準備及規劃簡報的小袐訣(1)

原文作者：Garr Reynolds (原文出處）

翻譯：Jeff

本文獲原作者授權翻譯，在未獲允許狀況下，請勿任意引用．

1.從結果開始思考

在您打開Power Point之前，請坐下來好好的想一想：在您簡報當天，您真正想談的重點是什麼？為什麼您會被邀請來做這場簡報呢？以您自己的角度而言，您希望聽眾在聽完簡報後，能夠帶走是那些最重要的觀念呢？我們以50分鐘的簡報作為例子，請記住，即使您是被邀請去作資訊分享，但聽眾也不會希望只是在簡報中聽到資訊的轉達。因為如果聽眾可以從手冊、傳單、書面資料、研討會、或是正式一點的簡報中去取得這些資訊，並不需要花時間坐在這邊聽簡報。（Jeff 註：切記，簡報不是用來傳達資料，而是用來說服聽眾。)

　

2.儘可能暸解您的聽眾

在您開始製訂您的簡報內容前，一個成功的簡報者，會針對即將面臨的簡報及聽眾，問自己一些問題。這些問題至少需要包含這5個W．

聽眾是誰？(Who)：他們的背景是什麼？他們對於這個簡報主題大概己經暸解到什麼程度？
活動的目的是什麼？(What)：聽眾是想要被啟發嗎？或是他們在尋找某些特定的資訊？或是他們想要知道的是一些基礎理論或概念，而不是簡報者的建議或看法？
為什麼找您？(Why)：他們對簡報者(您)有什麼期望呢？
在那裡？(Where)：儘可能的找到有關簡報場地的所有資訊，以及軟硬體設備的一切資料
什麼時間？(When)：在簡報前，您有充足的時間可以準備嗎？時間是上午、下午、還是晚上？如果還有其它的演講者，您被安排在什麼順序出場？（順便一提，建議您永遠自願第一個或最後一個出場）．簡報是安排在禮拜幾呢？所有的這些資訊都必需要弄清楚。

3.內容．內容．內容

不論您簡報呈現的技巧再好，或者您使用的視覺傳達(投影片或媒體)作的再漂亮，如果您的簡報不是以充實的內容作為基礎，那麼簡報是不會成功的。請別誤解我的意思，我並不是說只要內容充足，簡報就會成功，這是不太可能的。一場成功的簡報，內容充實只是必要條件，但不是唯一條件。當然，為了跟聽眾傳達及完成簡報目的，您仍然需要準備充實的簡報內容（指的是：對聽眾而言適當的內容）．

要提醒您：雖然我不斷強調內容的重要性，但我也希望您能分辦什麼是”資料轟炸”．不幸的是：這種情形十分常見。例如：當簡報者不斷的在演講時丟出一堆資訊，但卻沒有搞清楚這些資訊是不是對台下的聽眾有用，這就是”資料轟炸”．另外一個例子是：呈現的資料跟先前的簡報資訊沒有什麼關係，這也可能是另一種資料轟炸。一般會發生這種問題，大部份是因為簡報者擔心，如果沒有將所有的資料呈現出來，並告訴聽眾全部的細節，那麼可能就無法讓聽眾完全的暸解，簡報者想要表達的東西。

請不要掉入”想要告訴聽眾一切細節”這個陷阱裡，您應該作的，是用最簡捷有效的方法，讓聽眾知道他們需要知道的一切。

4.保持單純
單純並不意味著無知，老實說，如果有人認為單純就是無知，那才是真的無知（Jeff 註：果然深有禪意）。保持單純對簡報者來說其實並不簡單，但卻能得到聽眾的讚賞。保持單純其實更意味者：您需要有更深度的思考及計劃，因為您必需決定：那些是需要的，那些又是可以捨棄的。什麼您傳達的重點精髓？在您準備簡報時，有一些根本上的問題您需要問您自己。以下是就這個問題的練習：

練　習

在你的簡報中，如果您的聽眾只能夠記住3件事，您希望這3件事會是什麼呢？
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(2)
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(3)