24小時回信: 談EMAIL處理原則與工作

我記得最早是從 EMBA 雜誌上看到網路創業家馬克.庫班(Mark Cuban:他也是NBA達拉斯小牛隊的老板)的工作習慣。他收到 Email後,一定在 24 小時之內回信!(不然就不回….如廣告信等)。那時候的我,Email 常常是數百~數千封未讀信件(包含未開的、廣告信、轉寄信…等)。也常常開了某一封信,想說待會再回信….結果就忘了(不曉得您有沒有回樣的經驗,我猜是有…)。因此看了 Mark Cuban 的作法,我決定來試試看。

首先我先把沒有讀過的信全部標示已讀取(沒記錯的話,好像1千多封),反正超過1週都還沒有開的信,我看也已經沒有用了。看著收件匣旁的數字是 (0),感覺蠻愉快的。

接下來的原則是:只要開信,就馬上回,絕不打開後放著,然後說待會兒再回(因為總是會忘記,或著是掛念著)。當然,我大部份的回信可能很精簡或有重點(工作連絡用),如果是 for 友情或交談,那...用電話或見面會比較快(雖然我打字也不慢了)

重點是:如果當時沒有時間處理 Email,我就會忍住不去打開它(遵守上面的原則,只要打開就馬上回),因此雖然我一天檢查 Email 很多次,但大多集中回覆掉。而沒有開的信,也提醒我有事情還沒完成。

至於廣告信、轉寄文章、或其它不重要的信件。我大部份直接砍了。原則上,收件匣的未讀信件數量應該是 (0),除非有些事情刻意留著提醒…例如下圖,表示我有一封信尚未回覆。(所以,用Gmail 是有好處的,因為廣告很少,不像 Yahoo …. )

還有,若是有約會或課程等安排,我會在時間確認的第一時間,就利用 Google 行事曆把時間記下來,最終會同步到我的 PDA。我並不信任我的記憶,常常忘東忘西的,若是把重要的授課或演講忘記了,那就糟了!(我有時會夢見這樣的惡夢,真實也發生過一次…還好是在台中,我晚半個小時趕到了!)

自從建立Email處理原則後(開信馬上回,24小時之內回信,清空收件匣),就很少發生漏回信或有問題的狀況,只要每次開 Email 看到收件匣的數字增加,就把它處理到歸零。我覺得這個方法還蠻好用的....也跟大家分享一下囉!

註1:如果我 24 小時內沒有回信,那 …. 大概可能是信件進了垃圾郵件

註2:有些信件請我教他架網站、作期末報告、或是寫信來亂的…^_^。我可能就…..直接點掉了.

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