如何準備一場精彩的簡報

最近手邊剛好有幾場課程及演講,即將於月底及下個月初登場.所以最近常常需要花時間設計課程,或是準備簡報.接下來就跟大家分享,jeff 準備簡報的流程及技巧.

1.確定主題、聽眾及目標

簡報主題是什麼?誰聽?有多少人會參加?層級如何?時間限制?聽眾的程度?這次簡報的目標為何?這些都會影響後續的準備。在簡報前,應儘可能多收集這些相關資料,做好簡報前的設定及準備。

特別是時間因素.有多少時間,就講多少話。如果時間很短.那麼就只講重點。相信我,讓聽眾聽到&記得3個重點的簡報,遠比您說了 10 個重點,卻什麼都沒記住的簡報要來的好。


2.搜集資料 & 大量閱讀

在這個階段,腦子裡面只有一個模糊的概念而已,也就是說,我只知道簡報的一個大方向,但是簡報的細節確不清楚.因此會開始大量的讀相關的主題(google 是萬能的,搜尋 keyword,找出相關網頁,ppt,pdf,還有看書 or 雜誌).我們指的大量,是真的很大量(例如:30 個相關的ppt , 20 個 pdf, 或是上百個網頁….當然,我是快速的看過,並不是精讀).有些人會一面看,一面作筆記.但我個人比較少這麼作(因為這樣速度慢).只是看過,有個印象.待會思考或日後要查閱時有個底(所以,我會將 pdf , ppt 存在電腦中,相關書籍堆在書上)。這個部份,是最花時間,卻看不到產出的階段。

3.重整一下簡報的段落及重點

經過剛才的大量閱讀後,我對於簡報時要講那些主題,要放入什麼東西.會有一個比較清楚的感覺。譬如以準備心智圖課程為例:我可能會覺得課程中要放入的項目有:

.心智圖介紹

.學員演練

.心智圖在不同領域的應用

.心智圖電腦軟體應用

像這樣的一些大重點,有的部份也許您知道細部,有的部份也許您不知道(那就再去找資料,看資料).不過相信您在一面整理的過程,心中對於簡報的呈現及重點,會在逐漸的成型,也比較能有個方向.

4.如何開場、從何開始

好的開場,也許不見得是成功的一半.但是壞的開場....那就死定了!因此,要仔細構思如何開場,要從那邊開始講。用什麼方法、故事、舉手法、自問自答法、名人錦句法、圖片法?,要在一開始就破冰,並與聽眾建立共鳴

請不要告訴我,您將高潮放在最後,因為那時也許聽眾已經睡著了....當然,多練習可以增進這些技巧.但是如果您真的暸解道開場的重要性.相信您很快就會找出一些好方法。

5.善用構想整理工具


這一點很重要,因為在整個簡報準備的過程中,對於簡報時該講些什麼都是不斷的在變化的,可能一開始我想講的是 A.B.C.D 這幾個重點,後來又想加入 E,F 這二個重點,最後又覺得先講 C. D 再接 A.B 然後用 E. H 來作結尾,整個構想一直到最才會逐步的成型,這時的簡報構想整理工具就佔了十分重要的地位了。

什麼工具,可以讓我們逐步添加構想,又可以隨時調整次序?還可以看到整個構想的全貌?jeff 在簡報準備時,用的是什麼方法呢?

沒錯,您可能猜對了,就是:心智圖(mindmap)。

幾乎所有的簡報、演講、課程設計、新創事業構想、idea發想、網站規劃、寫書、活動規劃....,我一定會拿起心智圖軟體,開始在上面思考,並打入重點。(心智圖軟體:免費版為 freemind ,專業軟體為 mind manager )。

在準備簡報階段,我會開一個心智圖,將重點打在上面,這份心智圖可能會一直修改,分多次才完成。也因為心智圖的特性,可以隨時調整次序及層級,又可以任意的在某一個觀念持續發展,等到發展完整後再歸類。對於簡報的準備,真是太適合了。。

當然,有時我也會在白紙上亂塗,刺激一下思考。或是找人討論,整理一下觀念.但是最後面一定都會變成心智圖。我強烈建議,每一個想要增進簡報技巧的人(或是常需要創意發想的人),都應該學習心智圖。對您會有很大的幫助哦.

