公司內部簡報的秘密：What與So What

原刊於 2024-02-14 的「福哥來信」。

內部簡報技巧的秘密：What？ and So What？

在某次國內的頂尖製造大廠上課後，學員 Tony 問我「在公司內部簡報，也要用簡報技巧嗎？」。進一步追問，才知道身為小主管的他，開始要參與許多不同的簡報現場，從週報、月報、季報、甚至年度報告，這些場合都需要簡報。但他開始聽到主管的抱怨他的簡報「沒重點」「沒邏輯」「太瑣碎」….。他也試著做出調整，看了巿面上很多的簡報書、做出更漂亮的投影片、甚至想辦法把事情從起源到結果，更詳細的敍述清楚，但是資料放的越多，卻被主管嫌棄的越多。他試著加上故事，但又被主管指正叫他不用加上這些花俏的技巧，有什麼內容直接說就好！這也不行、那也不行，他被講的越來越沒信心。所以趁著簡報課程的場合，問我關於公司內部簡報的問題。

提到公司內部簡報，我馬上想到了好朋友 Eva，她大概是我心中最有經驗的簡報者之一。身為公司經營層的高階主管，Eva 常常要上台簡報，也常要聽很多下屬報告。關於簡報，她有太多的經驗了。不管是對外提案、對內的董事會報告、還是參與公司內外大大小小的會議，聽許多不同主題的簡報，行銷主管出身的她，經常必需要在簡報時掌握狀況、做出決策，或是用自己的簡報影響他人，得到預期的改變。但有句話「最優秀的人比你還要努力」，Eva 就是這樣，即使簡報經驗已經是專家級了，她還是來到「簡報的技術－專業簡報力」訓練課程，讓自己的簡報技巧更上一層樓。而幾年之後，她的職位及表現也又升級好幾個層次 ….。

簡報必問2句話

關於公司內部簡報，記得 Eva 告訴我，她最在乎的就是2件事「What？ and So What？」。她笑著說，這2句話，就是她做好公司內簡報、甚至是對外簡報的秘訣。

第一個 What ?：今天簡報的目的是什麼？要對誰報告？要報告哪些事情？在一開始先問自己這個問題，搞清楚自己想說的內容。這也就是我曾跟大家分享的 G.A.P （參考連結）. ，也就是目的（Goal）、觀眾（Audience）、目標（Purpose）。一開始就要先搞清楚這些事情，簡報才有機會滿足觀眾－也就是主管或客戶的期待，不會有 GAP（差距）。

第二個 So What？：當你想好 G.A.P.（目的、觀眾、目標），接下來應該多問一步，問自己「所以呢？」。譬如說：這次的簡報目的是業績報告，「所以呢？」；目標聽眾是業務主管，「所以呢？」；簡報的目標是要更多的資源投入，「所以呢？」

Eva 笑著說，如果自己不問「So What？」，那她就換成她會在報告的現場追問「So What ？」。我可以想像她帶著犀利的語氣，追問這個問題的表情。「一定很有壓力吧？」我說。「可能吧？但公司簡報，不浪費彼此的時間，如果簡報者不先想清楚，那也只能由主管來追問了 …」，她淡淡的說。

內部簡報準備實例：What 階段

我請她舉個例子，更清楚的說明「What? and So What？」的應用。她說：譬如業務部門的季度報告，在「What？」的部份：

目的：回顧業績、確認計劃、看看有沒有問題或需要主管支援

觀眾：業務高階主管，想看數字做決策、期望聽到有證據支持的計劃

目標：

1.雖然上一季目標只達成90％，但原因為現有產品已到銷售未期

2.下季新產品上巿後會再帶動一波銷售，會完成年度銷售目標，請主管放心。

3.新產品上市需要增加廣告投入，請主管核準行銷支出。

內部簡報準備實例：So What 階段

有了這個清楚的 GAP 後，接下來問 So What ?

1.這次報告的內容是季度報告應該講的嗎？還是先私下跟主管說一下，先在報告前溝通？

2.要怎麼報告，才能在一開始就讓主管放心？是不是先談結論？壞消息跟好消息都一起說？一開始也讓主管知道需要哪些決策支援？

3.提出來的內容有沒有佐證？有沒有數字？有沒有證據？確定是舊產品銷售未期嗎？數字在哪裡？新產品上巿一定會帶動銷售嗎？證據在哪裡？

4.增加廣告支出後？接下來呢？要做哪些事情？計劃呢？分工呢？時程呢？如果事情不如遇期時，Plan B 呢？所有安排的事情，都準備好了嗎？相關單位有先溝通了嗎？

5.要怎麼把這些資料消化掉，讓主管更快可以理解？簡報流程該怎麼設計？要有案例嗎？時間要排多久？要有輔助資料嗎？要切成怎麼樣的結構？對報告內容完全理解了嗎？有事先想過主管要問哪些問題嗎？

聽她一口氣講完這些，我只覺得「哇！」，想不到只有2個問題「What？ and So What？」，會引發後續這麼多思考啊！

戰術與戰略

Eva 接著說：「當然，不同的簡報，像是週報／月報／季報／年報，都各有不同的目的」。但總結來說，只要切成「戰術簡報」「戰略簡報」這2個大方向就不會偏離太多。

戰術簡報：像是週報、月報，這個週期較短的報告，主管想要知道實際執行狀況、並確認執行成效、即時修正問題，並調整方法，這是週報或月報的核心目的。因此要先報告成效或問題，並想好解決方案，讓主管能快速做出決策。

戰略簡報：像是季報、年報，報告的目的是做戰略方向的調整，看看下一季、或下一個年度，應該往哪裡去？哪邊是機會？有什麼挑戰或風險？需要哪些資源投入？要先抓出大方向，再用一些案例或證據來支持。所以方向一定要抓對，甚至可以在會議前跟主管私下先有些討論，簡報只是最終成果的呈現。

小結

面對目前來提問的學員 Tony，我他分享 Eva 的公司內部簡報的秘密心法「What ? and So What？」。當然，不同的公司、不同的產業、不同的部門、不同層級的主管，各自有不同的變化。但只要抓住「What ? and So What？」這2個大原則，應該就有機會適應不同的簡報變化，讓公司內部簡報，更有機會符合主管的期望，不止達成你的簡報目標，也讓你的工作表現更有機會得到公司的肯定！

看到這幾年 Eva 在職場的好表現，也持續得到公司的肯定。除了佩服與祝福之外，我想這2句簡單、卻也不簡單的問題，一定也是其中的核心關鍵吧！只是每次想到 Eva 帶著微笑問「What ? and So What？」，怎麼連我也覺得壓力也大了起來 ….。哈！

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＃開工大喜、新年快樂