萃取精彩簡報的5個法則:談2020 憲福年會演講

剛結束的 2020 憲福年會,憲哥負責節目企劃、講者邀約、全天控場,懂事長 Ariel 負責所有行政作業,從獎品挑選製作、所有禮物及報到流程準備、以及帶著所有工作人員夥伴,進行當天現場的指揮及調度。

我只有一個任務:負責最後壓軸的一小時演講。很簡單,但也很不簡單!

昨天年會順利完成,精彩的程度 … 我自己讚嘆不已!特別是聚焦這次主題「寫作」上,所有上台分享的作者,都是一時之選!文字功力好的人也許很多,能出書的就少了一點、出書又能賣的好的又少了一些,而出書賣的好,上台又講的好、投影片還做的很精彩的 …. 我想都在年會那天出現了!還有下午20桌的世界咖啡館,擔任桌長的 … 都是嚇人的大卡&大神!把這些人聚集在一起,跟大家共渡一天,分享大家寫作的壓箱寶 … 這真的像是日語中的「一期一會」,錯過了就沒有了!也不是花錢就能做到的!所以如果明年的憲福年會,真心建議大家要把握機會啊!

而這麼重要的現場,由我擔任最後一棒的演講。我到底要怎麼準備呢?

一個好的道理或原則,應該放緒四海皆準!至少要有跨領域的通用性!年會那天我跟大家分享了 「Espresso 萃取人生的5個法則」,除了用來詮釋我在「工作與生活是如何高效產出」,也再把這5個法則套用在「打造一個家」的跨領域主題上。接下來我們也試試看,是不是能用這5個法則,來「萃取」取一份精彩的簡報或演講吧。

2019/9/23 寫下的記錄

1.聚焦目標

咖啡有2種,一種是我泡的 3x Espresso,另一種是其它的咖啡 XD。簡報也有2種,一種是 ____,另一種是____。這句話雖然是開玩笑的(大家別介意啊)。但不同的目標,會決定不同的準備方式!

如果只是想上台,那我現在不用準備,隨時可以上台!但如果想要「厲害」的演講或簡報,就真的要花時間了!

更重要的是:我心裡總是想著,從觀眾的立場「為什麼要聽你講這些呢?」要分享的這些內容,對台下能有什麼幫助?聽完之後能夠記得什麼?回去後還能做什麼?把觀眾的獲得當成目標,以終為始 … 才是最重要原則啊!

 

2.投入時間

其實花最多時間,是內容故事線的安排!曾經想過用3個故事(工作/生活/新家),再帶入3個學習;也想過用3個能力(專注力、堅持力、影響力),每個能力再搭配不同的故事或例子。這樣大概想了 3個月!也貼了一大堆便利貼!最後面才萃取出五大原則,然後再用這五大原則套進工作生活,以及打造一個家的歷程。從一大堆雜亂的想法中,萃取出有共通性的精華,這個真的很傷腦力,很花時間啊!

投影片製作還好,也就花一個禮拜而已!(什麼叫而已!!一個禮拜,每天3~4個小時的黃金時間,都在弄投影片&找照片,還把 2019 年超過 15000 張的手機記錄照片全看了一遍!)

原本3大能力的想法,後來又打掉

3.排除干擾

在年會之後不到 10 天,就是我博士班論文計劃書口試了!但為了專心準備,我花了一週的時間,暫時「放下」計劃書口試的事,專心只準備年會演講的投影片!

然後,甚至在年會活動的籌辦上,也要感謝老大憲哥&懂事長芋頭,讓我可以完全不管籌辦的事情,專心的只準備這場演講(再次謝謝夥伴們)。憲哥很了解我的個性,要上台前 … 會把自己關起來,完全不管其它的事情。就只是專心準備!

推掉所有的工作,推掉所有的事情,排除一切的干擾!在年會前的一整個禮拜,專心準備!(前題是:已經花了好幾個月,在心裡順完演講的流程)

 

4.適度休息

當然也不能一直準備或一直練,適度休息一下,讓腦子放空一下,才會更有效率。

還是一樣黃金時間工作的原則,我都是4:30~5:00 起床,然後開始做投影片、找照片、安排流程。7:00 ~ 9:00 接送小孩,9:00 ~ 13:00 再繼續做投影片,或在腦中構思一些細節的安排。13:00 之後 … 就休息了!(因為吃完午餐後,我腦子就空掉了 XD)

利用有效能的時間來準備簡報,才能產出更好的內容。其它的時間腦子空了,就讓他放空吧!

