投影片常見問題-進階版

經常有機會看到許多不同的專業簡報,包含高科技業/金控集團/傳產/以及全球頂尖的外商公司。在學員正式上台演練前,我總是要求先看一下投影片,把一些常見的問題挑出來,請學員們事前修正,這樣正式上台時才會有更好的簡報效果。

因為已經上過專業簡報技巧教學課程,學員大多有一定程度。因此很少會製作出整篇密密麻麻文字或條列重點一大堆的超失敗投影片。大家基本上會開始應用一些視覺化或重點化技巧,包含像高橋流/半圖半文字/全圖像/以及簡單的統計圖表,但是仍然會有些小問題是學員經常會忽略的,我特別回顧了一下過去曾寫過的簡報課前回饋記錄,整理出一些簡報投影片常見問題-進階版。我們跳過一些初級問題(字多繁雜沒重點),來看看有一定程度的簡報者,還會有那些常見的問題。

 

1.投影片沒有節奏:講到什麼地方,才出現到什麼地方,這是我們所謂的節奏!利用簡單出現的動畫(只要出現,或淡入就好),控制投影片上重點出現的順序。如果是半圖半文字的條列重點,一次出現一行。如果是一個流程圖,一次出現一個流程。如果是二個機台 Before & After 的照片,先出現 Before 再出現 After。還沒講到的地方,不要先讓觀眾看到。不要用雷射筆!把原本用雷射筆導引的次序,轉換成一個個動畫出垷的過程,讓您的簡報有出現的律動,這樣觀眾才能逐步的跟隨您說明的節奏!

 

2.圖表沒重點:一整張統計圖出來 … 重點何在?一整份表格 … 重點何在?不要讓觀眾自己去搜尋,而要把重點標示出來,並且加以強調。像是趨勢圖(Trend Chart),除了原有的統計數列外,是否再把趨勢線畫出來,讓觀眾看到趨勢向上或向下?或是直接加上大文字方塊加以說明?圖表上有異常點,除了原始的統計數據,是否應該再用文字方塊加以強調?或以箭頭或框框指出異常點(記得線條粗一點,明顯一點)。表格上的關鍵數字,是否應該用不同的顏色加以標示?(如果講到時才變換顏色,那就更高明了)。所有的這些努力,都只是為了一件事:讓觀眾無需搜尋或判斷,一眼就可以看到資料圖表的重點。這才是重點標示的主要目的。

 

3.簡報重點架構不良:整份簡報雖然很多資訊,但是卻沒辦法用簡單的幾個字或幾句話….來整理出整個結構。為了讓整個結構更清楚,投影片中應該有一些大重點區隔,並應用結構投影片的技巧強調重點段落。整個結構應該保持精簡,建議最多不要區隔超過5個大架構(太多會複雜,而且台下記不住)。架構並不代表死板,用一個核心理念或故事,可以串起一整個簡報架構,讓觀眾不僅可以覺得很精彩,還可以聽的很清楚。這才是您應該努力的方向。

 

4.圖片引用不佳:這裡指的引用不佳,除了品質或解析度不良外,另外一個問題是引用的圖片與主題相關性不高。視覺化投影片的核心,是「一圖解千文」,讓觀眾看到您所說的。所有採用的圖片,並需要更您簡報的核心內容有關。有些時候我們為了讓內容覺得有趣,而使用了一些好笑的圖片、卡通、或是美女圖!,雖然會有一點點 “笑”果,但卻可能會影響您的專業形象。因此圖片的引用仍要兼顧到專業及品質,而且一定要跟簡報核心結合,絕不只是為了視覺化而亂放圖片。

 

5.誤把簡化當簡單:很多人看到 Jobs 那種簡化的投影片風格,以為這樣作很簡單。就隨便作幾張大字流或高橋流的片子,配合上幾個圖或文字,就這樣隨便交差了事。事實上:簡化與簡單是不同的。「簡化」是經過深思熟慮,去除掉不必要的東西,只留下最精華的元素。跟「簡單」隨便作一作,有著天壤之別。如果您想作高橋流,要用那些 keyword?畫面切換的節奏夠明快嗎?字體的大小顏色及背景搭嗎?如果您想用純圖像,您挑的圖片有衝擊力嗎?能符合您的主題並加深觀眾的印象嗎?如果您用半圖半文字,您列出的重點是真正的核心嗎?與旁邊的圖示是結合的嗎? ….. 所有的每件事情,每個動作,都應該是經過思考後的成果,去除掉所有不必要的動作 … 這才是簡化的風格,絕對是不簡單的啊!

 

先大致整理這些進階版的常見投影片問題,之後有一些新的想法再補充囉!

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