也許可以開始應用一些視覺化輔助,例如:加入一些現場或產品的照片、或是在工作簡報時把工作過程或實境show 出來(也讓長官可以看您的努力)。讓觀眾看到產品實際應用的情境,或是在現場直接展示 …。不要讓投影片變成提詞機,而是讓它變成最佳的視覺輔助,讓觀眾無需想像,馬上看到!這才是您應該努力的方向!

我個人很喜歡這一段簡報的展現,不僅是視覺化 …. 連聽覺的感受也帶到現場!簡報者提到什麼情境,觀眾就能馬上體驗到什麼情境 … 無需想像!簡報又短又棒!有海浪…有音樂…有鳥聲 … 然後簡報者一面說,一面流暢的切換畫面及效果,眼睛看著台下 …. 真是超棒的!

看到以上三個學習 …那您要如何應用到職場或工作簡報呢?很簡單 …一次實驗一種學習,然後 … Just do it ! 也許一開始無法很熟悉,但只要有勇氣去 try … 在我過去的簡報教學經驗中,大部份職場伙伴都能很快的抓到訣竅,然後進入狀況的!

用簡報改變您的世界 … 大家加油!

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