簡報技巧:談簡報時間控制

如果有一場 10 分鐘或20分鐘的簡報,您猜大部份的簡報者投影片會準備太多?或是太少?

答案是:投影片準備太多,時間不夠用(您猜到這個答案了嗎?應該不會驚訝吧)

另一個問題是:在一場簡報中,您覺得要傳達的重點(結果或成果)會放在前面還是後面?我想沒有意外的話,重點會放在中後段傳達。前面一般會做一下背景說明及簡介,然後才會逐漸帶入簡報傳達的重點。

常見的狀況是:前面慢慢說,或是交待了太多的細節。等到時間已經用超過一半(譬如說.20分鐘的簡報已經用了超過 10分鐘),才發現還沒帶到重點。然後接下來只能在有點趕的狀況下草草說明重點。這樣的狀況,在短時間簡報(5~20min)更是一大問題,因為時間很快就會結束了(比您想像中還要快!),如果沒有快速切入重點,不只觀眾可能會不耐煩(到底要講什麼呢?),簡報的目標也不容易達成。

要解決簡報時間控制不良的方法是....

1.事前演練

時間越短的簡報,事先更應該自己多次演練一下。拿起您的碼錶測一下時間(或請朋友幫忙),開場大概會花多久?前段說明大概多久?大約多久後會切入重點?每個重點是否有足夠時間說明(當重點太多時,要分配一下說明時間,才不會只提到前面幾件事)。是否留有時間作 Ending 呢?(記得作歸納式 Ending,很重要!)。我曾經與好友演練 1分鐘、 3分鐘、5分鐘等不同時間的簡報,甚至精確到以15秒為單位計時(每15秒會講到那一句話,抄在紙上。這是某一場重要的3分鐘演講)。我曾經要求學生記下第2、4、6、8、10分鐘會講到第幾張投影片(他們因為某種原因,必需要在10分鐘講80張 slide),在事先演練了5次後,他們最後拿到了競賽的全國冠軍。唯有事前演練,才能掌握時間的流程,這是我在簡報教練時不斷強調的重點。

2.重點前講

沒有人規定您一定要把重點放在最後講。您也可以把重點目標在一開始就說,然後才花其它的時間逐潮証明這些觀點的重要性或可行性,這也是一個很有效的作法。譬如在最近一次的大堂教學技巧演講中,我一開始就提到這個課程的目標是讓學員能達成4個學習目標:充份準備不看稿、做好視覺化投影片、掌握好肢體語言、內容能有結構化。然後開始逐一示範及証明這些重點。最後再做重新複習一次。這樣學員不止能在一開始就抓到重點,而且更能集中注意力在待會要聽的簡報(或教學)內容中。

3.別太貪心

有多少時間,就說多少事情,別在最短的時間內塞入一大堆資訊。這樣講的很多,聽眾卻記得很少(因為沒時間深入談)。依時間的限制狀況,該砍就砍,只留下重點精華部份(太多重點 = 沒有重點)。如果您害怕簡報講完時間還沒到,可留一些做為最後補充,但是內容還是要抓出有時間好好講的重點(我知道不容砍,但請狠心砍...)。這一點是區別一般簡報者v.s. 優秀簡報者的重大差別之一。

4.設定時間提醒

在台上並不容易注意到時間的流逝,您可以設定一下時間提醒點,例如請朋友每5分鐘提醒(別到最後才提醒,那就來不及了),或是用手機設定震動鬧鈴,或是在明顯處放一個時鐘(但是要記得看),這些都是讓您注意到時間流逝的方法。

以上4點是常用的簡報時間控制方法,您也許會想….幹嗎那麼麻煩?時間超過就延長時間啊?很多時候簡報時間是無法延長的(不然就不用限制短時間了),即使時間可以延,但觀眾的注意力會逐潮失焦(試試看下課後繼續講,您就知道了...)。最大的重點還是:要抓住簡報的核心目標,然後在時間內完成,如果真的有多出一些時間,用Q&A 的效果更好。希望大家可以從一般的簡報者,變成優秀的簡報者囉。

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