準備及規劃簡報的小袐訣(1)

原文作者:Garr Reynolds (原文出處

翻譯:Jeff

本文獲原作者授權翻譯,在未獲允許狀況下,請勿任意引用.


1.從結果開始思考

在您打開Power Point之前,請坐下來好好的想一想:在您簡報當天,您真正想談的重點是什麼?為什麼您會被邀請來做這場簡報呢?以您自己的角度而言,您希望聽眾在聽完簡報後,能夠帶走是那些最重要的觀念呢?我們以50分鐘的簡報作為例子,請記住,即使您是被邀請去作資訊分享,但聽眾也不會希望只是在簡報中聽到資訊的轉達。因為如果聽眾可以從手冊、傳單、書面資料、研討會、或是正式一點的簡報中去取得這些資訊,並不需要花時間坐在這邊聽簡報。(Jeff 註:切記,簡報不是用來傳達資料,而是用來說服聽眾。)

 

2.儘可能暸解您的聽眾

在您開始製訂您的簡報內容前,一個成功的簡報者,會針對即將面臨的簡報及聽眾,問自己一些問題。這些問題至少需要包含這5個W.

聽眾是誰?(Who):他們的背景是什麼?他們對於這個簡報主題大概己經暸解到什麼程度?
活動的目的是什麼?(What):聽眾是想要被啟發嗎?或是他們在尋找某些特定的資訊?或是他們想要知道的是一些基礎理論或概念,而不是簡報者的建議或看法?
為什麼找您?(Why):他們對簡報者(您)有什麼期望呢?
在那裡?(Where):儘可能的找到有關簡報場地的所有資訊,以及軟硬體設備的一切資料
什麼時間?(When):在簡報前,您有充足的時間可以準備嗎?時間是上午、下午、還是晚上?如果還有其它的演講者,您被安排在什麼順序出場?(順便一提,建議您永遠自願第一個或最後一個出場).簡報是安排在禮拜幾呢?所有的這些資訊都必需要弄清楚。

3.內容.內容.內容

不論您簡報呈現的技巧再好,或者您使用的視覺傳達(投影片或媒體)作的再漂亮,如果您的簡報不是以充實的內容作為基礎,那麼簡報是不會成功的。請別誤解我的意思,我並不是說只要內容充足,簡報就會成功,這是不太可能的。一場成功的簡報,內容充實只是必要條件,但不是唯一條件。當然,為了跟聽眾傳達及完成簡報目的,您仍然需要準備充實的簡報內容(指的是:對聽眾而言適當的內容).

要提醒您:雖然我不斷強調內容的重要性,但我也希望您能分辦什麼是”資料轟炸”.不幸的是:這種情形十分常見。例如:當簡報者不斷的在演講時丟出一堆資訊,但卻沒有搞清楚這些資訊是不是對台下的聽眾有用,這就是”資料轟炸”.另外一個例子是:呈現的資料跟先前的簡報資訊沒有什麼關係,這也可能是另一種資料轟炸。一般會發生這種問題,大部份是因為簡報者擔心,如果沒有將所有的資料呈現出來,並告訴聽眾全部的細節,那麼可能就無法讓聽眾完全的暸解,簡報者想要表達的東西。

請不要掉入”想要告訴聽眾一切細節”這個陷阱裡,您應該作的,是用最簡捷有效的方法,讓聽眾知道他們需要知道的一切。


4.保持單純
單純並不意味著無知,老實說,如果有人認為單純就是無知,那才是真的無知(Jeff 註:果然深有禪意)。保持單純對簡報者來說其實並不簡單,但卻能得到聽眾的讚賞。保持單純其實更意味者:您需要有更深度的思考及計劃,因為您必需決定:那些是需要的,那些又是可以捨棄的。什麼您傳達的重點精髓?在您準備簡報時,有一些根本上的問題您需要問您自己。以下是就這個問題的練習:

練 習

在你的簡報中,如果您的聽眾只能夠記住3件事,您希望這3件事會是什麼呢?
(1)
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(2)
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(3)

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