【簡報技巧】暸解您的聽眾

大部份人在簡報之前，總是悶著頭開始作投影片（這不是好習慣，最好從便利貼開始），少部份的人會想想 … 我的目標聽眾們，對這場簡報有什麼需求？（會有這種想法已經很棒了）。只有內行的簡報高手，會在準備簡報前，想辦法暸解您的目標聽眾！之後，才能更清楚知道他們的需求，也才能針對聽眾的需求作出準備。

今年初，城邦集團何先生約我談出書的事誼。雖然我自己大概猜的到見面可能會什麼，但我還是撥了一通電話給好友憲哥，詢問他先前跟何先生見面的情形，以及要準備什麼 … 也因此在見面時，我在非常短的時間就完成簡報，並且提供給何先生想要的資訊（結果就是現在很認真開始寫書）。

還有最早與台中榮總合作，進行醫學簡報技巧的演講及教學。我事前不僅要求主辦單位安排我參與二場全院會議，實際看一下未來目標聽眾簡報的樣子，更在事前約了二個醫師朋友（謝謝 Dr.黃及ET Blue），進一步的暸解醫師對醫療簡報有什麼問題？需要那些協助。並且再進一步要求主辦單位提供醫學實務投影片，看看問題的癥結點在什麼地方 …. 。之後才能在準備醫療簡報及教學時，一次就切入重點，並在簡報時得到高度滿意肯定，完成整個教學的目標。

從上述這二個例子您可以發現，事先暸解您的聽眾，不僅可以幫助您在簡報時更能貼近聽眾需求，也更有機會達成您的簡報目標：說服聽眾 … 接受您想傳達的訊息！畢竟如果連聽眾是誰都不知道 … 如何能達成說服的目的呢？至於要如何暸解聽眾，有以下的幾個小技巧：

1.問相關負責人：就是多問幾句：「參與這場簡報的是誰啊？」「為什麼他們會想要來參加？」「參加者大概想在簡報時獲得什麼啊？」。透過幾個問題，事先暸解一下您的聽眾，以及他們的需求。例如我有時需要跟公司的訓練主管簡報，在事先與承辦人員作邀約確認時，我就會先問這幾個問題（口語或 Email），甚至一些學校的演講邀約，我也會事前問邀約人員簡報對象（學生或是老師）大概的情形及需求。

2.問有經驗的朋友：有些簡報並沒有邀約人，例如要去跟客戶簡報，或是菜鳥第一次對長官簡報。這時建議大家不要悶著頭準備，而應該先去請問一下有經驗的朋友或同事。客戶（或長官）大概在簡報時會想要暸解那些問題？簡報現場大概是什麼樣子？先前有沒有類似的經驗可以分享？事先作好調查，並作足準備。絕對是對簡報最有價值的時間投資！

3.透過問卷調查：我也曾在幾場重要簡報或演講邀約時，要求主辦單位對可能參與的同仁進行問卷調查。暸解他們參與活動的需求？問題是什麼？想要獲得什麼？透過 Google 的線上問卷，您很容易就可以在網路上完成這樣的問卷，並且得到聽眾第一手的意見，也能對聽眾的樣子有更清楚的暸解。

以上是我個人平常在進行重要簡報時，除了猜測需求外，更進一步所會進行暸解聽眾的方法。當您在簡報（或演講）前，心裡面對聽眾有一個大概的印象，就更容易作出符合聽眾需求的簡報，也更容易完成您的簡報目標－說服聽眾囉！