簡報不是比資料豐富,是在比簡報的技術

撰文:楊琇涵

「10分鐘的簡報,應該要準備幾張投影片?」「投影片的圖片愈多愈好?文字愈少愈好?」這些簡報者常有的疑問,其實沒有標準答案;說穿了,「簡報,就是化繁為簡的藝術。」

化繁為簡說起來容易,實踐起來卻需要技巧。清水久三子在《外商必修圖表力》一書中提到,要製作出「呈現對比、強化印象」的資料或圖表,最重要的觀念是「設計」,但這裡所指的設計「不是添加,而是刪除。當你再也沒有東西可以刪除,代表設計完成了。」所以要透過設計有效溝通訊息,需要的不是藝術才華,也不是繪畫天分,而是要懂得運用「消除干擾」與「集中焦點」兩大技巧。

而知名簡報大師王永福,對這門藝術也有很精闢的見解,「一張投影片,台下聽眾3秒看不懂,就是一份失敗的簡報!」投影片之於簡報,就像布景之於舞台刻,好的投影片可以增加簡報的精彩度,讓觀眾不必想像就能身歷其境。

王永福強調,「簡報愈好,觀眾花在理解的時間愈少」,所以不管投影片全部採用圖片,或是全部用文字也好,圖片結合文字也好,甚至不用半張投影片、全靠講者撐場也可以很精彩。重點是,只要能幫助聽者「看到你所說的」,達到說服的目的,就是一份好簡報。

依據「減少雜訊、縮短聽者思考時間」這個核心概念,王永福提出以下5種投影片做法 …… 。

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