【簡報技巧】暸解您的聽眾

大部份人在簡報之前,總是悶著頭開始作投影片(這不是好習慣,最好從便利貼開始),少部份的人會想想 … 我的目標聽眾們,對這場簡報有什麼需求?(會有這種想法已經很棒了)。只有內行的簡報高手,會在準備簡報前,想辦法暸解您的目標聽眾!之後,才能更清楚知道他們的需求,也才能針對聽眾的需求作出準備。

 

今年初,城邦集團何先生約我談出書的事誼。雖然我自己大概猜的到見面可能會什麼,但我還是撥了一通電話給好友憲哥,詢問他先前跟何先生見面的情形,以及要準備什麼 … 也因此在見面時,我在非常短的時間就完成簡報,並且提供給何先生想要的資訊(結果就是現在很認真開始寫書)。

 

還有最早與台中榮總合作,進行醫學簡報技巧的演講及教學。我事前不僅要求主辦單位安排我參與二場全院會議,實際看一下未來目標聽眾簡報的樣子,更在事前約了二個醫師朋友(謝謝 Dr.黃及ET Blue),進一步的暸解醫師對醫療簡報有什麼問題?需要那些協助。並且再進一步要求主辦單位提供醫學實務投影片,看看問題的癥結點在什麼地方 …. 。之後才能在準備醫療簡報及教學時,一次就切入重點,並在簡報時得到高度滿意肯定,完成整個教學的目標。

 

從上述這二個例子您可以發現,事先暸解您的聽眾,不僅可以幫助您在簡報時更能貼近聽眾需求,也更有機會達成您的簡報目標:說服聽眾 … 接受您想傳達的訊息!畢竟如果連聽眾是誰都不知道 … 如何能達成說服的目的呢?至於要如何暸解聽眾,有以下的幾個小技巧:

 

1.問相關負責人:就是多問幾句:「參與這場簡報的是誰啊?」「為什麼他們會想要來參加?」「參加者大概想在簡報時獲得什麼啊?」。透過幾個問題,事先暸解一下您的聽眾,以及他們的需求。例如我有時需要跟公司的訓練主管簡報,在事先與承辦人員作邀約確認時,我就會先問這幾個問題(口語或 Email),甚至一些學校的演講邀約,我也會事前問邀約人員簡報對象(學生或是老師)大概的情形及需求。

 

2.問有經驗的朋友:有些簡報並沒有邀約人,例如要去跟客戶簡報,或是菜鳥第一次對長官簡報。這時建議大家不要悶著頭準備,而應該先去請問一下有經驗的朋友或同事。客戶(或長官)大概在簡報時會想要暸解那些問題?簡報現場大概是什麼樣子?先前有沒有類似的經驗可以分享?事先作好調查,並作足準備。絕對是對簡報最有價值的時間投資!

 

3.透過問卷調查:我也曾在幾場重要簡報或演講邀約時,要求主辦單位對可能參與的同仁進行問卷調查。暸解他們參與活動的需求?問題是什麼?想要獲得什麼?透過 Google 的線上問卷,您很容易就可以在網路上完成這樣的問卷,並且得到聽眾第一手的意見,也能對聽眾的樣子有更清楚的暸解。

 

以上是我個人平常在進行重要簡報時,除了猜測需求外,更進一步所會進行暸解聽眾的方法。當您在簡報(或演講)前,心裡面對聽眾有一個大概的印象,就更容易作出符合聽眾需求的簡報,也更容易完成您的簡報目標-說服聽眾囉!

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