簡報 4P:提昇說話力〔準備階段〕

學過行銷學的人都知道,行銷上有著名的 4P,也就是產品(Product)、價格(Price)、通路(Place)、促銷(Promotion)。雖然後面有許多的學者各自加了不同的P(人員 People、流程 Process、體驗 Physical evidence),或是在4P自外再加上4C。但原始的4P簡單好記,仍是最多人熟知的核心架構,在思考行銷規劃時也非常好用。

那麼,簡報也可以有類似的架構嗎??思考了一下….我發現簡報也可以用2組4P來說明簡報準備及呈現的重點(準備階段4P + 呈現階段 4P。我們先來討論簡報準備階段的4P:計劃(Planning)、流程(Process)、重點(Point)、以及練習(Practice)

計劃(Planning):一場好的簡報很少是自然發生的,需要事先計劃,並進行大量的事前調查及準備。我建議可以用 5W1H 作為事先的計劃及準備的架構,包含為什麼會有這場簡報(Why)?目的為何(What)?,什麼時段(When)?聽眾屬性及程度?(Who),地點及場地?(Where),然後最後再思考,要怎麼簡報(How),才能符合聽眾的需求,並達成簡報目標。

在這個階段,心智圖是很好用的工具之一

流程(Process):一場簡報可以大略切為三個部份,開場、內容、結尾。在準備階段,您應該要構思如何開場?怎麼樣才能在一開始就抓注聽眾的注意力?並讓大家對接下來的簡報充滿期待。而在內容部份,如何有程序的呈現,什麼該先講?什麼又是後面補充的?當然,結尾階段也是很 重要的,要用故事 Ending 嗎?要快速的 Repeat 重點嗎?最後要作什麼呼喻或訴求嗎?如果您可以將整個簡報的流程作清楚及合理的切割,那麼聽眾就更容易被您帶領到您期望的地方。

重點(Point):一開始就問自己:在簡報結束後,您希望聽眾記得什麼東西?如果只記得一件事情,那會是什麼?(相信我,這已經很厲害了),如果能多記得其它的重點,那又會是什麼?(哇!您真的有抓住聽眾的注意力)。用這樣的方法,您能很快掌握住整場簡報的主要重點(main Point),以及3~4 個支持重點(support Point)。這能讓您的簡報焦點集中,也才能確定簡報的方向及訴求。

練習(Pratice):有多少次我們會看到簡報者在簡報快結束時,才發現內容只說了一半(時間控制不良)?有多少次我們看到簡報者照著投影片念,而且說明是不連貫的?事先的練習可以有效的克服這個問題!在簡報前模擬播放投影片,並配合您想說的話?或是說給好朋友聽,並記錄時間。這樣的作法除了可以對內容更熟悉,也可以事先發現流程是否順暢,投影片與時間配合是否良好等問題。這是很重要的作法!

那要練習多少才夠呢?我覺得最基本的要求,是您閉著眼晴,都能猜到下張投影片是什麼,或是您不看投影片,都能清楚您要講的投影片順序。這樣才是所謂的練習足夠!

當您依照上面的簡報準備4P,也就是計劃(Plan)、流程(Process)、重點(Point)、練習(Practice),在事先描繪出簡報大概的藍圖,相信您的簡報功力及成效一定會大幅度提昇。如同商業周刊的報導,這樣可以大幅提昇您的 “說話力”,當然,這只是準備階段,呈現階段也是非常重要的部份,也可以用另外4個P來形容,下次我們再跟大家分享!

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