口才與簡報

學生問我： “我口才不好，所以簡報作不好!＂，或是另外一個極端： “我口才很好，所以不用準備也可以上場去講”….這二個意見，到底那一個是對的呢？

我的看法是：算對，也都算錯！

我完全不否認口才對簡報的影響，畢竟在眾人前面開口，還是有壓力的一件事情，如果口才好，當然可以揮灑的更自在，主題間的說明及連結，也會更順暢一點。口才不好時，對於內容的說明，當然得花更多的功夫去準備，這個部份是無庸置疑的。

只是單單靠口才，是無法完成一場好的簡報的！

簡報跟演講或聊天不同，大部份的簡報，都潛藏著一些目標：如何說服聽眾，接受簡報者想傳達的觀念/說明/產品/計劃，即使是一個單純的成果報告，聽眾想知道的，也不僅只是你完成了那些工作或項目，而是你所完成的，是不是真正重要的，是不是完成了高品質的工作，是不是對台下的聽者或組織有幫助的（否則只要把工作計劃書或完成工作項目表讓聽眾自己看即可，何必麻煩一個人在台上念）。而對外部客戶的簡報（產品/提案/計劃/銷售），更是有明確的目的性，必需要在短時間內，讓聽眾接受你想傳達的事情（否則就沒有下一步了）。因此我總是認為：簡報的核心目的是 “說服！”，這一點是很重要的觀念！（即使是一個教學型簡報，台上老師的觀念如果沒辦法說服台下接受，那也是白搭！）

而且，大部份的簡報都有時間的限制，短則3~5分鐘，長則1個小時，超過一個小時的可能像是上課或演講了，不像簡報。一般常見為 20~30 分鐘。而且許多都只有這一次表現的機會（一次不行，可能也沒有下一次了）。

因此，我們所追求的，就是在有限的時間下，有效的達成簡報目標。這就不是單靠好口才就能作的到了。

如果只是靠口才，常常會變成講者說的太多，卻沒有經過流程的安排，容易流於自吹自擂，無法在時間限制下，精準的達成簡報目標….但是我也同意，真的有那種很厲害的人，就是有語言的說服力及煽動力，反正就能說的頭頭是道。但是畢竟不是每個人都如此，如果只是靠口才，就不用學什麼簡報了。因為口才的訓練，是需要長期培養的，沒辦法只是針對單一個案/單一簡報來進行快速提昇。那可怎麼辦才好。

所以我才常常強調：系統化簡報技巧的重要！

簡報開場/內容結構/簡報結尾，這一直是我在教學時強調的關鍵。以標準20分鐘簡報為例，如何在開場始快速聚焦、吸引聽眾注意、並緩和現場緊張的關係、馬上點出今天簡報重點，要在2分鐘之內完成上面這些事，其實是需要事先規劃的（不同的暖場方法、對簡報目的、內容、好處的揭露）。

緊接著內容結構的呈現，如何規劃的更有條理，讓聽眾更容易記憶及吸收（區分重點、並搭配緩衝投影片呈現、或是搭配故事性、或是以時間性呈現…總之要有一個系統化的作法）。這個部份也會涉及投影片的制作，如何讓投影片與簡報內容配合（加分而不是減分），這在我們先前的文章中舉過不少例子。

然後到了簡報最後，也不要只是草草結束，而是要再次 Review 一次重點（相信我，聽眾是健忘的，而且您也不應該讓聽眾自己歸納重點，而要由簡報者自己來作，才能真正再次強化印象）。如果您希望聽眾採取什麼行動，這時也應該再度強化或提出要求。

開場/內容/結尾，一直是我不斷強調的3個流程。看起來很簡單吧？但是卻有太多太多的人，無法在簡報中，完整的作完這3個流程（忘了開場的不少，忘了結尾的更多！）。大部份人都是單刀直入（或是平舖直述），然後完成了簡報 … 只是到底有沒有完成簡報目標，簡報者自己不去評估，好像也沒有太多人在乎… 這真的很可惜！

有學員曾經提出：如果按照一個系統步驟來進行簡報，會不會不自然？我想大部份的學員都看過，我們上課時，會把幾個小時前上課開場的前2分鐘所說的話跟作法，原封不動的再重現一次。然後問學員們，大家有發現原來這些話跟作法（包含舉手及互動），是事先就準備好的嗎？有人覺得有什麼不自然嗎？其實只要透過練習，這些東西都可以變的很自然的（我還刻意把5~6種不同的開場方法融入到課程開場中，也從來沒有人注意＆發現到，原來這都是事先準備好的）

也因為可以事先準備，一個好的簡報並不是單純依靠口才的。口才不好的人，可以依照系統化的簡報架構，一步一步作好規劃（記得是背流程，而不要背稿，記得多演練幾次讓表達順暢一點）。口才好的人，就更應該注意這些呈現的細節，追求簡報有更完美的表現。重點就是為了達成簡報預期的目標：說服聽眾，接受你想傳達的。

當您看到聽眾眼睛發亮，全神灌注的看著您時；當您看到聽眾擁躍發問，或是在簡報結束時還留下來跟您討論時；當您看到聽眾帶著微笑、點點頭時….我想，您已經離簡報目標不遠了。

加油！