簡報遇到問題怎麼辦?

簡報要開始了,卻發現下列狀況:
1. 投影機有問題?(這是最常見的)
2. 電腦有問題?(次常見)
3. 簡報檔案有問題?(也算常見)
4. 其它相關硬體有問題?(例如:網路連不上了,而您需要網路作簡報)

這個時候該怎麼辦呢?

其實,解決問題最好的方法.就是:避免問題發生。這不是廢話,也不是腦筋急轉彎。因為除非您真的很有經驗,否則等到簡報開始時才發現這些問題,那...真的是蠻大的挑戰。提早到場,先把投影機、硬體設備等測試好,絕對是重要簡報前的鐵律。如果真的是非常重要的場合,投影片也應該備份在隨身碟中(您永遠不知道什麼事情會發生)。而且備份投影片的時候,記得把字型也連同PPT存起來(PowerPoint有這個功能,在〔另存新檔/選項〕中。而且事先也要先想好,整個簡報的重點在那邊,如果時間要縮短時要談那些部份,這些都是重要而事先可以作好的預防。

不要預期對方的場地一定有無線網路,或網路可以連線。我看過有些朋友將檔案放在網路上,到現場再去抓,這是有很大風險的。有些朋友則是直接用網路操作來作簡報(這不是個好方法,因為簡報的節奏會不順暢,應該將畫面 copy 到投影片中,以 slider 的方式展示會較好)。總而言之,事先把問題避免掉,絕對是一件好事情。

可是,萬一就真的在一開始(或開始後),才遇到問題呢?

Jeff 其實也常遇到,最常見是上課時投影機出問題(找不到PC,無法與畫面連線,或其它奇怪的問題),這時您有二個選擇:

1. 不屈不撓,一定要把問題搞定。
2. 試著解決一下,但1~2分鐘後,即找出變通的方法(放棄解決問題)

您會選那一個呢?

我的建議是:試著解決一下。但是時間可能在 1~2 分鐘。如果您發現可以在短時間解決,可以利用下課,或丟一個議題給聽眾討論。然後試著解決問題(如:更換投影機,換電腦等)。記得!不要讓聽眾太久沒事作,他們會開始無聊而不專心,並且覺得您不專業(您越是手忙腳亂,看起來越不專業)。而聽眾的耐心是很短的(2分鐘就很久了)。您也可以找一個助手(看場合,找一個自己人或聽眾),來幫您解決問題,而您則繼續您要表達的主題,只是沒有投影片或硬體協助。甚至 Jeff 都曾經請聽眾擠近一點,看著Jeff 電腦的小螢幕(約有 13 個人),因為投影機臨時壞了。但這也是一個有趣的體驗。

重點:不要慌、不要亂、不要給聽眾太多空白的時間。不要忘記了:您才是主角!!其它都只是輔助工具而已。只要您有信心,可以控制好局面。即使真的遇到問題,都是可以解決的。

歡迎下載、轉寄、引用,請保留或註明來源:www.bkcoach.com.tw 柏克企管

發表迴響

你的電子郵件位址並不會被公開。 必要欄位標記為 *