主管永遠是對的?簡報要求常見的誤會?

在上課時,經常聽到主管對簡報有些要求。有些要求是好的,讓下屬可以把簡報作的更快、更好、更有重點。但有些要求,卻是與精彩簡報背道而馳。我特別整理3個最常見的誤會要求,並提出些改善方案,供大家參考。

誤會一:投影片越少,簡報越有重點

情況:經常會聽到主管要求:「投影片不能超過5張」(我也聽過3張的)。基本上這樣的要求,是為了讓報告者簡報時更有重點,所以想透過限制投影片張數,來限制報告的重點。

常見結果:因為張數要少,所以每一張塞了越多的資料,然後字都小小的 ….反而讓投影片更看不出重點!

改善方案:可以限制簡報時間(例如 3min / 5min),這對於報告者快速切入重點及說明解決方案是好的訓練。但並不需要限制或硬性規定投影片張數。所有的簡報都只能用3張投影片(這是某公司找我上課時的限制條件) …. 就是讓 Steve Jobs 復活也作不到啊!

舉例:

看看下面的例子,修改前 … 把所有的內容擠在一張 …. 這樣會比較好理解嗎?

真實的狀況是:這一張投影片應該會停很久,解釋很久 …. 然後大家也不曉得在說什麼

這是把上面投影片的內容切成 4 張。

第一張只說明流程(原投影片左邊3階段),第二張說明步驟1(Systematic Review),然後是 Expert Panel 組成研究團隊,最後一張是 Developing the Initial Set of Scenarios。

投影片保留一張一重點,不僅好說明(聽眾一看就懂),也讓說明更有節奏。由於每一張停留時間不長,總說明時間甚至可以比只用一張更短!因此重點不是張數,而是重點呈現的方式!

   

誤會二:把投影片作好,簡報自然就會的好!

情形:主管要求下屬協助製作簡報投影片,並且認為只要投影片作的好,簡報效果就會好

常見結果:因為主管沒空練習(所以才會請下屬作簡報),所以會要求簡報投影片上儘量放清楚的文字提示,讓主管可以知道每張投影片要說什麼。結果就是投影片又是密密麻麻的文字,然後主管拿到後照念(因為沒有時間事先消化)。當然簡報效果也不見得會好!(應該是大部份都不太好吧 …)

改善方案:投影片只是輔助,簡報者的說明才是勝敗的關鍵!因此主管最好還是要留下一些時間,事先消化及練習一下簡報,才能確保簡報的成效,與投影片製作能相輔相成。如果主管在有空時,也能增加一些簡報的知識(例如看看 TED ),那未來簡報的效果一定能越來越好的 …。

舉例:

如果您是主管,您喜歡屬下幫您作的簡報風格 … 是左邊?還是右邊?

左邊的風格,字很少 … 需要花很多事前演練的時間!溝通每張投影片要講什麼!

右邊的風格,字很多 … 沒時間的演練話,照念即可!

這就是選擇 … 以及代價啊!

誤會三:先把投影片印給我看,我看懂再說

情形:為了要事先確認下屬的投影片是否抓到重點,要求下屬事先印出投影片供其審閱,並且要求他先不用說話,先看懂投影片再講。

常見情形:下屬為了把投影片印出交給長官審閱,還不能以口語補充,一定是盡可能把資料塞在投影片上,讓長官看的清楚,也看的「懂」。但是這些清楚的資料,卻常常不是好的投影片。當觀眾不需要簡報者,自己就可以「讀」的懂資料時,為什麼還需要簡報者「念」給我們聽呢?想想看,如果 TED 或 Apple 的簡報,事先只是「印」出來給您看,您能看的懂嗎?而看不懂 … 有沒有可能反而是好投影片呢?(當然不一定,還是要有重點及內容規劃)

改善方案:事先 Check 及預演是好事(而且是重要的),但最好是能完整的聽一遍,而不要只有看投影片。投影片不是資料、也不是企劃文案,而是簡報時的視覺輔助。投影片上的文字要少而精,把補充或細節的相關資料作成講義或書面文件。這樣簡報者(口述)+投影片(視覺輔助)+書面文件(資料補充),才會完美的配合,也才能有最好的簡報效果。

結語

雖然長官永遠是對的 ^_^。但為了更好的簡報成效(說服聽眾,達成簡報目標),也許長官有空時也可以 update 一下最新的簡報相關資訊,並想想 … 如何要求?才能對簡報成果對有利?對公司績效及經營 KPI 最有利?我想回推到最核心 …. 這才是長官真正想要的吧!

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