簡報內容呈現:流程化及系統化

我們談過簡報技巧的開場、Ending,以及一些表達的細節。那內容呢?如何呈現一個好的簡報內容呢?

要呈現好的內容:簡單的說,就是要系統化,流程化

什麼是系統化,流程化呢?我們舉一個實際的例子來跟大家分享。

當我們在思考一個簡報主題時,一開始腦子裡面會浮現很多的內容主題,譬如我們今天簡報的主題是:〔變頻式冷氣〕,目標是讓一般的大眾暸解變頻式冷氣的相關資料,我們可能會想到下列的主題:

.價格比較
.變頻式冷氣的運作原理
.跟一般冷氣的不同
.省電
.維修
.耐用度
.市場上有那些不同的廠牌
.售後服務
.保養
.冷房效率
.省電 vs. 多付出成本
.如何選擇

上面這些,可能是我們簡報時想講的內容,但是這些內容太雜亂,聽眾不易理解跟記憶,因此我們可能要找出上述內容的一些相關性,將相關性高的東西歸類在一起。這時您可以拿起一個紙筆,將這些內容關連性高的東西圈起來(或是寫在一起),結果可能如下:

.變頻式冷氣的運作原理
.跟一般冷氣的不同
.耐用度
.冷房效率
.省電

.價格比較
.省電 vs. 多付出成本
.市場上有那些不同的廠牌
.如何選擇

.維修
.售後服務
.保養

我們將上述的東西依相關性歸為三大類,再依整個大類的特性作一個群組的命名

原理
.變頻式冷氣的運作原理
.跟一般冷氣的不同
.耐用度
.冷房效率
.省電

選購
.價格比較
.省電 vs. 多付出成本
.市場上有那些不同的廠牌

售後服務及保養
.維修
.售後服務
.保養

這時您的簡報就有系統及流程了,因此您的簡報可能會像是這麼呈現(…..代表省略的部份):

“…….我們今天將跟大家分享一些變頻式冷氣的資訊,整個流程包含三大部份:包含變頻式冷氣的運作原理、如何選購一台好的變頻式冷氣、以及當您購買後,後續如何保養跟維修……..”

“第一個部份是變頻式冷氣的原理,我們來看看變頻式冷氣跟傳統的冷氣有什麼不同……”

“……從以上的說明,你可以暸解變頻式冷氣為什麼會省電。接下來我們再來看看,市面有那些變頻式冷氣的品牌…….…..雖然變頻式冷氣比較貴,但是從以上的分析,你可以暸解它的價值,以及如何選擇…….”

“……當您選擇了一台好的冷氣,那要如何保養它呢?有問題的時候要如何處理呢?接下來我們看看保養及售後服務的一些資訊……..”

Jeff 不是要賣冷氣,只是在跟大家分享,如何把雜亂無章的內容,透過系統化及流程化,讓聽眾容易記憶及理解。也就是說:一個好的簡報內容呈現,事先的規劃其實非常重要。絕對不是在簡報時,想到什麼就說什麼。只要事先可以作好功課,作好分類及流程區分的工作,那麼要作一個好的簡報呈現,也就不是那麼困難了。

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