需求不同,簡報就不同:高階主管的三種簡報思維

從高階主管的觀點:是怎麼看待簡報的?主管真的想看塞滿資料密密麻麻的資料嗎?在不同的簡報場合,高階主管會對簡報有那些不同的期待。在簡報發表的現場,打在你身上的是聚光燈?還是子彈?

跨國企業高階主管 – 百事(PepsiCo)大中華區飲料總監 Betty。在簡報時有感而發,寫下這篇關於 Presentation、Review、Reading 簡報的不同要求,相信可以給大家一些許多觀點的啟發,更能幫助大家以高階主管的角度出發,提升更實務的簡報技巧。

在徵得 Betty 同意後,跟大家分享這篇關於簡報技巧-高階主管思維的好文章!(Facebook 原始連結

以下為全文內容

經過好幾輪的討論和調整,全年計劃終於大致底定,各部門要在員工大會上佈達策略方向,疲於奔命出差的我請同事幫忙先做個草稿。終於在深夜收到檔案,一看,我長嘆一口氣。

我只有十分鐘,而且很可能最後因為前面超時,時間要縮短,所以我只需要大約五頁左右。一頁2017成績單,一頁2017亮點,剩下三頁2018目標,策略,計劃。

但是我收到了20頁,密密麻麻的文字裡,夾雜了數字和完整的圖表,又是一個把PowerPoint當Word用的慘案。

工作上PowerPoint 是很常用的工具,但是用的不好的例子也比比皆是。雖然都是PowerPoint,presentation deck,review deck還有reading deck是很不一樣的。

Presentation deck

Presentation deck主角是presenter,deck是輔助工具,所以要大字流,要大影像,要協助簡報者把故事說好。
很多很棒的例子可以在Ted talk看到,都是極佳的參考。

Review deck

Review deck主角是內容,presenter為輔。這在公司裡面最常用到。


review deck的重點在於邏輯要清楚。
你要善用各種圖來解釋,例如:趨勢用折線圖,市佔率用圓餅圖等,善用不同表來說明,例如:指標比較,區域對照等。
你的標題要下得犀利,不拖泥帶水,不是只闡述事實,更要加上事實背後的原因來表示對市場的掌握。


做review deck要把邏輯理順,在框架下,用圖表幫助說明,用文字協助解釋,一再推敲,去蕪存菁,把故事的節奏做出來,讓簡報者上台報告時,可以進一步闡述。
review deck是龍,你肯定要把龍畫好,讓與會者期待著著你上台畫龍點睛。

Reading deck

Reading deck要做到沒有presenter,讓內容自己說故事。
圖表不但少不了,更要把圖表中的重點標示;文字不能只是下簡潔標題,要利用條列把故事說清楚。
如果word檔案是電視連續劇,那PowerPoint reading deck就是電影了,濃縮精緻不拖沓。

要做成什麼樣的deck,請你先五問:
要看在什麼的場合簡報?
要看對誰簡報?
要看怎麼簡報?
有多少時間簡報?
簡報目的是什麼?

而把簡報做好,唯一的秘訣是三多:
多思考,把邏輯框架檢視再檢視,把故事推敲再推敲。
多討教,和老闆,和同事,和良師益友討論。
多練習,反覆演練,以求熟練。

在工作上肯定是逃不了做簡報的,但怎麼樣讓每次的簡報都轉化成你的舞台,讓PowerPoint deck成為打在你身上的聚光燈,請一定要五問再三多,不然打在你身上的,就會是子彈了

百事大中華區飲料總監-黃珮婷
註 1:很榮幸,先前曾獲邀去 Betty 公司上專業簡報力-企業內訓版,Betty 雖然早就具備極佳的簡報技巧及高階簡報思維,身為最高主管的她還是全程投入,以身作則。我到現在都還印象深刻!
註2:Betty 的推薦文也曾經出現在「千萬講師的50堂說話課」書中:字字珠璣、重拳犀利的真誠回饋(點此連結

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