簡報“不是”什麼 ?

有不少的文章談到 “簡報是….”(譬如說,簡報是一場秀),我想換一個方向,來談談簡報 “不是” 什麼…..,也許從不同的角度看,會讓您有不同的想法或啟發

1.簡報不是投影片

許多人覺得:簡報=投影片,因此有一堆談簡報的書 & 簡報課程,主要教人們怎麼作好投影片。嗯….雖然投影片很重要,但簡報其實不等於投影片。這麼說好了,如果簡報 = 投影片,那麼 Jeff 作的投影片,拿給別人報,您覺得效果會一樣嗎?或是說:只要把投影片作好,簡報就會好嗎?這二個問題的答案都是否定的。

我認為投影片是很重要的“配角” 或 “輔助工具”,有了好的投影片,會讓簡報生色不少。但別誤會了,最重要的還是 “您”(也就是簡報者)。當您有自信,即使沒有投影片都能講的很好(這是一個很重要的觀念),那適當的加上好的投影片,一定能讓您講的更好!

2.簡報不是用來傳達資料

也就是因為有這個誤會,我們才會看到一堆投影片,上面有一大堆密密麻麻的文字或表格。您我都知道,當聽眾看到這樣的投影片時,會有什麼樣的反應(注意力開始渙散,或低頭看自己的資料)。

簡報其實是用來說服聽眾,說服他們目前這個簡報主題是重要的!是值得聽的!是值得關注的!是值得採取一些行動的。即使是對上級的工作簡報,目標都不止是呈現資料(您作了什麼),而是呈現出您完成了什麼成果(您作的多好)。其它的商業簡報就更不用說了,您的目標不是要告訴客戶產品是什麼(呈現資料),而是要讓客戶接受並採用這個採品(說服)。

這是一個很重要的觀念,接受並瞭解這個觀念後,您的簡報技巧將有大幅度的進步。

 3.簡報不是即席反應

好的簡報是需要經過設計、規劃 & 演練的,簡報從來不是一個即席反應的過程。我同意有時候即席反應是重要的(也有機會需要用到),但每一場好的簡報都應該是事先規劃清楚的。從如何開場、到談些什麼、以及如何收尾,中間要怎麼暖場、怎麼跟觀眾互動(如果有需要的話),這些都是規劃好的。先前我曾寫過一篇文章談 Randy Pausch 最後的演講,Randy 教授也是花了4天的時間,強力的準備,才有這麼一場精彩的演講。

基本上我個人的經驗,大約會花掉演講時間的 10 倍 ~ 30 倍的時間,來準備一場簡報(Nancy Duarte 說是 30倍),一直到熟悉每個流程(聽過我授課的學員都知道,我可以再把當天開場的話,repeat 一遍)。其實這個觀念也表示:只要透過正確的練習跟準備,每個人都可以作好簡報!

4.簡報不是背稿

說是要充足準備,可是簡報並不是背稿(或念稿)。很少有精彩的簡報是以背稿或念稿完成的。(相信我,如果您背稿,聽眾會感受的出來的)。最慘的是大部份的背稿都會發生….忘辭的情形(然後更緊張),因此建議您一定不要背稿。

不背稿?那要怎麼準備?我的建議是:要熟悉流程!要把自己的簡報內容切為幾個大流程,例如您今天談的是三件事:市場狀況、產品特點、以及未來發展。然後市場狀況部份會談到潛在市場規模、市場銷售情形、競爭者分析…等,把每個流程的進行規劃&記清楚(不行的話,帶個流程小抄,只有流程而已哦!!)。當然,您事先要想清楚每個部份要談些什麼,並且大概記起來每張投影片出現的次序(以及下張投影片是什麼)。因此,不要背稿,要背流程啊!

5.簡報不是您所想的那樣

學術簡報是不是一定要很無趣?醫療簡報是不是一定要看不懂?專案簡報是不是一定要有一大堆資料?簡報作的好會不會看起來不夠專業(時常有人擔心這件事)?公務機關的簡報是不是只能很制式?(我也看到一些作的還不錯)?我的口才不好所以簡報作不好?(請看上面3 & 4點),我上台會緊張所以不適合作簡報?(我也會緊張)…….

每個人心中對簡報都有一些制式(或制約)的想法,但….大部份的時間,這些想法不見得是一定如此的.有很多地方都是可以突破或創新的。我很喜歡 Nancy Duarte 的一句話:

“您可能會問,簡報用老方法就好,為什麼要這麼麻煩呢?”

“答案很簡單:因為每個人做的都是老方法,所以您才需要有所突破,才可以更傑出啊!”

Thinking differetn, and make different !!

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