如何精準的控制簡報時間

回想一下,您平常看到的簡報 …. 投影片都準備太多?還是太少?我想大部份的答案,都是「太多」吧?也就是:大部份在簡報預定的時間內,投影片都講不完!

「講不完就講不完,延長一點時間就好了啊 ….」問題是:在預定的時間內沒有把簡報講完,問題不僅是時間,而是表示您內容的重點沒有表達完成。更不要說像 TED 、DEMO Show 這種需要精準時間控制的專業簡報場合了。現在連政府標案簡報,都要求精準時間控制,超時就不能再繼續發言(主要是為了公平,讓每個投標者時間都一樣,避免有圖利特定人之嫌)

 

簡報時間越短,越需要精準的時間控制。在過去不論是較長的 1.5小時演講,或是 20分鐘 or 30分鐘的短講,甚至是 3 分鐘的迷您簡報,我總是能精準的控制時間(誤差以秒計算)。這是如何作到的呢?跟大家分享以下的袐訣:

 

1.事前演練決定一切:我們已經一再的重覆,簡報事前演練決定了一切。找一個朋友彩排一下,真實的作幾次簡報,您就會先抓到時間安排的問題。記得幾年前曾有一組參賽學生,在 10分鐘內塞了 88 張投影片,請我指導簡報。我只是計時,讓他們在我前面「練習 5遍」,他們就能抓住整個呈現的節奏。那時地方可以快速切過,那些地方可以仔細說明(最後他們拿到了冠軍)。事前演練就能抓出問題,並且進一步修正 … 這是不變的袐訣!

 

2.設定段落時間控制點:開場要講多久?中間每個重點每段分配的時間?結尾講多久?要在一開始就設定好段落時間控制點。時間進行到一半時,要知道目前的簡報進度是否有跟上。對每一段花費的時間要有感受 … 如果時間進度落後了,是不是接下來那些地方可以說的簡短一點。對每個段落時間有 sence,並且設立時間控制點,這也是一個重要的技巧。

 

3.準備一個計時器:像 TED 或 DEMO Show 這種專業的場合,現場總是會有倒數計時器。但在一般簡報或上課場合,我也一定會需要看一下時間,才能更精準的控制。如果現場有時鐘,確認您能很清楚的看到,並且看一下時間準不準(我常在上課/演講/或簡報現場調時鐘 ..^_^)。如果現場沒時鐘,那麼用手機配合APPS 也是我常用的方式(記得設定不要自動關機)。我也曾看過浩哥(蔡志浩老師)自己帶一個迷你時鐘到現場。提醒您:不要相信自己的直覺或第6感….在台上對時間的感受常常是扭曲的,準備一個計時器或時鐘,才是王道啊!

 

4.比預期的少準備一點:即使演練階段時間已經控制的很好,我還是會建議大家把預定的簡報內容少準備一點,再砍掉一些部份(這很難!),把簡報焦點及火力更集中。會這麼作的原因是:當我們在簡報現場時,總會習慣再多補充一點(這指的是有準備的狀況下),或是因為現場有反應或問題,會再拖掉我們一點時間。這時寧願事先少準備一點簡報內容,有餘裕的時間好好講。都比要急著把一堆簡報講完好。一般建議只留原來期望的 90% 內容來講,10% 當為彈性的補充空間。如果您真的作足準備,您會發現少了這個 10% ,您卻會發揮的更好啊!(您可也以把這 10% 放在 One more thing 的補充 ….^^)

 

以上這 4 個袐訣,希望幫助大家未來都能更精準的控制簡報時間。時間雖然是限制,但也是一個幫助。如何在限制下作最好的發揮,才是每個人需要追求的功課啊!祝大家都有好表現!

 

註1:投影片的數量與時間長度沒有必然的關係,除了我們之前在文章中談過外。我自己也曾作過 110張 / 20min 及 120張 / 30min + 互動教學的簡報。並且不會讓台下覺得有任何急促的感覺。投影片的數量,只是不同簡報型式的選擇。

註2:時間控制其實沒那麼難!我在上課時對不同的學生做出要求(工程師、專業人士、主管、財務人員、醫師 …),以計時器嚴格控制時間 …. 大家馬上就可以做到了!這只是一種習慣而已啊!

註3:在末代武士的電影中,有個畫面是:經過大量訓練後,有一次湯姆克魯斯遇到4個敵人要圍攻他,然後瞬間時間像慢動作一樣,過的很慢… 他可以看清每個人的動作,然後打敗敵人 …. 。我曾在今年年中的那次演講,在極嚴格的時間限制(需要把一整天的內容濃縮成 30 分鐘,並且帶討論及互動),以及事前的大量演練下(先前已寫過文章記錄)。我在現場簡報時 … 真的有那種感覺!!覺得時間過的好慢,然後我可以慢慢的說,一點都不急 …. 那真是很特別的感受!

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