幫台灣長臉的簡報:EHS環安衛之專業簡報力

在完成一份成功的簡報之後,環安衛經理(EHS:Environmental, Health and Safety)-永慶(個人 blogger:學安全找永慶)(個人FB),很高興的發了封訊息給我,除了分享他成功簡報的喜悅,後面還補了一句話「建議專業簡報力課程真的可以漲價了,因為太便宜了…..」。這是怎麼一回事?哈!

原來是永慶在3年前上完專業簡報力之後,充份將課程中學會的簡報技巧,運用在公司大大小小的課程簡報,不僅得到了長官的肯定,最後甚至有了更棒職涯的發展機會。在新職位的面試簡報前,他也運用了專業簡報力及說出影響力的一些方法,讓未來在面試簡報時超級驚豔,順利高昇到外商公司環安衛主管的職位。不僅有了更大的舞台,薪水也倍數成長。那時,就有聽他說:「比起課後得到的收獲,專業簡報力的課程費用,真的是太划算 … 太便宜了!」。哈,我聽了之後很開心 … 也謝謝他對課程的肯定!(放心,暫時不會漲價啦!)

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職位高昇&轉任外商公司環安衛主管後,簡報的機會不是變少,而是越來越多,也越來越重要。平常例行簡報只是小考(然後他考的非常好!),甚至三不五時來個大考。像是有一次亞洲總裁突然想問某個改善狀況,他就被叫進會議室了,引用他的原話:

「今天下午廠長突然跑來找我說,亞洲區總裁要問台灣廠區某個改善的狀況,於是就被叫進會議室,只見總裁跟VP二個長官坐在會議室,我像小媳婦一樣,抱著電腦趕緊找個座位坐下來,但心中不知道總裁要問什麼問題?於是望著總裁,等著他提問,他也看著我,不發一語,空氣開始凝結. ….

此時總裁右手四指併攏手心朝上,指向我說:”You first, I listen”然後坐在一旁的VP接著說:”你就把你昨天跟我說的,再說一遍.”. 總裁:”但是你只有10分鐘”, 慘了,昨天我花了一個小時,用2個excel檔加上1個ppt檔,跟VP報告才讓VP理解我的想法,可是現在只有10分鐘,而且對象是總裁,我該怎麼辦?」

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像這種情形,一般沒有經驗的簡報者一定爆掉 ….,可是那時的永慶做了幾件事:

「此時腎上腺素大量分泌,腦中超頻運轉,一下在想該如何有系統的說,一下在想該如何用英文說,這時突然想起,幾年前跟福哥學簡報時,他有說過“簡報者就像導遊,在簡報開始前就要先說明接下來會發生的事情,讓聽眾知道等一下會聽到那些內容.
但當場我手邊沒有寫好大綱的ppt,那該怎麼辦?
於是就隨手拿起白板筆開始寫白板,寫下3個流程和幾個keyword.
1.Why, worker’s complain
(為什麼要做這件事? 現況遇到的問題)
2.How,data collection/identify area
(如何收集證據,如何定義重點區域)
3.What, improvement plan
(改善計畫是什麼,該如何做? 還有什麼follow item)
在報告的過程中,運用白板寫簡報架構,呈現excel中的偵測數據,運用ppt來說明要優先改善的區域,配上跛腳不輪轉的英文,終於撐完這十分鐘.

總裁聽完後問:”為什麼你要先買二台設備?”
我:”因為今年資本支出的預算只能買二台.”
總裁的表情大變,他問:”那你需要幾台才夠?”
聽到這問句,換我傻住,我從沒想過這問題,又不敢亂唬爛,只好先回答”我需要再計算”
總裁:”以後在提計畫的時候,不要讓預算限制你的計劃,你算好之後讓我知道需要買幾台才夠,如果預算不夠,我們可以分幾年來買”
“我很欣賞你的計劃,就去做吧”」

看了這篇文章,連我也覺得永慶太厲害了啊!上述文章只是重點摘要,推薦您去看永慶的 blogger 原文:「白板救了我」,有仔細的場景說明,還有他的三個建議哦!

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沒想到,一場簡報的結束並不是結束,而是下一場更重要簡報的開始。沒多久之後,他又遇到保險公司的查核簡報,重要性更高,挑戰也更高!然後,因為主題臨時變更,他只有1個半小時,可以準備接下來對外商保險公司的簡報。

「回到辦公室,已經滿身汗也累了,看看手錶已經十一點,只剩不到二小時。腦中開始想一下,福哥教我的”開場一二三

這次保險公司為何而來?想問什麼?在意的是什麼?
為何特別看變更管理?我要講既有之前的案例?還是正在執行的案例?
要不要先講MOC的SOP?還是直接用一個案例串?
要如何呈現讓他們可以秒懂?要如何增加ppt張數,讓這簡報看起來是完整的。
要讓他們留下什麼印象?

主要的簡報結構梳理好,把手邊的中文word檔的資料,開始剪貼。然後放上照片,大圖加標題,半圖半文字,只寫關鍵字,一頁一個重點。英文不好,不要長篇大論,露出馬腳。

原本我只有三張投影片,最後變成十七張投影片,你問我有沒有時間美化,當然沒有時間,更沒有時間去找扁平化的圖案。」

然後進到簡報現場,發生的事情是 ….

「在報告過程中,看到那幾個阿斗仔頻頻點頭,我就知道中了。
會議結束後,廠長秘書就跑來跟我說:「very impressive,副總說請你報得很好,請把投影片寄給他。」,廠長也很開心的跑來跟我說:「Good job,你今天的 Presentation是我看過最好的一次。你講得很流暢,感謝你幫我們台灣廠,長臉了,副總很高興,我們今天應該過關了。」

真沒想到,只準備一個小時半的簡報,居然獲得那麼大的迴響。」

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永慶也把這次的簡報經歷,寫成另一篇文章:「好的簡報結構助你一臂之力,讓簡報更有威力」。上述只是短短的摘要,我真心推薦你點進去看,因為裡面不僅詳細的交待來龍去脈,永慶還給了大家三個建議:結構化、具體化、不要躲在座位上。從他的文章中,我覺得他用的已經不只是專業簡報力的技巧,而是融合了自己的專業,跟過去的許多學習,變成他自己的環安衛簡報技力(EHS Presentation Skill)。身為他的專業簡報力教練,我身感榮幸啊!

我也想說:「永慶,你的努力及好表現,也為專業簡報力,長臉了啊!」

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謝謝永慶的文章,我們未來專業簡報力課程再見!

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