口才與簡報

學生問我: “我口才不好,所以簡報作不好!",或是另外一個極端: “我口才很好,所以不用準備也可以上場去講”….這二個意見,到底那一個是對的呢?

我的看法是:算對,也都算錯!

我完全不否認口才對簡報的影響,畢竟在眾人前面開口,還是有壓力的一件事情,如果口才好,當然可以揮灑的更自在,主題間的說明及連結,也會更順暢一點。口才不好時,對於內容的說明,當然得花更多的功夫去準備,這個部份是無庸置疑的。

只是單單靠口才,是無法完成一場好的簡報的!

簡報跟演講或聊天不同,大部份的簡報,都潛藏著一些目標:如何說服聽眾,接受簡報者想傳達的觀念/說明/產品/計劃,即使是一個單純的成果報告,聽眾想知道的,也不僅只是你完成了那些工作或項目,而是你所完成的,是不是真正重要的,是不是完成了高品質的工作,是不是對台下的聽者或組織有幫助的(否則只要把工作計劃書或完成工作項目表讓聽眾自己看即可,何必麻煩一個人在台上念)。而對外部客戶的簡報(產品/提案/計劃/銷售),更是有明確的目的性,必需要在短時間內,讓聽眾接受你想傳達的事情(否則就沒有下一步了)。因此我總是認為:簡報的核心目的是 “說服!”,這一點是很重要的觀念!(即使是一個教學型簡報,台上老師的觀念如果沒辦法說服台下接受,那也是白搭!)

而且,大部份的簡報都有時間的限制,短則3~5分鐘,長則1個小時,超過一個小時的可能像是上課或演講了,不像簡報。一般常見為 20~30 分鐘。而且許多都只有這一次表現的機會(一次不行,可能也沒有下一次了)。

因此,我們所追求的,就是在有限的時間下,有效的達成簡報目標。這就不是單靠好口才就能作的到了。

如果只是靠口才,常常會變成講者說的太多,卻沒有經過流程的安排,容易流於自吹自擂,無法在時間限制下,精準的達成簡報目標….但是我也同意,真的有那種很厲害的人,就是有語言的說服力及煽動力,反正就能說的頭頭是道。但是畢竟不是每個人都如此,如果只是靠口才,就不用學什麼簡報了。因為口才的訓練,是需要長期培養的,沒辦法只是針對單一個案/單一簡報來進行快速提昇。那可怎麼辦才好。

所以我才常常強調:系統化簡報技巧的重要!

簡報開場/內容結構/簡報結尾,這一直是我在教學時強調的關鍵。以標準20分鐘簡報為例,如何在開場始快速聚焦、吸引聽眾注意、並緩和現場緊張的關係、馬上點出今天簡報重點,要在2分鐘之內完成上面這些事,其實是需要事先規劃的(不同的暖場方法、對簡報目的、內容、好處的揭露)。

緊接著內容結構的呈現,如何規劃的更有條理,讓聽眾更容易記憶及吸收(區分重點、並搭配緩衝投影片呈現、或是搭配故事性、或是以時間性呈現…總之要有一個系統化的作法)。這個部份也會涉及投影片的制作,如何讓投影片與簡報內容配合(加分而不是減分),這在我們先前的文章中舉過不少例子。

然後到了簡報最後,也不要只是草草結束,而是要再次 Review 一次重點(相信我,聽眾是健忘的,而且您也不應該讓聽眾自己歸納重點,而要由簡報者自己來作,才能真正再次強化印象)。如果您希望聽眾採取什麼行動,這時也應該再度強化或提出要求。

開場/內容/結尾,一直是我不斷強調的3個流程。看起來很簡單吧?但是卻有太多太多的人,無法在簡報中,完整的作完這3個流程(忘了開場的不少,忘了結尾的更多!)。大部份人都是單刀直入(或是平舖直述),然後完成了簡報 … 只是到底有沒有完成簡報目標,簡報者自己不去評估,好像也沒有太多人在乎… 這真的很可惜!

有學員曾經提出:如果按照一個系統步驟來進行簡報,會不會不自然?我想大部份的學員都看過,我們上課時,會把幾個小時前上課開場的前2分鐘所說的話跟作法,原封不動的再重現一次。然後問學員們,大家有發現原來這些話跟作法(包含舉手及互動),是事先就準備好的嗎?有人覺得有什麼不自然嗎?其實只要透過練習,這些東西都可以變的很自然的(我還刻意把5~6種不同的開場方法融入到課程開場中,也從來沒有人注意&發現到,原來這都是事先準備好的)

也因為可以事先準備,一個好的簡報並不是單純依靠口才的。口才不好的人,可以依照系統化的簡報架構,一步一步作好規劃(記得是背流程,而不要背稿,記得多演練幾次讓表達順暢一點)。口才好的人,就更應該注意這些呈現的細節,追求簡報有更完美的表現。重點就是為了達成簡報預期的目標:說服聽眾,接受你想傳達的。

當您看到聽眾眼睛發亮,全神灌注的看著您時;當您看到聽眾擁躍發問,或是在簡報結束時還留下來跟您討論時;當您看到聽眾帶著微笑、點點頭時….我想,您已經離簡報目標不遠了。

加油!

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