準備及規劃簡報的小袐訣(3)

原文作者：Garr Reynolds (原文出處）

翻譯：Jeff

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8. 您能通過電梯測試嗎 ?

用電梯測試法來檢查您的訊息是否清晰，這個練習將強迫您在 30~40秒內，將您的想法推銷出去。想像一下這個情境：您已經安排好跟產業界的龍頭見面，要跟他推銷您的一個新構想，該公司在這個專業領域已是世界頂尖，他們除了資金充足外，見面的時間也很不好安排，這對您而言是一個千載難逢的機會，因為如果能得到他們領導團隊的認可，您就幾乎成功了。當您剛扺達副總裁辦公室的門口時，副總裁突然手拿公事包及大衣走出來，嚴肅的說： “很抱歉，我們剛好有急事要出門．我們一起走到大廳去，邊走邊講．．．．．”，想像一下這一幕，您有辦法在電梯抵達1樓並走到停車場前，跟副總裁推銷您的想法嗎？您確定可以嗎？這個場景並不令人喜歡，但卻是可能發生的。為什麼這個測試很重要呢？我們來假設一下：譬如說您在無預警的狀況下，被要求將簡報時間從20分鐘縮為10分鐘（或是從1個小時縮減為30分鐘），您能做到嗎？真的嗎？也許您永遠也不會遇到這種狀況，但強迫您面對這個情況，將可以使您想傳達的內容更嚴謹而清晰。

“I Can See You Naked” 的作者 Ron Hoff 提醒我們：在簡報規劃的階段，您應該要能通過所謂的 “David Belasco” 測試，David Belasco 是一位成功的製作人，他認為所有成功作品的核心理念，必需要能用簡單的文句，寫在小小的名片背後。您可以試試看，是否能將您簡報的內容濃縮成菁華，寫在一張名片的後面？如果您做不到，那麼您可能需要再想一想，您簡報內容的核心到底是什麼？上述的這二個方法，是您在打開 PowerPoint (或Keynote )之前，一定要作的事情之一。

9. 說故事的藝術

故事，是簡報的要素，最好的簡報者，都是用故事來闡述他們的論點。通常來說，要解釋一個複雜的觀念，最容易的方法就是利用實例或是故事，來強調整個重點。對聽眾而言，故事是很容易記住的。如果您希望您的聽眾記得您的簡報內容，那麼您應該去找一些跟主題相關，或是令人難忘的故事。您應該挑一些好的、短的、有趣的故事或例子，來支持您主要的簡報重點。

補充一點，如果您可以將整場30分鐘的簡報，想像成是一個跟聽眾分享故事的機會，這對您將會有很大的幫助。好的故事要有一個清楚而有趣的開場，中間的內容要刺激並且吸引人，並且用清晰而有邏輯的架構作為結尾。（Jeff 註：起承轉合）。我曾經看到一些很不錯的簡報者（儘管還稱不上頂尖），他們表達的方式很一般，使用的投影片也很一般，但相對而言卻得到很不錯的效果。這是因為他們使用了清晰而簡單的故事，去支持他們的論點。空談一些構想是沒有用的。如何應用或展現您的這些構想，這才是聽眾所想知道的．

10. 如何建立信心

您簡報的準備越足夠，您就越不會緊張。因為您已經花時間去建立簡報的邏輯架構、設計適當且專業的輔助素材（如投影片），這會使您緊張的程度會減少許多。如果您能實際用投影機及單槍（假設您使用投影片），並將簡報過程彩排幾次，那麼您的緊張就會完全融化掉了。對於未知，我們會覺得恐懼，如果我們熟悉整個簡報的素材，演練過整個簡報的流程，清楚的知道下一張投影片會是什麼，並預期到可能會有那些問題，那麼我們將會消除掉大部份的未知（但不是全部）。當您將未知消除，並減少焦慮及緊張，那麼您的信心，自然會取代掉那些焦慮跟不安了。