用心：談簡報準備

當然，相關簡報技巧的課程，我已上過太多次。只是過去我都在上市櫃公司進行內部教學（時間為7~14小時），像這樣2個小時短時間的講座，對我而言應該算是不困難。甚至其實可以不用準備的，如果以標準課程教學，在什麼時間、該說什麼話、會發生那些事、我早已十分熟悉，只要上場把先前的教學濃縮即可。

但….我認為這樣的表現也許只能叫做專業，但卻稱不上卓越！

因為我希望的不止是一場專業的演講，而是希望能讓學員們能有收獲而精彩的演講。因此我所做的：就是從頭開始分析學員的屬性及需求（人）？為什麼他們會想來參加這場講座（事）？如何在有限的時間內傳達重點（時）？場地有什麼特性或限制嗎（地）？投影機、音響設備有無齊備（物）？

因為時間只有二個小時，我也知道我必需作出一些取捨，因為簡報可以上的東西太多了，從基礎觀念、準備、呈現、投影片、表達技巧、肢體語言、互動技巧、Q&A….等等。但是上的太多，反而會失去重點。在有限的時間內，我只能深入談一、二件事情，因此我採用倒金字塔的方式去思考：從結果來看……在課程結束後，我希望學員心中留下那些東西，是他們未來可以應用的？在正式簡報的前幾天，我有空時都在思考這些事情。

最後我選擇把焦點集中於投影片，帶大家看一下不同的 Slide 風格，以及一些國際級投影片的展現手法。為了怕這樣太簡單，滿足不了專業的學員（例如像 John 與 Richard），我另外再補充我過去進行簡報時實務的案例及規劃方法。而除了講課教學外，我另外準備了許多案例及影片，還新拍了前幾天我用立可貼規劃簡報的照片，以及過去用心智圖規劃簡報的範例。

我希望呈現的東西很豐富又有焦點、很緊湊又容易吸收、很簡單又有深度…..要達成這些目標，就很有挑戰性了。

因此，我重新規劃了新的教學流程（嚴格說，是2個小時的演講流程），大幅度的調整投影片的架構及順序。並重新製作或補充一半以上的投影片。在演講前的幾個小時（中午12:30），我提早到達果子咖啡，整個下午持續調整投影片的內容，並思考流程安排的合理性……一直到演講的前半個小時，還在製作幾張新的投影片。

演講前30分鐘，開始測試投影機及喇叭的連線狀況。發現喇叭聲音太小，因此加上 Mic 補助。前15分鐘，再把整個投影片快速瀏覽一下（以播放模式），看看有沒有什麼問題。並且將要播放的影片及照片資料夾，事先開好。演講前5分鐘，跑到洗間去，瞑想一下待會的開場白及流程。前3分鐘，跟大家預告演講即將開始。然後正式上場，開始…….!!

…………………

我十分感謝在歲末年終，能透過一場簡報技巧的課程，得到許多朋友的祝福及讚美。但是我同時也想跟大家分享，一場精彩簡報的背後，是需要簡報者十分用心的．從人事時地物的分析，到簡報重點的掌握，簡報流程的規劃，以及投影片製作，還有心裡的預演，所有的東西，都不會是自然發生的。用心的練習、練習、再練習，才是根本功啊！

歲末年終，勉勵我自己，更祝福大家！

Happy New Year!

2009.12.31

23:14

福哥 / Jeff 敬上