準備及規劃簡報的小袐訣(3)

原文作者:Garr Reynolds (原文出處

翻譯:Jeff

本文獲原作者授權翻譯,在未獲允許狀況下,請勿任意引用.

8. 您能通過電梯測試嗎 ?

用電梯測試法來檢查您的訊息是否清晰,這個練習將強迫您在 30~40秒內,將您的想法推銷出去。想像一下這個情境:您已經安排好跟產業界的龍頭見面,要跟他推銷您的一個新構想,該公司在這個專業領域已是世界頂尖,他們除了資金充足外,見面的時間也很不好安排,這對您而言是一個千載難逢的機會,因為如果能得到他們領導團隊的認可,您就幾乎成功了。當您剛扺達副總裁辦公室的門口時,副總裁突然手拿公事包及大衣走出來,嚴肅的說: “很抱歉,我們剛好有急事要出門.我們一起走到大廳去,邊走邊講.....”,想像一下這一幕,您有辦法在電梯抵達1樓並走到停車場前,跟副總裁推銷您的想法嗎?您確定可以嗎?這個場景並不令人喜歡,但卻是可能發生的。為什麼這個測試很重要呢?我們來假設一下:譬如說您在無預警的狀況下,被要求將簡報時間從20分鐘縮為10分鐘(或是從1個小時縮減為30分鐘),您能做到嗎?真的嗎?也許您永遠也不會遇到這種狀況,但強迫您面對這個情況,將可以使您想傳達的內容更嚴謹而清晰。

I Can See You Naked” 的作者 Ron Hoff 提醒我們:在簡報規劃的階段,您應該要能通過所謂的 “David Belasco” 測試,David Belasco 是一位成功的製作人,他認為所有成功作品的核心理念,必需要能用簡單的文句,寫在小小的名片背後。您可以試試看,是否能將您簡報的內容濃縮成菁華,寫在一張名片的後面?如果您做不到,那麼您可能需要再想一想,您簡報內容的核心到底是什麼?上述的這二個方法,是您在打開 PowerPoint (或Keynote )之前,一定要作的事情之一。

9. 說故事的藝術

故事,是簡報的要素,最好的簡報者,都是用故事來闡述他們的論點。通常來說,要解釋一個複雜的觀念,最容易的方法就是利用實例或是故事,來強調整個重點。對聽眾而言,故事是很容易記住的。如果您希望您的聽眾記得您的簡報內容,那麼您應該去找一些跟主題相關,或是令人難忘的故事。您應該挑一些好的、短的、有趣的故事或例子,來支持您主要的簡報重點。

補充一點,如果您可以將整場30分鐘的簡報,想像成是一個跟聽眾分享故事的機會,這對您將會有很大的幫助。好的故事要有一個清楚而有趣的開場,中間的內容要刺激並且吸引人,並且用清晰而有邏輯的架構作為結尾。(Jeff 註:起承轉合)。我曾經看到一些很不錯的簡報者(儘管還稱不上頂尖),他們表達的方式很一般,使用的投影片也很一般,但相對而言卻得到很不錯的效果。這是因為他們使用了清晰而簡單的故事,去支持他們的論點。空談一些構想是沒有用的。如何應用或展現您的這些構想,這才是聽眾所想知道的.

10. 如何建立信心

您簡報的準備越足夠,您就越不會緊張。因為您已經花時間去建立簡報的邏輯架構、設計適當且專業的輔助素材(如投影片),這會使您緊張的程度會減少許多。如果您能實際用投影機及單槍(假設您使用投影片),並將簡報過程彩排幾次,那麼您的緊張就會完全融化掉了。對於未知,我們會覺得恐懼,如果我們熟悉整個簡報的素材,演練過整個簡報的流程,清楚的知道下一張投影片會是什麼,並預期到可能會有那些問題,那麼我們將會消除掉大部份的未知(但不是全部)。當您將未知消除,並減少焦慮及緊張,那麼您的信心,自然會取代掉那些焦慮跟不安了。

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