當然,年會的前一晚,雖然是總統開票之夜,我還是10:30 就睡了!然後本來那天要去騎單車訓練的,也先休息一下。讓自己有更好的體力跟狀態,呈現在觀眾前面。

請坤哥來家裡看演練(照片為坤哥拍的)

5.堅持到底

大家不知道的是,我在準備的過程中還是會有很多雜念,像是「也不過就是一場演講,有必要花這麼多時間準備嗎?」「上台分享一下就好了,需要這麼要求嗎?」「再過幾天就要口試了,應該要去準備吧?」「準備了這些,之後還有什麼用嗎?」。這些不同的雜念,常常在腦子卡住時,經常出現。

但,我不接受我只有平庸的表現!因為來參加年會的夥伴,都是抱著期望而來的!我不能讓大家失望而歸。

所以,就握著拳頭,持續堅持著!除了自己在腦中構思外,也事前排了幾次非正式的演練。年會前4天去佳世達上課時,跟公司內CIP 簡報冠軍 Eric(很榮幸上過我的課),我分享了一次; 年會前3天請胤丞老師來家裡,跟他分享又了一次;年會前2天請坤哥來,又再分享了一次;甚至在上台前3個小時,為民因為下午有事要先離開,我又跟他分享了一次!透過這樣一次又一次的事先分享&非正式演練,我自己去看看說的順不順,然後一次一次修正。

上台前2個小時,跟早上的講者育聖老師,一起坐在休息室裡。我只是看著電腦,腦中在順著流程。他沒說話,我也沒說話 … 。後來我開口:

「其實簡報或演講,也沒誰比較厲害 … 比的只是誰花的時間比較多,誰能堅持練到最後一刻啊 ….」

前2天從育聖老師的文章裡,也可以看到他花了多少時間,堅持要把這場年會演講做好了!

上面櫃子的便利貼是想法,然後用一週做投影片

小結

在 2020 憲福年會-寫作高峰會當天!仙女老師第一棒上台,頭也不回的順暢切換投影片;然後為民醫師找出了高中時代的散文跟新詩得獎照片、Jill 的影片開場及國外出書經驗、卡姐重新分享自己新手上榜的兩大技巧、懿聖醫師分享的寫作動力黃金三角 … 。這些老師們每個上台都超強的!我認為都超越 TEDx 等級(有2位已是 TEDxTaipei 講者)。然後接下來的特別來賓:靜如律師娘、育聖老師、打造爆紅推手 Jerry、以及國際奧會女性與運動獎得主柏君老師,每個人都拿出壓箱寶 … 。再加上下午世界咖啡館的19位超級桌長(櫻憓、守智、Tracy、士瑋、潔欣、培芸、Eva、敦國、皓雲、子玶、牛奶姐、Dr.Selena、楊斯棓醫師、乃凡、胤丞、淑慧、Andy、老鄧醫師、X博士),每一位都是獨當一面,可以台上教課,台下寫作的大神啊!真心 x 100 的覺得,來報名是賺到啊!(然後還有超好看的憲福款-合成帆布包)

擔任最後壓軸的講者,講的好不好 … 不是我說了算!(要大家覺得才算,哈!)。但是,那天參加的夥伴可能發現了,用「萃取人生的5大原則」:聚焦目標、投入時間、排除干擾、適度休息、堅持到底,不止可以用來解釋我平常在工作與生活上是如何有效產出,也可以用來解釋我是怎麼花2年2個月打造一個新家。甚至現在還用來詮釋我是如何準備這次 2020 年憲福年會的簡報跟演講。

從經驗中萃取精華,找出一個通用的原則,再用這些原則去檢視不同領域的經驗,再轉移給大家。我想至少在這個部份,我應該做的不錯!希望這5個萃取人生的法則,也能讓您更有效的產出。不管是工作、生活、寫作,或是上台、簡報、演講 … 都有用!
我們2021 憲福年會,再見!

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#你是優秀傑出或頂尖呢XD

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