杜拉克談時間管理

前幾個禮拜出差至大陸,順便到新華書局採購了不少書,管理大師杜拉克的書也又買了幾本,大師的書我雖然沒有完全看完,不過也算看了不少。因此當我看到其中一本〔卓有成效的管理者-The Effective Executive,正體書名為:杜拉克談高效能的5個習慣〕映入眼簾時,心裡還猜想: “這是杜拉克的書嗎?”,翻了幾頁,嗯….還好像是啊,也沒想太多,就把它買回來了(大陸的出版品真的好便宜,每次都會買一堆)。

結果這本書成為我最喜歡的杜拉克書籍之一。因為他是一本專為知識工作者及經理人所寫的書。談的是如何增加工作的效能,以及決策的品質。裡面提到了許多有用的技巧(時間管理、貢獻導向、優勢管理、決策管理...等),在日常工作及生活都用的上。而剛好有幾個部份,我在還沒看到書的情況下,卻巧合的依照大師的建議去做了。(與大師有類似的想法,真令人高興啊!)。其中,我特別想跟大家分享的,是時間管理這個部份。

時間的重要性,我就不用再綴言了。只是一般的時間管理書上,提到的大多是如何善用零碎的時間(例如等公車時看單字卡、上廁所時看書、或是如何加快做事的速度啦....),這些其實都只是教大家如何更有效率的利用時間,但卻不能稱的上時間管理(白話講:只是把時間填滿,讓自己變的更忙,但還是沒有完成什麼大事)。這是一般人在談時間管理時,所遭遇到的最大問題。

杜拉克在談時間管理時,完全直指核心,他指出重點在效能(做對的事情),而非效率(把事情做的快,做的對)。他建議我們在進行時間管理時,可分為3個部份:

1.記錄時間

2.管理時間

3.統一安排時間

至於這3個部份的詳細內容,請大家自行去看杜拉克大師的書,我僅提出我個人的想法,跟大家分享。

第一點:記錄時間,我記得很早前我曾寫了一篇文章〔記錄您的一天〕,其實那時我就發現,透過記錄自己的時間,可以改進自己的工作績效。想不到同樣的作法,大師在1966年就提出了(大師就是大師啊…)。另外一個重點,我現在用 Plurk,主要也是為了時間記錄的目的。一陣子後回頭看,就知道自己在某一段時間忙什麼,以及產出什麼了。

第二點:管理時間。這個部份印象比較深刻的是如何消除時間浪費,以及如何透過授權來創造出時間。別的不說,你猜什麼是現代人的時間殺手?您猜對了,就是:電視!如果您不看電視,您猜可以增加多少學習的時間呢?認識我的朋友都知道,我因為太愛看電視,所以….家裡不放電視。說真的,這真的讓我增加了許多閱讀、作事或寫文章的時間。我認識太多人,回到家作的事情就是...看電視。唉…..說也沒用,就看大家覺得成長重要,還是看電視重要囉?(註:不裝第四台,並無法減少看電視的時間,我試過….那時連娘家或藍色蜘蛛網,我們都會盯著看)

另外授權的部份,我覺得杜拉克解釋的很棒。授權不是把自己的事,交給別人作。授權是把別人能作的事,交給別人作,這樣自己才有時間作自己應做的事情。關於這個部份,我有很深的體會,如何透過授權,或是外包(過去文章:一週工作4小時),讓自己可以空出時間作一些更重要的事。或是拒絕掉一些浪費時間,但卻沒有什麼成效的事,也是我一直嘗試要作到的。

第三點:統一安排時間。在這邊杜拉克談到了安排完整時間的重要性。也就是把時間整段的排出來,用以作最重要或有產值的事。我十分認同這個作法,包含我在寫書時,也是採用這樣的模式(閉關1個月,把時間全花在寫書),另外在備課或寫文章,我也是這麼作。因為我只有這樣才能心無旁騖,作出一點東西。

更重要的是:我覺得自己要先知道,到底什麼事情才是真正重要的?(先前文章:Do the right thing)有沒有那些事情,是自己想要完成的?我覺得心中應該先要有個藍圖(相關文章:年度目標,年中檢討),才能真正的知道時間要利用到什麼地方。不然時間即使多出來,也沒有太大的意義啊。

值得高興的是:書中的很多個方法,我好像都湊巧的執行了。真的應該早點看這本書的^_^

書中提到好多個時間管理的實例,我覺得真的很棒。只是這本書在國內好像絕版了,可能要去圖書館才找的到吧?

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