如何精準的控制簡報時間

回想一下，您平常看到的簡報 …. 投影片都準備太多？還是太少？我想大部份的答案，都是「太多」吧？也就是：大部份在簡報預定的時間內，投影片都講不完！

「講不完就講不完，延長一點時間就好了啊 ….」問題是：在預定的時間內沒有把簡報講完，問題不僅是時間，而是表示您內容的重點沒有表達完成。更不要說像 TED 、DEMO Show 這種需要精準時間控制的專業簡報場合了。現在連政府標案簡報，都要求精準時間控制，超時就不能再繼續發言（主要是為了公平，讓每個投標者時間都一樣，避免有圖利特定人之嫌）

簡報時間越短，越需要精準的時間控制。在過去不論是較長的 1.5小時演講，或是 20分鐘 or 30分鐘的短講，甚至是 3 分鐘的迷您簡報，我總是能精準的控制時間（誤差以秒計算）。這是如何作到的呢？跟大家分享以下的袐訣：

1.事前演練決定一切：我們已經一再的重覆，簡報事前演練決定了一切。找一個朋友彩排一下，真實的作幾次簡報，您就會先抓到時間安排的問題。記得幾年前曾有一組參賽學生，在 10分鐘內塞了 88 張投影片，請我指導簡報。我只是計時，讓他們在我前面「練習 5遍」，他們就能抓住整個呈現的節奏。那時地方可以快速切過，那些地方可以仔細說明（最後他們拿到了冠軍）。事前演練就能抓出問題，並且進一步修正 … 這是不變的袐訣！

2.設定段落時間控制點：開場要講多久？中間每個重點每段分配的時間？結尾講多久？要在一開始就設定好段落時間控制點。時間進行到一半時，要知道目前的簡報進度是否有跟上。對每一段花費的時間要有感受 … 如果時間進度落後了，是不是接下來那些地方可以說的簡短一點。對每個段落時間有 sence，並且設立時間控制點，這也是一個重要的技巧。

3.準備一個計時器：像 TED 或 DEMO Show 這種專業的場合，現場總是會有倒數計時器。但在一般簡報或上課場合，我也一定會需要看一下時間，才能更精準的控制。如果現場有時鐘，確認您能很清楚的看到，並且看一下時間準不準（我常在上課／演講／或簡報現場調時鐘 ..^_^）。如果現場沒時鐘，那麼用手機配合APPS 也是我常用的方式（記得設定不要自動關機）。我也曾看過浩哥（蔡志浩老師）自己帶一個迷你時鐘到現場。提醒您：不要相信自己的直覺或第6感….在台上對時間的感受常常是扭曲的，準備一個計時器或時鐘，才是王道啊！

4.比預期的少準備一點：即使演練階段時間已經控制的很好，我還是會建議大家把預定的簡報內容少準備一點，再砍掉一些部份（這很難！），把簡報焦點及火力更集中。會這麼作的原因是：當我們在簡報現場時，總會習慣再多補充一點（這指的是有準備的狀況下），或是因為現場有反應或問題，會再拖掉我們一點時間。這時寧願事先少準備一點簡報內容，有餘裕的時間好好講。都比要急著把一堆簡報講完好。一般建議只留原來期望的 90% 內容來講，10% 當為彈性的補充空間。如果您真的作足準備，您會發現少了這個 10% ，您卻會發揮的更好啊！（您可也以把這 10% 放在 One more thing 的補充 ….^^）

以上這 4 個袐訣，希望幫助大家未來都能更精準的控制簡報時間。時間雖然是限制，但也是一個幫助。如何在限制下作最好的發揮，才是每個人需要追求的功課啊！祝大家都有好表現！

註1：投影片的數量與時間長度沒有必然的關係，除了我們之前在文章中談過外。我自己也曾作過 110張 / 20min 及 120張 / 30min + 互動教學的簡報。並且不會讓台下覺得有任何急促的感覺。投影片的數量，只是不同簡報型式的選擇。

註2：時間控制其實沒那麼難！我在上課時對不同的學生做出要求（工程師、專業人士、主管、財務人員、醫師 …），以計時器嚴格控制時間 …. 大家馬上就可以做到了！這只是一種習慣而已啊！

註3：在末代武士的電影中，有個畫面是：經過大量訓練後，有一次湯姆克魯斯遇到4個敵人要圍攻他，然後瞬間時間像慢動作一樣，過的很慢… 他可以看清每個人的動作，然後打敗敵人 …. 。我曾在今年年中的那次演講，在極嚴格的時間限制（需要把一整天的內容濃縮成 30 分鐘，並且帶討論及互動），以及事前的大量演練下（先前已寫過文章記錄）。我在現場簡報時 … 真的有那種感覺！！覺得時間過的好慢，然後我可以慢慢的說，一點都不急 ….　那真是很特別的感受！