簡報技巧:您可以是對的,也可以是有效的

在教學現場,學員因為某些簡報製作的問題,跟我有一些完全不同的看法,看的出來學員非常堅持,並不想輕易修改他的看法及簡報方式。身為一個顧問及講師,我大可以跳掉這個問題,不用跟學員卡在那邊。但我真的希望學員從根本上有所改變 & 學習,而不只是來上上課 … 但回去還是一切沒變。最後學員說:「這是我們公司的文化,簡報都是這樣作的!」 「我們以前都是這樣作,也沒什麼問題」「我們主管都是這麼要求的,老師您不懂啦 …」

這是公司是富比士雜誌全球排名前 500 的知名跨國企業,現場學員只有 4 個人,任務很簡單:這 4 位學員即將在 3 週後,跟總公司高級長官,作年度績效報告,除了檢討去年績效,也要說明未來一年的發展策略。而我的任務就是:讓這場簡報成功、有效!至少在簡報這件事情上 … 讓長官滿意!但我現在面對的問題是:台下的學員,抗拒改變!並且找出種種的理由,拒絕改變!

「您可以是對的,也可以是有效的!」我脫口而出這句話。說實在,在指導學員簡報的過程,一向尊重公司的內部文化。公司內部有長期約定成俗的簡報風格及文化,這無所謂對錯,我們也不會想挑戰它。我也常常跟學員開玩笑說:「老板的話 .. 就是對的!」。不同的老板有各自的偏好,事前了解聽眾的需求,作出相對應的調整,也是完全正確的方向。

但是對的 … 不見的是有效的!

在作簡報時,依照公司傳統的方向,所作出來的作品。當然是「對的」!或者換個方向來說,是「不會錯」!是「政治正確」!這條路過去前人曾經走過,甚至每年都這麼作,當然是「對的!」。但是您確定這樣的方法 …. 真的「有效」嗎?

眼前我看到的簡報內容,充滿了密密麻麻的文字,有大量的專業術語,有根本看不到重點的流桯圖,有純文字敍述、字體又很小的工作說明。針對去年的所有績效表現,只有大篇幅的條列式文字,沒有任何照片或實際証據。我知道這是過去公司習慣的作法,也已經都使用很多年了,用這樣的方式絕對不會有錯,但 … 您確定它有效?

再換個角度思考:如果您是總公司高級主管,坐飛機來台灣 … 您確定這會是您想要看的內容??

我請學員放下「對的」或「錯的」觀念(我們並不是來指責人的),試著採取我們教導的「有效」簡報的方法,試試看延伸一下自己的可能性。當然 … 改變的過程會有點掙扎、有點痛苦、甚至有點害怕(之前不是這麼做的 …)。但放下對錯後 … 很多事情就更能思考,怎麼樣作 … 才是最有效的?怎麼樣簡報 … 才能讓台下的主管們 … 了解更多,也支持更多 …

在經歷了 2 天的磨練(以及不斷的有些小小爭執 ^^),結果是:在面對主管正式的簡報後,主管給的評價是:「脫胎換骨」「驚為天人」「大幅進步」…..

好吧,看到這些評語,相信在課堂上的爭執及堅持 … 也算有價值了 ^^

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