簡報技巧：談簡報時間控制
如果有一場 10 分鐘或20分鐘的簡報，您猜大部份的簡報者投影片會準備太多？或是太少？
答案是：投影片準備太多，時間不夠用（您猜到這個答案了嗎？應該不會驚訝吧）
另一個問題是：在一場簡報中，您覺得要傳達的重點（結果或成果）會放在前面還是後面？我想沒有意外的話，重點會放在中後段傳達。前面一般會做一下背景說明及簡介，然後才會逐漸帶入簡報傳達的重點。
常見的狀況是：前面慢慢說，或是交待了太多的細節。等到時間已經用超過一半（譬如說．20分鐘的簡報已經用了超過 10分鐘），才發現還沒帶到重點。然後接下來只能在有點趕的狀況下草草說明重點。這樣的狀況，在短時間簡報（5~20min）更是一大問題，因為時間很快就會結束了（比您想像中還要快！），如果沒有快速切入重點，不只觀眾可能會不耐煩（到底要講什麼呢？），簡報的目標也不容易達成。
1.事前演練
時間越短的簡報，事先更應該自己多次演練一下。拿起您的碼錶測一下時間（或請朋友幫忙），開場大概會花多久？前段說明大概多久？大約多久後會切入重點？每個重點是否有足夠時間說明（當重點太多時，要分配一下說明時間，才不會只提到前面幾件事）。是否留有時間作 Ending 呢？（記得作歸納式 Ending，很重要！）。我曾經與好友演練 1分鐘、 3分鐘、5分鐘等不同時間的簡報，甚至精確到以15秒為單位計時（每15秒會講到那一句話，抄在紙上。這是某一場重要的3分鐘演講）。我曾經要求學生記下第2、4、6、8、10分鐘會講到第幾張投影片（他們因為某種原因，必需要在10分鐘講80張 slide），在事先演練了5次後，他們最後拿到了競賽的全國冠軍。唯有事前演練，才能掌握時間的流程，這是我在簡報教練時不斷強調的重點。
2.重點前講
沒有人規定您一定要把重點放在最後講。您也可以把重點目標在一開始就說，然後才花其它的時間逐潮証明這些觀點的重要性或可行性，這也是一個很有效的作法。譬如在最近一次的大堂教學技巧演講中，我一開始就提到這個課程的目標是讓學員能達成4個學習目標：充份準備不看稿、做好視覺化投影片、掌握好肢體語言、內容能有結構化。然後開始逐一示範及証明這些重點。最後再做重新複習一次。這樣學員不止能在一開始就抓到重點，而且更能集中注意力在待會要聽的簡報（或教學）內容中。
3.別太貪心
有多少時間，就說多少事情，別在最短的時間內塞入一大堆資訊。這樣講的很多，聽眾卻記得很少（因為沒時間深入談）。依時間的限制狀況，該砍就砍，只留下重點精華部份（太多重點 = 沒有重點）。如果您害怕簡報講完時間還沒到，可留一些做為最後補充，但是內容還是要抓出有時間好好講的重點（我知道不容砍，但請狠心砍．．．）。這一點是區別一般簡報者v.s. 優秀簡報者的重大差別之一。
4.設定時間提醒
在台上並不容易注意到時間的流逝，您可以設定一下時間提醒點，例如請朋友每5分鐘提醒（別到最後才提醒，那就來不及了），或是用手機設定震動鬧鈴，或是在明顯處放一個時鐘（但是要記得看），這些都是讓您注意到時間流逝的方法。
以上4點是常用的簡報時間控制方法，您也許會想….幹嗎那麼麻煩？時間超過就延長時間啊？很多時候簡報時間是無法延長的（不然就不用限制短時間了），即使時間可以延，但觀眾的注意力會逐潮失焦（試試看下課後繼續講，您就知道了．．．）。最大的重點還是：要抓住簡報的核心目標，然後在時間內完成，如果真的有多出一些時間，用Q&A 的效果更好。希望大家可以從一般的簡報者，變成優秀的簡報者囉。