準備及規劃簡報的小袐訣(2)

原文作者:Garr Reynolds (原文出處

翻譯:Jeff

本文獲原作者授權翻譯,在未獲允許狀況下,請勿任意引用.

5.抓出您的簡報重點

在開始規劃簡報時,我建議您用 “傳統” 的方式,而不是一開始就使用 PowerPoint (或是 Keynote) 來規劃簡報。一些最好的簡報者經常都是用紙跟筆,將他們的想法或構思描繪下來。以我個人而言,我用辦公室裡的超大白板來記錄想法(當我在Apple的時候,我有一整面牆用來取代白板!). 白板讓我可以不受拘束而自在的創造,我也可以後退一步,遠看著白板,回顧一下整場簡報的重點及構想,想像一下未來進 Power Point 操作時時 ,要如何呈現投影片及簡報的流程.另外,當我將關鍵重點寫下,並形成簡報大綱及架構後,我可以很快的將大概的 idea用手畫出來,像是未來可能會出現於PowerPoint的圖表或照片,我都會先傳統的方法畫出來。雖然在簡報時,我們也許會使用電腦科技來呈現。但是要能成功與聽眾溝通,並且達成說服、銷售、或是傳達資訊的效果,這些動作可不是電腦或數位工具就可以作到的,仍要依靠傳統的作法才能做到.

Cliff Atkinson 在他 2005 年出版的書 “Beyond Bullet Points,”(暫譯:超越條列式簡報),有一個很棒的論點.如果您在還沒有抓到簡報重點及邏輯流程前,就開始使用Power Point,就好像一個電影導演手上還沒有劇本,卻已經開始找演員及拍片了。

我通常是使用横格筆記本及一隻筆(如果有足夠空間,我也會用白板),來構思整個情節大綱,我覺得這種傳統方式更可以增加我的創意,在思考的過程,不會受到軟體的影響,我可以看到整個簡報流程的走向。針對某一些特定的重點,我可以在旁邊隨手塗鴨,例如畫一個圓餅圖在這邊、增加一張照片在那邊、也許在某些章節增加一些圖畫或線條等...。您也許覺得這樣不是很浪費時間嗎:為什麼不直接就使用 PowerPoint,將我們要的圖像建立好,這樣就無需作第二次了。嗯..事實上,如果我直接使用PowerPoint 來建立簡報情節大綱,我可能會花更多的時間,因為我需要不斷的在正常的思考觀點跟投影片製作的觀點間切來切去,才可以看見整個簡報的樣子。但是使用傳統式(白板或紙筆)的模擬方法,來描繪出一個概略式的簡報情節及構思,可以幫助我將腦中的想法更緊密及簡捷的呈現出來,然後我可以更從容的將這些想法打進PowerPoint,在進入PowerPoint 操作後,我甚至無需再回頭看著白板或筆記,因為在使用傳統方法構思的過程中,對於未來要如何呈現這些內容,以及整個流程已經建立一個清晰完整的圖像。我可能會看一下我做好的筆記,去提醒我自己那些關鍵重點需要搭配那些影像,然後連到 iStockphoto.com,或我個人的高品質影像資料庫中,以找到合適的影像檔案。

6.擁有紥實而清楚的架構

世界最頂尖的顧問公司:麥肯錫的簡報手冊裡提到: 簡報的架構是最重要的。沒有它,您完美的風格、呈現的手法、以及美妙的視覺輔助工具,都將變的索然無味。如果您可在一開始,花一點時間,將您的簡報構想組織一下,思索一下它整個的邏輯性,這會讓您的思考變的更清楚。你可以想像一下,當您簡報的時候,您的內容及流程將如何呈現。如果您無法先將您的idea 弄清楚,之後也不可能設計出合適的投影片,或是相關的文件資料。您也許會想在簡報一開始,簡單的放一張 “大綱” 或是 “簡報流程” ,做為整個簡報的指引。可是如果這場簡報沒有紮實架構流程,放這些大綱也是沒有用的。事實上,這有可能讓聽眾覺得更不高興,因為您一開始對簡報架構所給的承諾,可能在聽完簡報後完全對不起來,聽眾不是被搞糊塗了,就是覺得失焦了。

7.所以呢?

我常常用日文對自己說: “dakara nani ?”,或是 “sore de ..?” 意思大概是說: “所以呢 ?” 或是 “您的重點是 ?”,在我準備簡報素材時,我經常對自己這麼說。在準備簡報內容時,請您一定要站在聽眾的觀點來思考,問一下您自己 “所以呢 ?” “重點是 ?” ,當您在構思階段,要確確實實的問自己這個問題。舉個例子來說:這個重點放在簡報裡合適嗎?它也許很 cool,但是對您的簡報而言重要嗎?它可以讓簡報變的更精彩?或者根本是無關緊要呢?相信您一定也當過聽眾,當您是聽眾時,您可以從聽眾的角度去觀察,簡報者是用什麼方法來說明並支撐他的論點。當您聽到後,您也許會帶著懷疑並問自己 “所以呢 ?”。永遠記得問自己,這個非常重要而簡單的問題…。 如果您自己沒有辦法確切的回答“所以呢?”這個問題,那麼您提出的重點或內容,可能就不應該出現在你的簡報中。

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