事情很多，但心不亂

原刊於 2026-10-08 的「福哥來信」。

福哥來信 / F 學院的朋友，這個禮拜好嗎？

前幾天，我的年度會員 L 教授問我：他有很多事情想做，但實在太多了，不曉得怎麼好好管理，福哥有什麼看法？

這個問題，真是問的太貼切了！哈！如同前陣子我提到：F 學院回到了最精簡的團隊（那封信在這裡），但現在的生產力大概是以前的 10 倍！就像 F 學院的網站，我想改至少兩、三年了，一直卡著沒動，結果這次中秋連假，我一個人帶著兩、三支 AI，幾天就做完了！還有週年慶活動，也是由我領著 AI 總經理跟AI團隊處理中，表現還不錯，到現在已經送出快要 200 本簽名書了! 謝謝大家的支持，第一階段目標達成 130%。

事情很多，但是卻能一件一件事情都完成，到底是怎麼做的呢？這就是我想要跟大家分享的事情。

雖然事情很多，而且每件事情也都很重要，但是……我並不覺得慌亂或失控，不是因為我特別厲害，而是我有 3 個方法。

方法一：先寫下來，再去做

事情一多，我們的腦子常常不是在「處理」事情，而是在「記」事情。你一定有過這種經驗：正在做 A 的時候，突然跑進來一件 X，處理完 X 之後 … 咦？我剛剛是要做什麼？（對，我也常常這樣 XD）

所以我做事一定先寫下來。有時寫在便利貼，有時寫在筆記本，重要的寫左邊、次要的寫右邊（你去看過《工作與生活的技術》了嗎？裡面有談到這個做法）。關鍵就是：不要把大腦當成記事情的工具，而是當成處理事情的工具。

不過重要的事情不要寫一堆，每件都重要，就等於沒有一件重要。所以每天我會問自己：今天最重要的 3 件事是哪 3 件？然後從這 3 件開始。

還有一個心態：事情一定是做不完的啦！認真的人做完一件，一定還有下一件想做。說不定連 3 件都做不完（我就常常這樣，哈），但沒關係，至少你是從最重要的那件開始的。這也是我很欣賞的管理大師：杜拉克一直在講的。

方法二：敏捷工作術，以及看板管理

第二個方法，是我寫論文、做大型專案時都會用的「敏捷工作術」。簡單地說，就是把一件大事切成一小塊一小塊，每一、兩個禮拜衝刺出一個小成果，再慢慢累積成大成果。

像我為了把知識工作者的 AI 應用課錄好，自己寫了一個錄影軟體（是的，為了錄免費課自己寫軟體 XD），也是先做出最小可行的版本，再從 V1 改到 V2、V3。F 學院的網站也一樣，不可能一次就完美。

這就是我常講的：先求完成，再求完美。這不是叫大家隨便做，大家知道福哥的個性，我一定會想辦法把事情做好。只是「把事情做好」，跟「第一次就做到最好」，是兩件事。

敏捷裡還有一個我很愛用的工具：看板管理。分成 To Do、Doing、Done 三欄。我座位上方的小書櫃，就貼滿了便利貼，每一張是一個一、兩小時可以完成的任務，開始做就移到中間，做完就移到右邊。現在書櫃上大概貼了 50 張吧（有點壯觀 XD）。但人不可能一次做 50 件事，所以 Doing 那一欄，我最多只放 3 件。

有人會說，幹嘛這麼麻煩，記住不就好了？但你我都知道，我們是記不住的。事情一多就會雜，一雜，用台語講就是心情會很「煩躁」。你可以很忙，可以有很多事情，但至少，心情要是好的。

方法三：讓 AI 當你的幕僚長

以前我也試過手機的待辦清單，但寫進去之後，我就不會去看了（是的，我承認 XD）。後來 AI 出現了，我發現我找到一個新方法，做一個 AI 幕僚長，專門提醒我做事！結果－有用！

方法是我架一台 Mac mini，24 小時不關機，裡面跑一個 AI agent，專門負責提醒我、幫我抓方向，我叫它「AI 幕僚長」。我用語音跟它說最近的重點方向，它就每天透過 Telegram 早、中、晚各提醒我一次，非常盡責。

不過 AI 也有缺點，就是有時候會太鑽牛角尖。我跟它提到想做 AI 應用課，它就一直繞著這件事打轉：「軟體開發完成了嗎？」，忘了說不定週年慶、其他事業更重要。這時候就得把它拉回來，跟它說：我要你顧的是大方向。（感覺有點像在帶新人吔，哈！）

所以 AI 可以主動提醒你，但怎麼帶領它，還是你的功課。這些技巧，我在 F 學院免費的「知識工作者的 AI 應用課」裡陸續都有分享。

小結

寫到這裡，我發現這 3 個方法背後，其實都在做同一件事：承認事情永遠做不完，然後選擇。選擇今天最重要的 3 件、選擇 Doing 只放 3 張便利貼、選擇提醒 AI 看大方向。說穿了，管理事情不是在管時間，而是在管「我要把有限的精力，留給什麼」。

雖然 AI 越來越強大，能讓我原本三年想做沒能完成事，竟然一個連假就做完了！（真心大驚！）。但能做的事越多，反而越要清楚自己想往哪裡去，不然只是變成一個更有效率、卻沒有方向的蜜蜂而已，這句其實也是在提醒我自己啦。

謝謝 L 教授的問題，讓我重新整理了一次自己的方法。你呢？最近是不是也有很多事情？如果你有自己的好方法，也歡迎回信跟福哥分享哦！

與你分享。

P.S.2：這個月上了《經理人》雜誌的專訪，照片也有在上面，談的是福哥新創的一個事業：企業百大講師推薦，有空可以到雜誌上看看福哥喔！