6. 在腦子裡演練簡報的流程

準備到一個階段,構想開始完整成型,心智圖也逐漸豐富了。這時開始作投影片?還沒還沒!我會開始想像簡報的流程,一開始該講些什麼,出現什麼投影片.再來該怎麼接,出現什麼投影片(這個時候,投影片還沒有製作,或只是作幾張而已)。想像..想像...應該從那個段落,接到那個段落。這個想像,對於整個簡報的流暢性,是非常重要的。

也許您想問:是想像每一句話該怎麼說嗎?不是的,除非到了簡報正式上場的那一天,我也從來沒有辦法在事前想像每句話該怎麼說(但是,我一定會準備好開場的前2分鐘,每句話要怎麼說,用那一個故事,怎麼破冰.這極為重要),但是我們總是可以大概想像的出來,要從那個重點,談到那件事情。要舉什麼例子、再接回來那個段落.簡報的投影片,大概要怎麼銜接。就好像導演一樣,心裡面對這場簡報大秀,會有一個較確定的想法及流程。有的導演戲還沒有開拍,卻會先有一個分鏡表,大概就是這個意思了。

不過說真的,有時我會卡在這個階段很久,腦子裡想法&資料一堆,卻理不出個頭緒來,或是找不出一個最佳的表達流程,這時我可能會先到下一個步驟作幾張投影片,然後再思考,再找資料、思考、作心智圖,就這樣來來回回跳來跳去。花費許多時間.....但我總是知道,我越是把流程想的越清楚,簡報大概就會越精彩,這是我過去的經驗....。

記得,不要背稿,不要把文字稿寫下來.但卻要確實的知道,簡報流程要怎麼跑,要講那些重點。如果您還不知道,那就回到前面的步驟,再多作一些功課吧.

7. 開始製作投影片

到這個階段,我才會開始製作簡報投影片。由於資料準備好了( step 3),心智圖也畫好了(step 5),流程也清楚了(step 6),這時作投影片應該會蠻順的。記得,投影片上面只顯示重點(請參考投影片的製作方法),而不是把所有的資料都打上去。投影片只是輔助,讓聽眾有個視覺的參考,重點還是您想要說什麼.表達什麼.

如果可以的話,適當的加入一些圖片,適當的讓文字動態的出現(逐行就可以,別用太多太炫的動畫效果.反而不專業).對於整個投影片會有畫龍點晴的效果。

8. 參照投影片預演

投影片作好後,要記得將整個簡報的過程預演彩排一下,這是重要的簡報技巧之一,也是許多人都沒有作到的地方。請配合投影片出現的次序,自言自語一下(默念也可,自言自語也可,或是站著說話也可).讓整個流程更順暢。

記得,您不是在念投影片。您是先準備好了簡報流程,才開始製作投影片。投影片只是您的工具,千萬不要又被它牽著走(人的習慣,是很可怕的.看到投影片,又會不由自主想去念它)。完美的情形是,您閉著眼晴,就可以知道什麼時候要按換頁鍵,而下一頁投影片會出現那些文字跟重點(如果您確實的依照我們的流程來準備簡報,想信我.您會記得住的).簡單說,投影片是給觀眾看的,不是給您看的。以這樣的假設準備,簡報才能更流暢哦.

9.充份休息

等到您完成上面幾個階段,相信您大概已經能閉著眼晴,想像每一張投影片的播放.記住!這不是考試,也不是背書,沒有必要去死背它.只要大概掌握住之後,去休息吧,讓腦子放鬆一下,好好的睡一下.這對簡報是有幫助的.如果一直死背,反而表現的會不自在.準備差不多了,就休息吧.

相信自己,一定會演出一場好簡報.

10.上場前,再復習一下開場的方式

要用什麼方式開場呢?問問題?說故事?引用案例?格言?在上場之前,找個地方放鬆自己,再復習一下開場的方式.把整個簡報流程在心裡面跑一次,想想要講那些故事?那些例子?想像一下,待會一定會有好的成果,想像過往成功的經驗,這樣一開始就會有信心.簡報自然就會很不錯的.

每一個人都會緊張,重要的是別讓緊張控制了您.記得帶著笑容跟熱情上場.it’s show time!

結論:

看了這麼多過程,您可能會想....哇..好像有點難呢?其實還好,只是我將整個流程細分下來,您才會覺得有點複雜。您真正準備時,也許很多步驟會濃縮在一起(例如:一面構思一面作ppt,最後才看一下預演).但是上述的流程,大概詳細的分解了 jeff 在簡報準備時的一些流程及心得。跟您分享及交流囉.如果有什麼好的簡報方法,也要記得告訴我哦.

歡迎轉載,請註明出處 www.bkcoach.com.tw 傑夫簡報學堂

發表迴響

你的電子郵件位址並不會被公開。 必要欄位標記為 *