【2011/05/19 經濟日報╱彭蕙珍】

對上班族來說,簡報是工作中很重要的一環,但是如何做好一分簡報?果子創新副總經理王永福表示,他閱讀各行各業至少上千分簡報,發現很多人在製作簡報時有些盲點,最常犯錯誤是《簡報聖經》中指出的「簡報五戒」:沒重點、沒好處、沒次序、太瑣碎、太長。

他強調:「簡報不是傳達資料,而是說服聽眾。」先了解簡報的目的是什麼,將它放在心裡,再開始製作文字、配合圖片或影片,在簡報的過程中想好肢體語言、穿什麼樣的衣服、現場燈光等,每一個仔細安排好的細節都是為了增加簡報的說服力。

做簡報 要會說故事

王永福分析,一分好的簡報要有故事性、強而有力的結構、將複雜的事情簡單地說,並且透過肢體語言來說服聽者。為了做好一分簡報,他會花費相當多的精神,日以繼夜思索,包括如何安排演講的節奏,讓聽眾過了很久依然記得演講的內容,而90分鐘的課程,他會花費10至30倍的時間準備,運用心智圖或便利貼思考每一張投影片的內容。

「我的書桌牆上貼滿了便利貼。」王永福說,在製作簡報之前,他會在腦中構思所有的細節,內容包含了圖表、影片及文字,先將他們畫在便利貼,貼在牆上,貼完後再將他們分組,理清每個群組間的關係,機動調整,等到完全確認內容後,再到電腦前,將他們化為電子檔。這個過程猶如導演拍電影時手繪的分鏡圖,每一個步驟都經過仔細算計。

他說明:「製作完成的簡報檔,還要不停地練習,以掌握簡報的速度和節奏。」

王永福擁有六年以上的簡報教學經驗,這分工作是他的創業。當決定創業時,他鎖定兩個目標,只教簡報,以及只教上市櫃公司。

網上出發 打響口碑

他表示,這個市場相當小,剛開始的二至三年的草創期,相當辛苦,曾經苦到口袋裡只有1,000元。透過網路及口碑,目前已為上百家上市櫃公司教授簡報,每個小時的鐘點費萬元起跳,一天收入高達五、六萬元。

他的創業受惠於網路及部落格崛起。曾經當過保險業務員的他,在工作時負責教育訓練,過程中,發現自己相當喜歡授課,並且成立自己的部落格,在網路上分享各式各樣的授課心得,其中簡報的課程,大受好評,多年前只要在Google輸入「簡報技巧」,能立刻找到他的網站。當各公司有簡報課程需求時,會主動聯絡他。

王永福說:「在創業的過程中,我從來沒有主動開發客戶,大多是客戶主動連絡我。」由於沒有主動開發,創業的第二、三年時較難熬。

熱忱授業 做足功課

他的第一家客戶是透過朋友介紹的某上市櫃科技公司。由於他對授課相當有熱忱,願意花很多時間在工作中,將這件事做到最好,所以授課前他會做足準備功夫,例如要求客戶提供上課名單,了解每個學員的背景;事先提供簡報,以了解大家的問題。

甚至,授課前,他會走一趟場地,了解實際的狀況,以便於調整自己的授課。這樣做,如同歌手在演唱前會先預演,了解現場的麥克風、燈光效果,掌握舞台狀況,如何走位。

即使到現在,無論是上課或是演講前,他仍會要求主辦單位提供以上資訊,若是學員有部落格或是臉書(Facebook),他會逐一事先了解每位學員平時在網路上做些什麼,他的興趣是什麼?上課期間,他會給每一位學員簡報功課,要求他們交作業,回家後依照每個簡報,錄製五分鐘的檔案,告訴學員應該注意及修改那些地方,當學員修改完成後,下回上課,再一一上台演練。

王永福說:「上我的課不輕鬆,但是我會讓每位學員知道,你認真,我比你更認真。」

上完課後,王永福會將上課的狀況,以及學員的心得,放在部落格中,一方面是做個結案報告,另一方面是累積知名度。

「當某上市櫃科技公司,發現我曾經為某公司上過課,自然會主動徵詢,是否能邀請我來授課。」目前,他上過的上市櫃公司產業相當多元,如富士康、趨勢科技、諾基亞、西門子、東元電機、兆豐金控、貝萊德美林、醫院等。

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採訪後記 :

1.這次的版面不小吔. 再次感謝蕙珍的採訪及撰稿,還有 Shary 的安排及陪訪。

2. 我鼓勵大家找到天賦, 發揮天賦 (天賦 = 您能作好, 並願意花時間作到最好. 在過程中還覺得很快樂. 以我而言. 我覺得上課是, 電腦也算是)… 我上課雖然都爆累, 但是還是覺得很快樂 (事先的準備也是). 然後回來還玩電腦. 哈哈…

3.我的另一半 JJ , 在過程中發揮了催化及鼓勵的效果… 另一半的支持, 是很重要的. 我要謝謝她.

4.我想到當時在合歡山上, Richard 邀我演講. 我回信說: 雖然覺得有壓力, 但是壓力會幫助我成長. 所以接下了 HPX 17 演講 (又是一堆壓力). 上課也是 (電腦還壞過, 然後看 & 回饋一堆 ppt). 說真的當時並沒有想太多, 但最終卻出現了這篇訪談. 真是有趣的緣份

5.我身邊有一群好朋友們 (以及好兄弟 & 姐妹們). 我也沒忘記過您們對我的幫助及陪伴.

6.我離成功還很遙遠, 我最想要的目標之一. 是創立&擁有一個 EC 網站&事業. 也希望我雲科 MIS 博士班可以順利畢業 (祈求中. 哈哈). 當然, 我還是會不斷的精進我的簡報技巧 & 內部講師課程啦…

7.說實話 : 對於我現在的生活, 我十分感恩. 能夠做自己有興趣 & 有天賦的事, 能夠影響 & 幫助一些人. 並且透過這個過程獲得收入&成就感. 真的很棒…. 感謝上天神佛, 感謝主!

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