如何準備一場七分鐘的簡報:2020專業簡報力同學會

上台的前一天,簡報內容已經調整得差不多了。跟研究夥伴-也上過專業簡報力課程的雅芳開完線一會議,順便就一對一真實演練一下,結果時間掉到9分40秒⋯ 。雅芳說:「沒關係福哥你是教練,要講多久都不會有人阻擋你⋯」。我笑著回「就因為我是教練,所以要跟大家一視同仁,用一樣,甚至更高的標準要求自己!」

演練結束的第一件事情,就是開始砍投影片!多少時間,講多少事情!時間的限制,其實就是一種淬煉!更短的時間,才能夠淬煉出更紮實的簡報!

 

專簡同學會

本來 2020 年初就打算約一場專業簡報力(以下簡稱-專簡)同學會!專簡從第一梯到現在 18 梯,有超過300位熱愛簡報技巧的夥伴們,接受過專業技巧的訓練(或是磨練 XD)。今年想找個時間,約大家聚一聚,看看大家這幾年的成長跟體會。也訓練驗收大家的簡報技巧 XDD

雖然因為疫情之故延到了9月,但是同學會邀約一發出,就有快 30 位夥伴報名分享!其實主動分享的夥伴絕對是正確的!不止一定可以參加(最終有很多聽眾人報不上名),而且上台的過程,也是一種整理跟學習。

然後,身為教練的我 … 也當然要來一段 7 分鐘壓軸簡報!沒錯,我跟大家一樣…也是7分鐘!

 

永遠站在聽眾的立場

其實這個禮拜還是很忙,準備接近尾聲的教學的技術線上影片,還是需要我給最後的回饋:準備要出版的新書,開始有一些收尾的工作要做;更不用說重新啟動的論文,需要花時間讓自己進入狀況!

說實話,本來想說只是把前兩個月在說出影響力同學會的內容,配上投影片應該可以很快搞定!在上台前一週才突然想到,這次只有7分鐘啊⋯ 跟說出影響力的20分鐘不一樣!完蛋,這表示內容又要重新規劃跟架構了!

其實在構思簡報時所做的,也就是每次教大家的東西!那3個核心問題:

「如果我是聽眾,我對(簡報者)哪一些內容最有興趣?」

「對於這些內容,聽眾的心裡面可能會有哪些問題?」

「聽完了這一場簡報,對聽眾的我到底會有什麼收穫?」

把塞三個問題濃縮成一句話:「站在聽眾的立場!」,你有站在觀眾的立場,換個角度替他們想一想嗎?。雖然這句「站在聽眾的立場」,聽起來最簡單,但在我過去的經驗,這同時也是最難的事情。

簡單的部分是,只要你這麼作,你的主題跟內容就不會有很大的偏差,能夠聚焦,並且符合聽眾的期待。

而最難的部分是:常常表面上我們說「站在聽眾的立場」,但是心裡面永遠想的是「我自己想講什麼最重要⋯」,因此再怎麼站⋯ 都是站在自己的立場⋯而想像不到聽眾的需求。

 

這跟我有什麼關係

就以我為例,如果我只是講我的「五十而知天命」,怎麼樣實現我的天命計劃⋯ 這對聽眾有什麼幫助呢?跟大家又有什麼關係呢?而這個主題太大, 7分鐘一定講不完的!

那如果我只濃縮在其中一個計劃,譬如說創下紀錄的:教學的技術線上課程募資計劃⋯ 雖然看起來很厲害,但這個募資計劃,對聽眾到底會有什麼幫助呢?身為聽眾,我為什麼要聽你講這些?我又不募資,又不做線上影片,聽完之後對我會有什麼幫助呢?跟我又有什麼關係?

講的白話一點:你覺得很棒的內容,跟我有什麼關係?我又能從中 … 得到什麼收獲?

當你不斷地在思考這些問題,你就會去做一些取捨,有些東西也許對你自己很重要,例如說我在募資過程裡面所評估的產品定位,價格規劃,甚至如何操作行銷⋯ 但是這些細節的內容,對台下不需要募資的夥伴們是不是真的有幫助?如果沒有,那我應該講些什麼?

