精彩簡報技巧的5個密訣

一、不要背稿,要背流程

有許多朋友遇到要簡報時,常常花費許多時間撰寫逐字稿,然後再花費更多的時間把它背起來。但是一上台後面對群眾,卻常常會發生忘辭的現象,而且因為背稿的壓力,常常會讓簡報者更加緊張,即使背的滾瓜爛熟,在簡報的呈現也會非常不自然,相信這是許多簡報者常有的經驗。

解決的方法是:只要記得簡報的重點流程即可,例如要用什麼方式開場、要講什麼故事、簡報如何分段、第一個重點是什麼、第二及之後的重點是什麼、中間要舉什麼例子、如何收尾等,只要記得簡報流程,並且充份準備,在簡報時自然會將準備的內容依流程表達出來,這樣子的準備方式會讓您的簡報更流暢,背辭的壓力也不會那麼大,呈現出來的簡報也會更精彩。

二、用故事開始、用故事結束

回想一下您曾經聽過的精彩簡報,您記得的是那些部份?大部份人可能都忘了簡報的內容,卻仍記得是簡報當中舉的例子及故事,因此如果要讓群眾留下深刻的印象,適當的故事是非常重要的。例如下面的故事就可用在簡報結尾時:荷葉上有5隻青蛙,3隻決定跳下水,請問現在葉子上有幾隻青蛙?(答案:5隻,因為決定不等於行動!),這個故事放在結尾處,用來鼓動台下的聽眾採取行動,效果都很不錯。坊間及網路上有許許多多的故事,要讓您的簡報更精彩,故事及例子一定是必要的元素。

不過要記得,不要為了說故事而說故事,要讓它跟您的簡報主題契合,才不會造成故事說完後,觀眾反而不知道這個故事跟簡報主題有什麼關係,而造成冷場的狀況,這是要切記的。

三、開場的方法決定了一半的成敗

簡報的開場方法,是這場簡報是否精彩的關鍵因素。好的開場方法可以讓縮短簡報者及聽眾的距離,但是卻有太多的簡報者習慣“單刀直入法”,也就是一開始就切入重點,直接進行簡報。這個方法簡捷有餘,但是精彩不足。建議您應該多嘗試及學習不同的開場方法,如:故事法、自問自答法、提問互動法、圖片或影片破題法等等,目的是讓簡報一開始就建立聽眾對簡報者的信任及期待,才會讓簡報的精彩程度大幅提昇。

四、記得提到簡報的目的、過程、好處

成人學習的特性,大部份都是帶有目的性學習,如果聽眾在簡報一開始,無法掌握住簡報的重點,並暸解這份簡報對他的好處,那麼聽眾的注意力會隨時間的經過而下降,而且吸收內容也會大打折扣。所以有經驗的簡報者,在好的開場方法之後,會緊接著說明簡報的目的、過程及好處。一開始就讓聽眾抓到簡報的重點,之後再繼續主題重點的說明,這樣將更能達到簡報的效果。

要切記:我們要說明的不止是簡報大綱,而是要說明為什麼要進行這個簡報(目的)、用那些步驟及方法呈現(過程)、對聽眾將帶來什麼幫助(好處)?

五、重點不在傳達,而是吸收

大部份簡報準備了太多的資料,簡報者以為提供的夠多的資料,聽眾就自然能暸解,但結果常常相反,當聽眾面對過多的資料轟炸後,常常逐漸變的眼神呆滯、或是開始打呵睡,因為過多的資料,讓聽眾無法吸收,進而讓腦子呈現拒絕接收的狀態,如此簡報當然不可能精彩。

一個好的簡報者會隨時評估這個簡報的預成效?在簡報完成後希望聽眾記得什麼?因此評估的重點不是傳達了多少,而是聽眾能記得多少。因此好的簡報者會將非核心資料排除,只留下重要的資料,並儘可能讓投影片資料精簡(這個部份的最佳實務之一,就是蘋果創辦人Steven Jobs的簡報範例)。因此,不論是任何技巧的改進,最後都在追求如何讓聽眾得到最好的接收效果,有了這樣的心態,簡報當然會越來越精彩。

摘自柏克企管 www.bkcoach.com.tw

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