簡報FAQ:投影片

以下是 Jeff 最近在上課時,回覆學員提出的問題。如果您有簡報上的問題,也歡迎您透過 blog 的回應及留言功能,提出您的問題.Jeff 將於整理後,再一次回覆.

1.我的簡報投影片中,有放一些外部連結。您覺得這樣好嗎?

Ans:基本上Jeff 個人並不推薦在投影片中,放入一些需要點選及連結的地方,因為這表示您的投影片可能播放到有連結的地方時,會有一點中斷或不順的感覺(因為您要操作滑鼠,去點選連結,並且打開新的頁面)

如果你的投影片是有分段落或模組的,譬如:公司部門簡介。那麼你第一張投影片可以先放公司組織圖,然後在你要談的部門上用動態效果強調(例如加框),接下來 的幾張就是該部門的介紹,等到介紹完後,再出現一次公司組織圖,然後動態效果出現在第二個部門,然後再次說明....這樣將投影片作在一起的方法,在呈現時感覺會更流暢。

看一下連結的示範.

2.我的簡報不止投影片,還有廠商的 excel 跟 word 資料,我可以直接把這些資料 show 出來嗎?

Ans:先復習一下:簡報不是為了傳達資料,而是為了 “說服”!大量的未整理資料,並不會增加可信度或說服的效果,只會讓聽眾疑惑而已。您可以回想一下,當投影片播放到一半時,突然切換為 excel 或 word檔,大概您會看到的,就是一堆細小的文字或資料,不僅不容易看的清楚,也無法增加說服的效果。
如果這些資料真的是十分重要的參考資料,Jeff 建議您將資料 Copy 發送給台下聽眾,然後再製作幾張 “摘要” 的投影片說明(記得是:摘要!不要直接 copy & paste),這樣聽眾既可以拿到資料,也可以聽到您對這份資料的說明。這個方法我們會比較建議。

3.投影片要加上音效嗎?

Ans:嗯....還是不要好了。我們很少看到音效(打字聲、煞車聲、甚至碎玻璃聲)為簡報加分,大部份都是干擾比較多。也許在某些特殊狀況下,適當而少量的音效會產生一些效果(至於在什麼特殊狀況...嗯...Jeff暫時想不到)。

如果您播放的投影片中有大量的圖片或照片(例如:旅行遊記分享),也許你可以適當的加入一些輕音樂作為背景音樂,這樣在照片slides 展示時,氣氛應該會不錯。(如果全部都是圖,那麼用 google Picasa 或是 Mircosoft Photo Story來作更快)。千萬記得:少即是多,簡單才能帶來質感跟效果,可別畫蛇添足了。

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