[上台的技術-草稿] 上台前,您可以這樣做

去年有一場非常重要的上台機會,是對業界非常知名的董事長及總經理進行簡報,整個提案簡報非常成功,雖然只用不到 5 分鐘的時間,卻已經完成了預定提案目標,並確立接下來幾年的合作計劃。投影片雖然很簡捷,但每張都能打中董事長的需求點。從他頻頻點頭微笑的反應,看得出來他對於提案的結果非常滿意。

面談的最後,我拿起董事長寫的三本書(董事長把經營心得集結成書,本本暢銷!!),想請他簽名留念。董事長帶著微笑看著我說:「簽名之前,考您一個問題:您最喜歡的是那一篇文章?為什麼?」

我停了一下 .. 緩緩拿起第三本書,直接翻開224 頁,然後看著董事長說:「這是我最喜歡的一篇,主題是專注,您在文章中提到:職場人士應該專注在一個技能上,集中全力做好一件事,我非常喜歡這個觀點,也因此集中全力 … 把上台相關技能的教學作到最好,謝謝董事長寫的這篇文章」。董事長聽到後先是有點驚訝 … 之後笑開懷了說:「很好很好,我喜歡跟有準備的人一起合作!」,然後請總經理馬上把合約準備好,現場就要我們完成簽約的動作(有這麼急嗎^^) …。這個合作案,對我們未來的職業發展將產生極大的幫助!

 

看到這邊,不曉得您有想過:為什麼我們能在很短的時間,就完成提案簡報的目標?為什麼每一張投影片,都能貼近董事長的需求?又為什麼在董事長簽書前,我能直接翻到書上的重點,馬上說出來那一篇的內容?這些難到都是巧合嗎?

 

這一切當然不是巧合!您所不知道的是:在見面的前幾天,我已經打電話給我的好友,也是董事長目前合作的伙伴,詢問他董事長見面時會聊些什麼?關心什麼?想知道的又是什麼?然後根據這些需求,我開始把面談的重點,及我們想分享的內容寫下來,並且開始進行整理。針對董事長心裡可能會問的問題,我也先作了準備。我也猜測當我最後把書拿出來之後,董事長一定會問我對書中內容有什麼看法,所以事先花了一些時間,把每一篇的內容再次看過,並且選出自己最喜歡的幾篇文章,把書邊折頁折好!

為了讓整個表現更自然,我前一晚多次演練,確認整個流程及內容是流暢的。當天也提早了一個小時到現場附近的超商裡,除了再次確認設備相關狀況,也特別練習了翻書的動作 … 務必一次就要翻到我要的頁數!這些事前的準備工作,才是幫助我們獲得更好的上台成果,以及完成提案目標的重要關鍵!

 

不曉得您有沒有發現,在整個過程中 … 投影片並不是最重要的環節。很多人一想到上台前的準備,就直覺聯想到投影片製作。但是一旦電腦打開後,您會發現您注意的焦點,會變成版面要如何安排?要放那些文字?字要用多大?投影片要用什麼底圖?要放上去什麼照片?… 類似像這些技術上的細節,會花掉您許多準備的時間,但卻會讓您忽略掉真正重要的重點 …。

重點是:「觀眾想要聽什麼?」「您想要說什麼?」「該如何說?」

觀眾想要聽什麼:您所分享的內容重點 … 符合聽眾的需求嗎?這些是他們真的想聽的嗎?聽完之後會對他們帶來什麼幫助?符合聽眾的預期嗎(甚至是超過他們的需求)?

您想要說什麼:您這一次上台想要大家分享的是什麼?希望達到什麼目的?想要呈現那些重點?在您下台後,您希望觀眾記得的又是什麼? …投影片只是輔助呈現的工具。更重要的是您的內容本身,還有整個結構的安排。

該如何說:您要怎麼安排流程?要怎麼表現?時間的安排及控制?要選擇那些重點?有那些設備的需求呢?

 

只要能抓住這三個大重點,上台的準備基本上就不會有太大的問題。接下來,我想跟大家分享一些系統化的準備方法,讓大家在上台前有一個依循的流程,並且介紹一些好用的工具,節省大家在準備及構思時間。讓大家準備有重點,構思更方便。接下來我們來看看上台準備的第一件事:分析觀眾的需求!

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