而且永遠要記得,時間有多長,就講多少東西!不要說什麼「東西太多」「時間不夠」… 你真的有濃縮出最重要的精華嗎?7分鐘/30分鐘/1個小時/1天 … 時間不同,焦點不同、方法不同。要把時間的因素考慮進去。

 

流程確定跟投影片

其實花最多時間的,是在思考到底要講什麼?以及到底什麼不用講?把這一些的想法跟流程,用便利貼貼出來並且確定之後,接下來再用大字流投影片的方式,把它確定成投影片的流程稿。

其他的,就只是找照片的工作而已了。一樣圖像化、半圖半文字、大字流,再配合切割的段落投影片。然後思考有衝擊力的開場、有連結的收尾。也許再加上幾段剪輯好的影片或動畫強調效果 … 。其實流程確定後,投影片用我在「上台的技術」裡教的技巧,真的很簡單啊。

 

 

演練演練演練

演練有分兩個階段:第一個是在心裡面默念流程,第二個是真實的找人演練。

在心裡面默念流程的標準是,不看電腦,可以記得每一張每一張投影片。沒有記錯的話,那一天7min,我大概有65張投影片. 包含了三段自動播放的影片。

因為這整個禮拜真的比較忙,我需要更早的時間讓他確定. 所以要求自己在前三天就要定案流程, 不要再大改了.因此前兩天可以確定每一張投影片,都可以順利地在腦子裡面流動,三大部分,從任何一部分開始,我都可以一張一張的在腦子裡面切換。

而在倒數一天,我透過線上跟雅芳開會的機會,用一比一的方式演練了一遍(就是當成正式上台的樣子),在那一次演練發現了超時2分半的問題。沒關係,砍投影片就是了!有些東西覺得很重要,但是只要沒有時間講,就應該要砍!讓東西內容再精簡一點,再少一點!我從八十幾張投影片,砍到六十幾張!

當天早上五點起床,在沖澡的時候腦子再把每張投影片,在腦子裡面跑過一遍。第一張,第二張,第三張⋯ 不需要看著電腦,就能讓投影片在腦子裡面一張一張的流動。我跟大家說過的方法,也就是我自己做的方法。沒有什麼特別,就只是紮實的做到。

開車去高鐵時,我跟老婆說我先跟你演練一次,但是電腦不用打開,只要我手彈指一下,就是表示我切了一張投影片。然後我打開計時器,設定7分鐘的時間⋯。在最後一個彈指時,時間剛好到,誤差應該在一秒以內吧!

 

 

現場觀察及最後調整

當天去到現場,因為電腦不小心遺失在高鐵上面(這真是一個可怕的考驗,哈哈哈),我根本沒有時間再調整或改投影片,但其實我也不建議在最後一天再做任何大調整,因為這些調整都沒辦法消化。增減一張兩張也許可以,大改就完全不需要了。

中午休息的時候我在讓投影片在腦子裡面演練一遍,確保熟悉度都還在。在上台前最後一次休息時間,我又再讓他跑過一遍。如同我跟大家講的,你不需要去記得每一句話,只要去記得每一個畫面,只要記得流程,就會流暢。

上台之前,我有特別觀察了一下一整天,哪一個簡報位置是比較好的,從後面來看站在那邊會更有效果?為了我發現,還是要做適當的位置轉換,所以我大概也規劃好了待會簡報的位置。

 

 

享受簡報的盛宴

當天的二十幾份簡報,每一份都很仔細的、非常享受的聽完,說實話我不想給任何的三明治回饋⋯ 我知道大家都很用心,一整天聽了二十幾份精彩的簡報,大家都沒有疲倦的感覺,有的只是讚嘆驚訝跟笑聲!這些簡報,都是用時間跟生命投入,所換來的成果!不管最後呈現怎麼樣,我知道大家用心了!這樣很棒!

在簡報結束之後,還有很多的夥伴視訊給我,要求我給大家簡報後的回饋⋯ 現在是怎麼樣,不給三明治不罷手就是了 XD

看了大家的表現 …. 我還是一樣不給大家回饋^^. 大家已經很棒了,辛苦了! 也許我能跟大家分享的,是我準備這份簡報的經驗! 一直到今天,我還是可以不需要打開電腦,就記得每一張投影片- 合計65張!

「也不過就是一場7分鐘的簡報,需要這麼用心準備嗎?」。也許,這個問題不用問我,應該要問:因為簡報,而轉換人生、轉變職涯、變的更好的專簡夥伴吧!

我以大家的表現為榮!明年專業簡報力同學會,我們下次見!

 

#你以為的毫不費力其實背後有太多的努力

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