學其意,忘其招:簡報與太極

企業簡報訓練現場,一整天的簡報演練,每個人要輪流上台報告 7 分鐘,這對很多不習慣上台的學員,一定倍感壓力!我注意到小恬-公司裡一個優秀的 Top Sales,手裡拿著待會要報告投影片的紙本檔,嘴巴念念有辭,似乎在背什麼東西。從同事的口中,知道她非常重視今天報告的練習,當初特別排開原本部門要旅遊的假期,特別來參加這一次公司的訓練。平常她也是一個很認真的人,什麼事情都做好萬全準備,大家都看好這次她會有很棒的表現。

等到換她上台,開口說話「今天我要跟報告客戶關係管理 CRM,其精髓即是針對客戶消費行為進行記錄,以做為差別化對待之根據 …」,雖然每一句話都講的很精準,但聽起來總覺得卡卡的、不夠順暢,感覺像在念一個稿子。然後她有時會停下來,眼睛忘著天花板,似乎在回想些什麼,接下來才會繼續往下講。

二分鐘之後,我先喊了一個暫停。這樣的表現真的不行,我想她一定是在背稿子,只是我不曉得她稿子在那裡。我請他把座位上的投影片紙本檔拿給我看,果然看到在投影片畫面下面,有密密麻麻的文字稿,我看到完全一樣的字句「…其精髓即是針對客戶消費行為 …」。看著台上小恬漲紅的臉,她覺得有點沮喪,又覺得不好意思。

我問她發生了什麼事。她回「我花了很多時間準備,甚至把一句話都精準的寫下來」。我相信,從她剛才的表現,她真的呈現了文字檔上的每一句話。她接著說「可是一上台後,可能是壓力上來,原本背好的稿子,就又記不住了!」她越講越沮喪,眼淚都快滴出來了。

我請她緩和一下,先回座休息一下,然後要她忘記她原本背好的稿子。她有點驚訝的看著我,有點不可置信!我接著說:「不要記得每一句話,要記得每一個畫面!」。才是簡報準備時,真正要記住的東西。因為當你想要強記稿子,就會說出「…其精髓即是差別化對待之根據 …」這樣的話,比較像是文字稿,而不是口語的說明。如果你只記簡報說明的每一個畫面,或是演講過程中每一個轉折的場景,這樣你自然會用比較口語的方式,串起每一個畫面跟畫面間的說明。

「只要記得畫面就好嗎?那我會不會忘詞?」小恬還是有點擔心的問著我。我笑著說「聽眾的手上又沒有你的文字稿,沒有詞,怎麼會有所謂的忘詞呢?」。我接著問她:「有看過金庸的《倚天屠龍記》嗎?」,小恬點點頭,說她以前最愛看金庸的武俠小說了。我接著說:「還記得張三豐教張無忌太極劍的場景嗎?也是要他看完招式後,把所有招式忘記,才上場比賽啊!」,只要心中把每個畫面串起來,自然而流暢的說出來,這樣上台時,自然會有好表現啊!

下課時間,我看到小恬站在一個同仁面前,講一次給同仁聽,手邊已經沒有剛才背稿用的投影片,只是記得每一個大畫面。等到正式上台後,小恬深吸一口氣,有種豁出去的感覺,雖然開始時還是有點緊張,但是越來越順,越來越放的開,看的出來她已經把內容吸收,內化成自己的一部份,再用嘴巴說出來了!在演練結束後,也贏得大家的滿堂彩!

「真的有效吔!只要記得每一個畫面,自然會說出每個字吔!」小恬開心的告訴我。話說完,馬上擺出一個太極拳「單鞭下勢」,原來她也是練家子啊!

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