工作與生活的技術-寫下,才開始做!

上週答應大家,會把「寫上你的工作」這篇寫完,今天就來仔細談談,寫下你的工作,有哪些系統化的做法,是用在我自己身上的。

先講三個大原則:

1.腦子是用來處理事情,不是用來記事情的

這個已經有太多的科學研究,如果刻意要把事情記下來,反而注意力及能量都花在記憶上,卻損耗了處理事情的能量。因此,記錄可以降低認知負荷,把能量及注意力釋放出來。進一步的理論,可以看一下認知心理學,或是像我之前寫過推薦的 GTD ,也有很多說明。

2.最淡的記錄,比最深的記憶都還深刻

你還記得上個禮拜三想做或待辦的事嗎?我記得,因為我有記在電腦上。當然,手寫或電腦都可以,只要寫下來,除非找不到 … 不然就一直在。不過怎麼有系統的記錄?手寫跟電腦的搭配,這個也困擾我一陣子,最近才調的順一點,這個我稍後會講。

3.寫下來才會聚焦

這是我覺得非常重要的關鍵!有多少次你心裡想著要處理 A,但是電腦一開,就被其它事情抓走注意力了!等到回頭想到原來是要處理 A … 時間已過去了!所以,把工作寫下來(電腦/手寫都好,但在工作順序的部份,手寫更佳),可視化之後,接下來在處理時才會聚焦,也降低分心的可能性。

好,原則講完了,接下來是我目前操作的實務方法,雖然只是寫下來或記錄在電腦中,但是如何整合?如何整理,並且真的讓它發揮作用?這個對我這個不會整理資料 & 永遠找不到資料的人,也試了好久 … 才找到適合我的方法,也提供給各位夥伴們參考:

 

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1.記事本每日待辦事項

在我的書桌上,會有一本小筆記本(最早是用便利貼,後來不易整理,改用小筆記本)。每天早上開始工作前。我會先試著「不要打開電腦」,然後用一頁記一下我今天想處理、或是待辦工作。

當然,所謂的待辦事項,不止是工作、其它像生活、家庭、個人,想做我都寫。像以寫文章的今天(10/2),我早上寫在記事本上的是:

。Schema & Information Process Theory (註:我研究用)
。Reply mail 給2個客戶
。寫一篇文
。直播-紀律&自由
。call MJ
。看某平台提案
。Mail 某平台
。修馬桶
。遊戲化課程記得上
還寫了:Steak(中午來吃),Run (下午跑步)

寫了這麼多 … 最好一天做的完(笑!)

但,做不完沒關係啊!我寫下來後,就會挑出最重要的關鍵事項,像一早我已經把研究的資料看過一輪,然後現在正在寫文章,中午要來直播,連修馬桶的水管早上都先買好了 … 。就這樣,我記起來,接下來處理事情,就不會失焦!

 

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2.便利貼臨時提醒

我還是很喜歡用便利貼來臨時提醒自己,讓自己不要忘記。像是早上出門送小孩前,我就在便利貼上寫下「記得買水管」「去云寶學校處理事情」,然後把便利貼帶在身上(為了怕忘記,跟車鑰匙放一起,哈!)。出去回來 … 就按照便利貼上的事情處理,沒問題!

重點是:在開車時,我臨時又想到:要連絡某朋友,然後要 message 給建築師,我也是用這張便利貼(用同一面,因為翻面我會忘了看 XDD),用筆快速寫下。這樣我就不用花時間記得,也可以回來再好好處理。

當然,因為是臨時記事,所以便利貼我也會丟來丟去,如果真的很重要的,就會轉貼到剛才那本待辦事項記事本中。

 

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3.列入追蹤的進 Evernote

別誤會了,我從來不是能把事情整理好,或是記錄狂 XD,看我書桌有多亂就知道了!我只是試著找一些方法,來釋放我的注意力,也彌補我忘的比記得快的問題(記憶體太少,又是單 CPU )。

但是因為記事本我大多固定放書桌(才不會找不到 XD),然後便利貼隨手丟(處理完後不留),有些想做的、想買的、想處理的 … 又沒法現在做,我就會讓他進 Evernote。

做法是:我會開一個月份的待辦清單,譬如名稱 201909 待辦事項,然後在裡面會寫下每天日期(譬如 0903),然後寫下待辦想辦的事(或是想買的東西XD),前面還會用 Evernote 的清單勾選方塊功能,做完了就打勾!

之所以會一個用只用一個檔,是因為這樣就不用一直換檔案,而整個月的待辦事項都會累積,像一個 List 一樣,看一眼就能提醒自己,什麼還沒做完。下一個月,就再換一個檔名就好。簡單方便!

小結

透過小記事本每日工作、便利貼隨時記錄、以及 Evernote 待辦追蹤,我就能把每件事都完成???哈哈,你會不會想太多!記下來,不見得會完成啦!但沒有記下來,你連要完成什麼都不知道!

至少透過這些工作記錄法,把工作先寫(或打)下來,然後開始執行。我的工作還算蠻聚焦的!重點是:我不會花太多的精神,在記憶&回想事情,可以讓自己腦子更清楚!也不會被太多其它的東西吸引而失焦,沒有保持在重要事情的專注上。

說實話,我真的是不會整理資料的人啊!但不會整理資料,也有不會整理資料的存活法 XD(譬如:用電腦快速搜尋,在 1秒內找到想要的檔案),這些都以後再跟大家分享!然後,我想你也許會有更好的工作記錄方法,如果你用了有用,或是你有更好的改進(要實際自己用過哦!),也歡迎您留言跟我分享哦!

我們下週三見!

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