「上台的技術-草稿」後記:如果您沒有時間準備

這一整個章節,我們都在跟您分享準備的重要性,如何充份準備,事前練習及調查,並且透過這樣的過程來減緩緊張。您能會想:「如果您沒有時間準備 … 那怎麼辦?」

過去在職場,我也曾遇過主管臨時指派,1小時之後馬上要進行一場重要簡報。即使現在身為專業顧問,有時也會遇到工作分身乏術,而沒有充足的準備時間。在這麼緊急的狀況下,如何還是能有水準以上的表現呢?

答案是:用 SOP (標準操作流程)來準備!只要有上台SOP,即使時間被壓縮的非常有限,還是能夠緊急應變一下,不會丟三落四。以下是我在時間有限的狀況下,一定會作上台 SOP:

 

一、聽眾需求

不論中間的過程會怎麼談,我一開始一定會站在聽眾的立場去思考:在上台結束後(無論是簡報/演講/課程),我希望聽眾還能記得什麼?為什麼這些東西是重要的?我有解答聽眾心理的疑惑嗎?會留下什麼價值?先把這些東西想清楚,後面的思考才不會失焦。

 

二、善用架構

因為時間有限,可能沒有太多時間準備。因此可以把內容套入幾個常用的架構,例如:人事時地物、人機料法、5W2H、行銷4P、五力分析 … 等等,如果您可以找到合適的架構,會讓人感覺更有系統,也會覺得您是有備而來的。

 

三、素材準備

思考一下有沒有時間準備補助素材,例如投影片、表格資料、或其它相關的輔助工具。由於時間有限,不用準備太多,最好看看有沒有之前作好的材料。記得也要想好是否有設備需求,需要投影機或白板嗎?設備連接是 ok 的嗎?雖然時間有限,這些東西最好能事先再測一次,以免說到一半才出現問題,那就很難應變了!

 

四、開場&結尾

這二個是最重要的關鍵,一開始破題及吸引注意力,讓大家對接下來內容有所期待。結尾再次重述重點,把想要強調的內容再講一下。這二個部份會讓聽眾留下最深刻的印象。臨要上台時一定要再想清楚,務必一開場就要打到重點。至於開場及結尾的作法,我們下一章節會有更清楚的教學。

如果不是萬不得以,我真的不建議大家臨時抱佛腳。如果可以 … 真的要為自己多留一些準備時間,常常您所認為足夠的時間,最後會超時2倍或3倍才會足夠。記得別把時間全部花在投影片製作上,卻忘了作最後練習。上台前想好如何開場,然後套用常用架構,再配合適當素材。如果您的內容能貼近觀眾的需求,那麼即使時間有限,您還是可以有水準以上的表現啊!

 

什麼?您說您還是很緊張?來不及緊張了啦 … 趕快準備一下,待會要上台了啦!XDD

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